信息化助力高校办公室管理建设浅议

聂映玉

[摘要]高校办公室作为高校行政组织机构，发挥着协调上下级关系、处理教学、科研和外事等日常具体事务的重要作用。在办公室日常事务工作中，信息化管理的推进，有利于提高工作效率，建立紧密协调、规范高效的行政管理工作机制。在高校办公室管理中，强化信息化管理工作理念，重视引进办公室信息化管理的专门技术人员，提高办公室工作人员的信息化工作水平，为高校一流大学软环境的建设奠定坚实的管理与服务工作基础。

[关键词]信息化；高校办公室；行政管理；会议组织

行政管理为教育和科研服务，是高校工作的基础。高校办公室作为高校的行政组织机构，承担着协调上下级关系的事务决策、执行和反馈等功能。信息化和互联网时代背景下，对办公室处理信息的系统性和时效性要求越来越高。信息化将助力高校办公室行政管理建设，改变传统工作方法和模式，提高工作效率，增强协调，极大地减轻工作量，改变很多办公室人员疲于应付日常琐碎事务的状态，将更多的精力投入到思考优化和改进高校行政管理工作中。

一、信息化在高校办公室管理建设中的内容与角色

办公信息化建设实际上是一门综合性的科学技术，其主导为科学技术，其基础是系统工程学，除此之外还综合性地利用现代先进的信息技术和通信技术，是现代科学技术和经济社会不断发展的必然产物。强调办公设备的现代化更新，强调办公人员和办公设备的良好融合，其目的均是希望提供办公效率的同时提高办公质量。这里所阐述的办公活动，主要强调的是办公活动当中所需要处理的信息的不定性和人类思维的不定性，这样一些不定性共同的结果就是办公业务当中存在的巨大的不确定性。正是因为这样，采用传统的方法很难对数据进行理想的分析和处理，必须采用新的、基于科学技术和科学理论的方法和手段来进行处理。

各个高校办公室机构设置和职责可能不尽相同，但职能定位决定办公室工作人员无论是什么岗位，都存在着信息碎片化、处理事务繁杂琐碎的共同特点。很多办公室人员花了大量的时间处理手头事务，却没有时间，或者没有花费一些时间去思考如何优化自己的工作。每天看起来忙忙碌碌，却又没有成就感。从处理具体岗位业务的角度出发，信息化在高校办公室行政管理建设中的内容主要体现在：①是否有信息化的意识。②是否熟悉学校相关的信息化管理系统。③是否对业务信息资源进行整合，对信息进行有序规范管理。④是否主动使用网络工具、办公应用系统优化工作等。

高校信息化是推动高等教育发展的一项内容，而非发展的目的。信息化在行政管理建设中扮演着助力角色，其最终目的是为提高教学质量、科研和管理工作水平服务。借助信息化工具，办公室管理将建立一种更为紧密协调、规范高效的行政管理方式，信息获取方便快捷。信息化工作的推进和信息化管理理念的形成相辅相成，办公室工作人员与办公室服务对象，在信息化管理过程都将有更轻松愉悦的信息体验。

二、高校办公室传统和现代信息化管理工作的对比

以高校办公室工作中常见的协调组织会议为例，传统和现代信息化管理方式，在工作效率上存在明显的差异。

1.传统和现代报名方法上的比较

传统的报名方法：申请人下载申请表，填写完后发送邮件给组织者，报名截止后再由会议组织者逐个手动输入申请人信息到Excel表格统计，再邮件或者电话逐个反馈或手动输入邮箱地址统一反馈。存在的缺点：①由于不能自动检测，申请人所填信息可能会存在问题，导致需再次和申请人确认，增加时间成本。②组织者手动输入申请人信息可能存在失误，导致信息不准确。③如申请人众多，手动输入工作量大，耗费时间，工作效率低下。组织者前期需花大量的时间收录报名信息及与申请人沟通。

现代的报名方法：组织者前期使用在线表单系统设计制作好申请表单，参会申请人在线填写提交，由系统直接发送给会议组织者，优势具体体现：①组织者可在系统中直接批量导出所有申请人信息，导出内容已根据所需信息进行自动统计分类。②系统可设置逐个或统一自动反馈信息给申请人。③系统可自动存储历次报名等信息，方便存储和查档。④填写内容检测，避免申请人填错信息。⑤适配各种终端（pc端、手机端）。

常用工具推荐：麦客，问卷星，google form等在线表单系统。这些工具的使用节约了时间成本，提高了工作效率。

2.组织方人员内部任务管理

会议组织方内部任务包括茶歇、设备、宣传品、会议手册、会议网页和酒店预订等具体工作。传统的会议组织人员间关于这些内部任务管理的沟通，通常采用面对面、电话、邮件讨论组织分工，任务完成情况等事宜。缺点：①如组织人员较多，比较难以协调。②会议进展和完成过程汇报比较零散，容易遗漏工作事项。③负责人难以在同一时间看到每位具体事项负责人任务完成情况，组织人员间信息反馈不够及时通畅。

现代信息化沟通：借助应用管理软件，会议组织人员之间可随时查看彼此任务完成进展，实时反馈问题，交流记录可查询。同时可共享文件，无需再邮件通知。现代信息化管理降低了工作量，加快了信息流通，实现了比较高效的办公室协同工作。常用工具推荐：印象笔记、Teambition等。

三、信息化助力高校办公室管理建设的几点建议

1.重视高校办公室信息化管理专门技术人员的引进

高校各办公室信息化管理工作缺乏专门的信息化管理技术人员。各办公室有教学、外事、科研和财务等岗位设置，却很少设置专门技术人员的岗位，对专门技术人员引进工作不够重视。专门技术人员引进的优势：①可以有效解决各学院（系）、直属单位等自身存在的各种信息技术管理问题，为各项工作提供技术性和安全性保障，减少和避免出现学校系统软件更新不够及时、无法打开系统网页页面，影响各类网上申请提交，造成各类投诉、浪费宝贵时间等各类细节问题。②技术人员之间的交流，有利于全校层面的信息开发和资源共享。二级单位办公室还可根据师生需求，开发自己的信息管理系统，提供校内甚至校外网络人员的信息查询等。③技术人员与师生交流过程中，获取需求信息，系统的开发和优化将更加注重实用，重视应用的效果和用户的使用率等。

2.提高高校办公室工作人员的信息化水平

对基于Windows操作系统的办公软件Word、Excel、PPT熟练使用是高校办公室工作人员聘用时的基本要求，但办公室人员对于提高工作效率、整体协作分工的应用办公软件的认识和使用水平差异较大。即使有一些了解，可能也没有养成使用习惯，加上信息化培训有限，办公室人员的整体信息化管理水平不高。专门技术人员对办公应用软件的删选优化，对办公室人员在使用办公软件、规范数据资源、存储数据信息等具体工作上的培训和督促协调使用，将增强办公室人员信息搜集筛选、加工、传送和反馈的能力，从而使他们掌握先进的信息工作方法和互联网软件的应用，整体提升办公室人员信息化水平，提高行政管理工作效率。

3.加强信息化人才队伍的培养

快速发展信息化建设，需要把各个部门分布的信息化人才集合起来形成合力，不断壮大信息化人才队伍，解决信息化人才短缺的形势。要积极争取上级业务相关部门的技术支持，补充人才的技术能力不足。要有计划地进行人才培训，提高他们的信息获取能力、信息处理能力和服务能力，从而创造性地开展工作，使得工作能够高效、有序、规范进行。

随着信息化的不断发展，借助现代信息化技术，将与办公室工作相关的工作流程、管理和服务整合到一个数字网络空间下，成为一个集办公流程、服务以及管理虚拟化的办公室，将成为未来办公室信息化管理发展趋势。信息化在高校办公室管理工作的重视和推进，将有效提高各项工作的效率和质量，促进高校管理服务机制的完善，增强高校竞争的软实力。

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（责任编辑 史玉英）