刍议抗洪抢险过程中河道工程档案存在的质量问题与对策

文/安庆市长江河道管理局二分局 张文青

刍议抗洪抢险过程中河道工程档案存在的质量问题与对策

文/安庆市长江河道管理局二分局 张文青

河道工程档案浓缩记载了整体工程建设的实况与质量。也是工程维修、抗洪抢险等各项工作开展提供利用原始的凭证。但由于留存工程档案存在质量问题，在抗洪抢险过程中对部分河堤未能准确提供档案作为依据，延误险情的判断而引起河堤破溃，给人民财产带来了一定损失。为了降低损失，提高工程档案质量，对上述存在的问题提出对策。依法治档、以人为本，改革传统招标、归档管理模式，创造新的管理模式，严把档案质量关。

河道工程档案质量问题；存因分析；研究与对策

回顾2016年安庆市抗洪抢险救灾这一历史上罕见的大事要事，在抗洪抢险过程中档案管理部门，先后为抗洪救灾提供了大量河道工程建设档案《以下简称<工程档案>》的原始资料，为战胜洪水斗争的决策、汛情预报、应急措施等方面提供了科学的依据，为确保人民生命与财产的安全发挥了重大的作用，工程档案已成为抗灾斗争中不可缺少的重要部分。但是对部分河堤出现危险未能及时准确提供档案作为依据，延误了险情的判断与抢险时间，导致河堤破溃，给人民财产带来一定的损失。灾后我们调阅了馆藏档案资料进行研究分析，其结果大相径庭，凡是保存齐全的档案、其河堤工程质量则优；相反留存档案残缺不全的工程，河堤破溃时有发生，令人惋惜。由此可见，工程档案质量的优劣，对抗洪抢险成功与否有较大的影响。我们应该从中吸取教训，用审慎的态度来思考工程档案的管理问题，对工程档案管理提出规范性要求，来提升工程档案质量，进一步发挥工程档案效用。

一、档案质量问题存因分析

（一）档案来源繁杂，信息混乱。建设管理多元化体系，凡是涉及工程项目建设必须有诸多单位和各类人员参与建设方可完成任务。一是建设部门所涉及水利局、气象局、土地局等单位；二是参建单位，工程承包、分包、监理、施工等；三是人员之多，如工程管理人员、施工、监理、设计等技术人员。但是对整体工程建设而言，虽然各自分工不同，实际工作中各部门之间又存在交叉管理。因此，文件形成的主体和档案管理主体因建设主体、参建单位不同呈现多元化态势，造成档案来源繁杂，管理难度大。

（二）追求经济利益最大化，忽视档案管理。重工程建设、轻档案管理，随着市场经济发展，河道工程项目建设随之市场化管理，新建项目管理中存在多元化管理体系，即建设主体、投资主体他们力求减低成本、参建单位重视工程进度。加之档案管理部门、工程监理人员管理不到位，虽然国家对工程档案管理都已有明确规定，但在实际中形同虚设，整体建设过程中缺乏规范管理等因素，导致留存档案的内容记载不准确，不完整，如工程涵洞混凝土材料的选定，在施工时“粗骨料”在钢筋位置的间距标注不清、混凝土拌制过程中流动性、保水性、粘聚性等技术资料表述不清，这些均存在工程质量与归档资料的质量问题。

（三）档案队伍现状、进退维谷、欲上不能。工程档案管理是一项专业性、技术性很强的工作。它涉及档案管理和工程技术专业知识，尤其是信息化管理方面更为广泛。就目前从事档案管理人员来说均分为两类，一类是档案管理人员。他们绝大多数都是非专业人员；另一类是兼职，是由工程技术人员代管，这其中熟知归档标准及归档技术操作流程的技术人员甚少。加之人员变动频繁，存在的档随人走的现象较为严重。

二、档案管理规范化研究与对策

河道工程档案管理是一项复杂细致的工作，其责任大、任务重、管理技术要求高。在管理过程中不仅仅是简单的保管与提供，从功能上来说，它属于“急用性强”一类的档案管理。如在抗洪抢险中某个区域遇到险情时，要求在瞬间将该工程全部档案资料快速、准确地提供利用，其提供速度、准确性等直接影响到抗洪效果，更直接关系到人民生命与财产的安全。如果留存档案质量存在问题、管理不到位，将会造成严重的后果，容不得有丝毫懈怠。为此，必须切实抓好以下几点。

（一）依法治档，建章立制，规范管理。强化制度建设。依据客观事物发展的规律，在开展任何一项工作都必须建立科学的管理制度，实行规范管理，方可达到预期效果与目的。工程档案管理也不例外，近年来领导高度重视档案工作，把档案管理工作纳入河道工程建设管理整体之中。依据《中华人民共和国河道管理条例》和国家有关档案管理法律、法规等规定，拟定《安庆市河道工程档案管理办法》《安庆市河道工程档案管理归档制度》等各项的规章制度。在实际工作中才能做到有法可依，有制必行，行之有效，促进规范管理。

（二）加强队伍建设、明确责任、提高综合素质。工程档案管理工作中诸多因素，优化档案管理队伍至关重要。确立档案管理核心领导成员，再成立各部门负责人参加的领导小组，研究工程项目档案的归档标准与质量要求。实行统一标准，统一管理的原则，统筹协调解决归档过程中遇到的问题与困难。明确工作机构和工作人员的具体工作任务。并把提升归档质量管理工作纳入到工程建设中所涉及单位和个人考核标准，做到奖惩分明。在以上的基础上强化档案队伍建设，在实际工作中我们采用了多种模式进行业务培训，打破传统培训模式，坚持

学以致用，从工作实际出发，针对不同人群开展不同的科目进行授课，特别是对专业人员增加了摄影摄像、工程制图、计算机等科目储备来拓宽他们知识面，以提升他们的实战能力与综合管理能力。

（三）抓基础、促归档、保质量。1.改革传统招标管理模式。一是采用“前期介入法”。从工程项目立项开始，修改原始工程招标管理模式，规定“先培训后参标”的原则。凡是参加竞标单位及个人必须在招标之前，参加建设单位工程档案业务培训班，经考试合格者，发给合格证书，获证者方可有资格参加竞标。二是发挥经济杠杆作用。在招标合同中进一步强调工程文件资料归档质量与工程经费直接挂钩，按照既定档案归档质量要求与工程的经费支付实施细则及处罚条例，层层签订档案管理责任书。

2.改变传统归档流程。实行分段、分期与跟踪收集整理归档模式。由于河道工程建设过程中客观存在多样性、复杂性、内在联系统一性等因素所决定。为了确保工程中产生各类文件、声像载体完整齐全归档。在以往工程文件资料收集归档时间均为工程竣工验收同步进行档案验收，也就是说等待工程结束后再进行一次性验收“算总账”或是在竣工验收中发现档案存在残缺不全情况下，再采用亡羊补牢的管理方式来维护留存档案质量，这种做法且欠妥，工程项目大小不同所决定工期长短不一，参建单位多少不一等情况下，难免会有诸多不确定因素导致留存档案质量下降。因此专业档案管理者一定要有前瞻意识，必须要彻底地改变原始的工程档案归档方式，创建新的管理模式。

近几年对新建的工程项目，采取分段、分期与及时跟踪管理模式，规定统一标准、目标一致、相互协调，形成齐抓共管。主要分为四步;一是抓好基础文件资料收集归档工作。档案管理人员主动出击，从源头抓起，在工程建设开始深入施工现场督促、指导建设方、施工方等技术人员和兼职档案人员与工程建设同步进行收集各类形成文件资料及时整理、预立卷工作。二是重点抓好技术资料收集；主要调动监理工作人员的主观能动性，首先从技术层面分析，他们在工程建设过程中像个影子跟随着总体工程的建设，对每一环节，每一道工序，每一处隐患和每次质量事故产生的原因和处理结果了如指掌。其次，也是他们必须履行工程资料归档的职责, 对施工每项技术资料需要经过他们复核后签名方可归档。若归档资料出现问题，则按既定的规定承担相应的责任。三是注重信息化管理。切实抓好电子文件和动态信息归档，电子文件的版本其中文本文件以最后定稿、图形及当时技术状态要相吻合，并按照统一规定信息化管理软件的管理格式及时拷贝和输送到统一管理软件之中，便于开展信息化管理督促指导工作，能够对施工过程中变动信息及时修改，确保信息储存内容与实体保持一致性。四是抓好收集归档资料衔接工作。对一个工程项目而言虽然是实行分别进行收集归档，且全来源于工程建设的整体，它们是相互依赖，相互并存，缺一不可。在衔接中要把握好每个细节，对各部门之间形成的技术资料存在交叉管理认真复核，以达到有价值的一份不丢，无价值的一份不要，做到准确无误，方可归档，确保归档质量。

3.严把竣工档案验收关。档案竣工验收这一环节在总个工程建设中可以说是重中之重。工程档案管理工作贯穿于整体工程建设任务的始终，从项目立项到工程竣工验收等过程中形成文件资料必须集中统一归档，它是验证工程建设质量和留存档案质量的依据。也是工程档案建制成品基础性一环。工程档案取之于工程，用之于工程。一种好的档案成品必须依赖于好的纸质文件资料、声像载体为基础，只有夯实基础，厚积薄发。可见竣工验收工作的重要性，则不言而喻。为此，在工程档案验收时，严格按照国家规定竣工档案验收标准执行，严把审核关。具体做法:一是由建设单位主要负责人牵头，外聘工程设计、监理、档案专家等人员组成竣工档案验收小组。其目的是发挥集体智慧和避免验收过程中人情风，这是搞好竣工档案验收关键之一。二是自查，按照归档要求各自履行文件资料归档任务。如项目工程文件，指竣工时形成的反应施工过程和项目实体真实面貌的文件，由施工文件、监理文件和图纸组成。施工文件和竣工图纸由施工单位负责，监理文件由监理单位负责。三是互查，如施工单位编制竣工归档资料由建设单位和监理单位指定专人对盒内目录、检索目录、卷皮、卷签等填写的内容一定要求规范、准确进行复查，尤其是对各种表格中规定栏目的责任人签名的核定，是否准确、真实，因涉及到问责等问题。四是总体把关。在以上基础上由小组成员对移交各类档案进行全面审核，尤其是对电子版本进行双重鉴定工作，对文件所含信息(内容分析)的鉴定；对文件技术状态（材料分析）的鉴定其中的准确性、系统性、安全视听正常性、无病毒、无损伤须达到软件管理标准；再则信息化网络平台的建设情况，是否达到在全市内实现资源共享的标准，凡是未通过档案验收合格者不得参加项目竣工验收和项目工程费用结算。

三、结论

综上所述，河道工程建设的工程档案在抗洪抢险中作用日益凸显，解决河道工程建设过程中工程档案管理中出现的问题，保其质量，避免自然灾害给人民带来生命与财产危险，且从以下方面切入。

1.核心管理者从思想高度认识工程档案质量的重要性，把它视为“今世赖以知古、后世赖以知今”的大事来抓。着实抓好法律、法规及各项规章制度的落实到位，使建设方和参建方各自履行职责，扎实做好工程建设过程中形成各类文件资料归档工作，在工作中必须要严把三关:人情关、工程档案质量验收关、工程档案信息化管理关。

2.坚持以人为本，建立一支爱档敬业、技术过硬并具有凝聚力、实战能力精明强干的团队。

3.克服“因循守旧”思想，结合工程档案形成的实际情况，采用最简单、最科学的方法，在实践中要大胆探索新的管理模式，广泛应用现代科学技术对工程档案管理，维护工程各类文件资料归档留存的价值，提高存档质量，在日后洪水灾年为保护人民生命与财产安全保驾护航发挥重要作用。

[1]曾剑,张新丽.“今世赖以知古、后世赖以知今”——谈《清宫秘档》的价值[J].淮坊学院学报,2008,21(3)81-82.