新时期高等中医药院校办公室工作浅析

文/北京中医药大学党委办公室 张小勇 刘凯峰 薛培 刘雯华

新时期高等中医药院校办公室工作浅析

文/北京中医药大学党委办公室 张小勇 刘凯峰 薛培 刘雯华

作为高校行政管理系统中的核心部门，办公室工作的质量和效率对学校整体运转有着至关重要的影响。随着学校深化教育综合改革的不断推进和中医药教育事业的快速发展，学校办公室的职能也逐渐向纵深方向发展，要切实做好办公室工作，需要紧扣高等教育深化综合改革的特点和要求，紧抓中医药教育教学的特点和规律，不断转变工作观念，提高工作能力，改进工作作风，完善管理制度，推进绩效考核，发挥督办职能，加强信息化建设，提升办公室管理效能。

高等教育；常态；办公室工作

高等学校办公室作为一个综合管理、组织和协调部门，是学校对内对外的窗口，处于承上启下、沟通内外、协调左右的枢纽位置。办公室职能涉及现代高校行政管理系统中的沟通、协调、决策、执行、督查、反馈等各个子系统，其管理机制、水平、效率和质量直接关系到全校各项工作的正常运转。教育事业的迅速发展和全面深化教育教学改革都对高校办公室工作提出了更高的要求，任务越来越繁重，工作越来越复杂，作为高校办公室工作的管理者和实践者，需要在新时期勤于思考、积极探索，多拿举措、多想办法，切实提高管理效能。

一、新形势新任务对高校行政管理工作提出更高要求

高校行政管理工作是学校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新和师生管理等工作的基础，是学校管理系统中的重要组成部分。面对新形势新任务新要求，提高高等学校行政管理工作的水平、质量和效率成为重要而又关键的课题。

（一）高等教育新常态加快推进高校内部治理结构改革。在经济发展新常态下，我国高等教育正处于全面提高质量、走内涵发展道路的转型时期。高等教育发展的新常态呈现多个特征，从发展动力看，随着高等教育改革进一步深化，必须下决心通过深化综合改革理顺体制机制、释放发展活力、调动积极性。高等教育综合改革包含政府对高等教育的改革和高校内部改革，其主要任务是构建有利于学校科学发展的体制机制。《国家中长期教育改革和发展规划纲要》提出要完善学校内部治理结构，加快构建有利于高水平大学科学发展的内部管理体系，积极推进内部治理结构改革。

（二）中医药事业发展面临新的机遇和挑战。当前，党和国家高度重视中医药工作，中医药事业的发展正面临着难得的机遇。习近平总书记在不同场合提出了一系列关于中医药的重要论述，其中指出：“中医药学是中国古代科学的瑰宝，也是打开中华文明宝库的钥匙”“切实把中医药这一祖先留给我们的宝贵财富继承好、发展好、利用好”。刘延东同志在与国医大师代表的座谈时指出，中医药具备“五种资源”，在经济社会发展的全局中有着重要的意义。党的十八届三中全会提出“完善中医药事业发展政策和机制”。2015年，国务院相继发布《中医药健康服务发展规划（2015—2020年）》《中药材保护和发展规划（2015—2020年）》，对中医药全行业及配套产业做出了科学而细致的政策安排。

（三）深化认识高等中医药院校行政管理工作的重要性。

高校行政管理在学校管理系统中不仅处于组织、服务和保障的基础地位，还处于领导地位。随着高等教育教学综合改革的不断推进，高等院校行政管理工作的重要性也越来越显现，如何深化高校行政管理工作改革、提高管理效能成为重要的课题。作为高校行政管理工作系统中的重要部门，办公室工作的质量和效率对学校整体运转有着至关重要的影响。面对高等教育发展的新常态，面对中医药事业发展的新机遇新挑战，只有紧扣高等教育深化改革的特点和要求，紧抓中医药教育教学的特点和规律，多思考，勤探索，加强高等中医药院校办公室建设，为进一步深化高等中医药教育改革做好沟通、协调、服务和保障等工作。

二、加强高等中医药院校办公室建设的思考

随着学校深化教育改革的不断推进和中医药教育事业的快速发展，学校办公室的职能也逐渐向纵深方向发展，要切实做好办公室工作, 需要了解办公室工作性质、作用、特点以及应遵循的基本原则，需要办公室管理人员不断改进行政管理工作的模式和方法，按照习近平总书记在视察中办时对中办工作提出的“五个坚持”要求，进一步转变工作观念，提高工作能力，提出相应策略，提升办公室管理效能。

（一）注重能力建设，提升管理水平。办公室人员队伍是做好行政管理工作的基本保证，办公室人员能力的高低直接影响工作的完成质量，在办公室建设的过程中，要注重办公室人员综合能力的提升。鉴于办公室的工作性质，需要面对多个部门、不

同的人群，需要处理大量的文书，需要为领导决策提供参考，这就要求办公室的工作人员要提高分析和解决问题的能力、要提高语言和文字表达能力、要提高调查研究能力、要提高随机应变的能力等等。为此，需要从以下几个方面进一步加强。一是加强业务培训，学校可以组织相应的培训班，也可以选派人员参加校外的正规专题培训，积极学习行政管理专业相关知识。二是注重队伍源头建设，抓好工作人员的招聘和聘岗工作，根据岗位需求选择相应专业、专长的应聘人员。三是鼓励积极参加各种研讨会和交流会，加强部门之间的交流和学习。

（二）改进工作作风，强化服务意识。服务意识是办公室工作人员的基本意识，但是在具体工作中，有的办公室人员自我定位不恰当，缺乏服务意识，这对高校办公室工作造成了极为不良的影响。树立服务意识是改进工作作风的重要方面，优良的工作作风是提升高校办公室执行力的思想支撑和内在动力，要进一步落实改进工作作风密切联系群众的相关要求，抓住了作风就抓住了关键，要杜绝门难进、脸难看的现象发生，做好办公室工作、提升服务质量和服务形象。要在办公室内部建立健全有效管理机制，促使办公室人员保持高度的工作热情，提升行政管理人员的服务意识。要从点滴小事做起，对前来办文办事、联系工作的人员和来访群众，要热情接待，树立良好形象。

（三）完善管理制度，促进规范管理。规范管理是实现学校日常工作正常、有序、高效运转的基础。办公室规章制度的建立是提高工作效率与质量的基本保障。要通过建立健全完善规章制度促进各项管理工作的规范。因此，高校办公室要完善各种规章制度，按切实可行的规章制度和严格的办事程序办事，规范办文、办事、办会等工作程序，明确规定办事的先后次序、具体步骤及其相关要求，使高校办公室的各项工作有章可循、有规可依。但是制度建设不是一劳永逸，面对高等教育深化综合改革和中医药事业的发展，制度建设的内容和形式都需要随工作的发展和外界形势的变化，建立废改立机制，不断调整和完善。

（四）推进绩效考核，明确目标责任。合理的绩效考核制度是高校的行政管理队伍良性运行的一个重要保障。行政办公存在着工作难以量化、难以标准化、不能反映不同行政岗位工作差异性的弊端，为优化办公室的激励机制，真正起到导向的作用，办公室需要强化绩效考核，重点突出责任和目标为，定期或者不定期开展考核。建立“谁办理，谁负责”的工作制度，做到日常工作专人专管，发挥高校办公室的工作职能，互相支持，互相配合，高效运作。建立完整的工作量化分级、责任管理机制，做到在其位、尽其职、负其责，加强绩效考核，形成责任与目标相统一的体系,调动办公室成员的工作积极性和主动性。

（五）发挥督办职能，保障执行力度。协助领导做好督查督办工作是办公室的重要工作内容，在高等教育发展新常态和中医药事业发展的新机遇下显得尤为重要。通过督查督办，保证决策事项得到落实，各项工作落到实处，收到实际效果。高校办公室，应当根据领导班子的要求，服务决策事项、工作任务的实施，积极主动地督查督办，协助做好决策事项的督促和阶段检查工作，促进工作得到有效落实。通过督查督办，保证各二级单位、职能部门能够履行职责，防止相关责任人办事拖沓、推卸责任，从而加快工作进程，保障执行力度。

（六）加强信息化建设，提高工作效率。进入大数据时代，信息化建设水平在高等教育事业发展中发挥着重要作用，是校务工作高效、有序的保障，对高校管理工作有着极大的推动作用。信息化目的是提高服务效率，不仅仅是形式上的集中，而是要将管理方法和IT技术手段有效地结合起来，将管理与服务有效地结合起来，改造和优化现有的服务管理模式，为师生提供便捷、高效的服务，实现学校的行政管理职能从权利向责任、无限向有限、管理向服务的观念转变，是对机关职能转变、行政机构改革和实现管理机制创新的一种追求。

高校办公室是学校进行管理的重要部分，对学校的正常运作以及发展至关重要。面对新形势新任务新要求，高校行政管理者要善于思考，勇于实践，多拿举措和办法，切实有效地提升办公室工作的管理水平和工作效率，能够使学校工作快节奏、高效率的运转，使高校行政管理工作在新时期焕发新的更大的活力，为促进高校快速、健康、和谐发展做出积极贡献。

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