信息化时代下高职院校学生档案管理工作研究

文/山西水利职业技术学院 徐茵

信息化时代下高职院校学生档案管理工作研究

文/山西水利职业技术学院 徐茵

21世纪是信息时代，信息化技术在不断发展与完善，其应用领域越来越广泛，并取得一定成绩。信息化技术在高职院校学生档案管理中的应用，提高了档案管理的方法，提高了工作效率，具有一定的研究价值，本论文主要从信息化建设对于高职院校学生档案管理工作的意义、高职院校学生档案管理工作存在的问题、改进高职院校档案管理工作的方式三方面进行阐述信息时代下高职院校学生档案管理，希望为研究档案管理工作的学者提供理论参考。

信息时代；高职院校；档案管理；研究

21世纪，随着我国信息化进程的加快，计算机网络技术的普及，传统的高职院校学生档案管理工作的问题和弊端不断显现。所以，现阶段，如何提高高职院校学生档案管理工作迫在眉睫。本文结合笔者自身多年的工作经验，深入思考信息化时代下我国高职院校学生档案管理工作，希望能为今后高职院校学生档案管理工作有一定的贡献。

一、信息化建设对于高职院校学生档案管理工作的意义

随着信息化建设的高效开展，信息资源逐渐成为人类生产生活中主要的战略资源。现阶段，各国对信息资源的占有率和利用率对国家的综合实力和国际竞争力产生重要的影响。为了满足人们对档案信息“广、快、精、准”的需求，必须利用先进的计算机网络技术，加快档案信息实现网络化管理。如何加快档案信息化建设是当下档案管理从业者共同研究的课题。档案信息化建设的过程，简言之就是档案资源采集、整理、存储和档案资源管理的过程，利用先进的计算机系统和计算机网络技术进行档案资源的传输、保存，并逐渐将档案资源变成数字信息，提高档案资源的采集、存储以及管理、利用的效率，实现档案资源的合理配置以及社会共享。如今，档案实现信息化管理已成为必然，这种做法有利于改善传统的档案封闭式管理，变成开放式管理，加强档案管理的科学性、效率性。

高职院校学生档案管理工作，是提高高职院校教育水平的重要手段。随着计算机网络的普及，各行各业在发展和管理中都充分运用这种技术，高职院校学生档案管理工作也是如此。现阶段，高职院校学生档案管理方法区别于传统的档案管理法创新之处在于，信息化时代下的高职院校学生档案管理，运用先进的计算机网络技术，档案的检索方式也由联机、脱机检索转变为智能网络检索。高职院校学生档案管理工作者面临新的机遇与挑战，需要定位准确，不断摸索新的、更高效的工作方法，从而提高档案管理工作质量与效率，优化信息资源，最终提高高职院校的整体教学质量。综上所述，新形势下，高职院校学生档案管理工作必须与信息技术紧密联系起来、高效运用先进的计算机网络技术、优化档案管理工作效率，提高工作质量。

二、高职院校学生档案管理工作存在的问题

（一）缺乏对学生档案管理工作的高度重视。现阶段，由于工作人员对学生档案管理工作重要性缺乏正确的认识，导致很多学校这方面的工作缺乏应有的重视。很多校领导认为，档案管理工作对于学校的整体发展影响不大，因此认为抓不抓都无所谓；还有些校领导认为学生档案管理就是对学生档案的保管，提供相关的查询服务，没有专业性和技术性，任何人都能做好，因此缺乏对档案管理工作的高度重视。

（二）没有树立正确的档案信息化管理意识。21世纪，虽然已步入信息化时代，但是由于高职院校传统的档案管理方式、管理理念根深蒂固，很多高职院校还是在沿用一些传统的档案管理方法和管理模式。另外，现在很多高职院校档案管理都配有计算机、扫描仪、打印机等等设施，但是很多学校仍以保护档案实体为主，使大量的学生信息无法快速查阅到，无法实现学生资源的共享，缺乏完善的学生档案计算机管理系统，导致学生导致价值无法最大化，最终影响高职院校整体发展。

（三）档案管理人员专业素质低，整体管理水平不高。

现阶段，由于很多高职院校缺乏对学生档案管理工作的高度重视，导致在管理人员配置方面很不到位，很多高职院校紧缺专业技术水平高的档案管理人员。工作人员缺乏档案管理专业理论知识以及相关的工作经验，对档案管理认识不足。另外，很多高职院校对于档案管理人员福利待遇不高，导致他们工作缺乏激情、安于现状，工作时敷衍了事，更不用说创新管理方式。因此，在档案信息采集、整理、存储、利用等方面缺乏系统性管理，无法对学生档案进行科学有效管理，导致学生档案信息化管理长久难以实现。

三、改进高职院校档案管理工作的方式

（一）提高校领导对学生档案管理工作的重视程度。高职院校学生档案管理工作的质量直接影响到院校的整体发展，因为学生档案记载着学生的重要信息，能想社会展示学校各项工作成就、获得荣誉的重要平台。高职院校的档案资料不仅记载了学校的过往历史，还能促进学校工作者做好当下的工作。院校领导对于档案管理工作的重视程度是影响档案管理水平的关键因素。因此，档案管理工作人员应定期向院校领导总结汇报档案管理工作的步伐以及对未来发展的规划，学校各级领导应该大力支持档案管理工作，加大对这方面政策和资金的支持，将实现档案信息化管理作为一项重要的议事日程，提高重视度。只有加快推动档案管理信息化建设，才能高效利用档案资源，实现档案价值的最大化，加快院校整体发展步伐。

（二）加快实现信息化管理，创新档案信息服务观念。现阶段，随着我国高校大规模扩招，高职院校规模、人数也在不断壮大，高职院校在日常教学、科研项目、院校管理等工作上

对档案工作的要求不断提高，传统的档案管理理念、管理方式已满足不了高职院校发展的需求，为加快高职院校整体发展速度，在档案管理过程中，高效利用计算机网络系统，实现对档案的信息化、数字化、智能化和网络化管理。充分利用电子信息技术来采集、整理、存储、查阅档案资源，让人们能利用计算机、智能手机等电子设备远程查阅档案信息，提高工作效率和工作水平，不断满足人们的需求，提高院校档案资源共享程度，实现经济效益、社会效益的最大化。

（三）提高档案管理工作人员专业素质，提高档案管理水平。随着我国政治体制的改革、经济的发展、科技的进步，高职院校档案管理工作不断应用计算机、扫描仪、打印机等设备，信息化技术水平也在不断提高。因此，要想提高管理水平，还得提高工作人员的专业技能水平，提高工作人员在处理新时期问题的能力，提高他们的创新思维和创新意识。定期组织相关档案管理工作、计算机技术培训，专家讲座，组织工作人员交流工作体会、心得。

在开展档案管理信息化建设过程中，只懂得计算机技术还是不够的，需要工作人员能熟练运用各种相关软件，如此，才能加快实现信息化管理高职院校档案管理。

四、结束语

综上所述，信息化建设是我国社会化大生产的必然趋势，高职院校档案管理信息化建设是一项长期、系统性工作，需要高职院校所有工作人员的积极配合；必须高度重视档案管理工作，加快宣传和推广档案管理信息化的重要性，组建专业素质强、综合素质高的管理队伍；从而加快档案实现信息化管理，加快高职院校整体发展速度。

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该文为山西省教育科学“十三五”规划课题“基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设研究”的阶段性研究成果。）