如何提升事业单位人事档案管理工作的有效性

文/内蒙古自治区土地调查规划院 塔娜

如何提升事业单位人事档案管理工作的有效性

文/内蒙古自治区土地调查规划院 塔娜

人事档案管理是事业单位档案管理工作的重要内容，在新的社会发展时期，事业单位人事档案管理工作面临着新的挑战和要求。本文主要对如何提升事业单位人事档案管理工作的有效性展开了探讨，并提出了几点针对性的改进建议。

事业单位；人事档案管理；有效性

人事档案是人才信息的资源库，对于事业单位来说，人事档案是单位管理人员时形成的以个人为单位的一种专门的档案，它为事业单位进行人员管理、配置等提供了依据。随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，新的社会发展形势给事业单位人事档案管理工作提出了新的要求。事业单位要根据实际情况不断改善人事档案管理工作模式，提升档案管理工作效率，使人事档案切实发挥作用，为事业单位的长期稳定发展提供支持和保障。

一、新的社会发展形势给事业单位人事档案管理工作提出的新要求

（一）内容要扩大。在传统的事业单位人事档案管理当中，主要的工作内容就是进行各类人员历史档案资料的收集、整理和保存，基本上都是纸质档案。在新时期，信息化时代的到来促使事业单位人事档案管理工作要向信息化的方向发展，工作对象和工作内容也要由传统纸质档案的管理扩展到对电子档案的收集整理，以便单位更好地利用人事档案资源进行人才资源的开发利用。人事档案除了要记录职工岗位变动、学历变化等内容之外，还要加强对人员能力变化、进修培训等内容的记录管理，为单位职工的考核评价工作提供依据。

（二）职能要转变。由于长期受计划经济体制的影响，我国大部分事业单位领导对人事档案管理工作都没有足够的重视，人事档案管理处于被动状态，没有注重人事档案资源的价值挖掘，导致档案资源的利用率低。随着市场经济体制的不断完善，事业单位也面临着竞争，这时候加强对人事档案资源的开发利用是十分必要的，充分发挥人事档案管理的服务职能，为单位各项工作的开展以及领导决策提供科学的依据和数据参考。

（三）模式要改进。长期以来，事业单位人事档案管理工作并没有纳入单位的整体规划当中，缺乏科学的管理制度作为指导。新的社会发展形势要求事业单位要改变过去那种“库房加柜子”的落后管理模式，加大力度引进先进的档案管理理念和管理技术，以适应新时期市场竞争的要求。

二、提升事业单位人事档案管理工作有效性的对策

（一）加强对电子人事档案的开发力度，丰富人事档案管理内容。在信息化时代，传统的人事档案内容和方式已经不能满足人们对档案信息资源的需求，这就需要事业单位加强对电子人事档案的开发力度，丰富人事档案管理内容。开发电子人事档案，可以将原有的人事档案进行数字化转化，这样不仅有利于实现档案资源的长期保存，避免纸质档案资源由于长期翻阅被损坏，还能够有效提高档案管理效率，方便人们查阅和使用人事档案资源，进而实现人事档案资源的共享。

（二）强化人事档案管理的服务职能。事业单位人事档案管理工作的根本目的就是要为档案信息资源使用者提供服务。随着信息时代的到来，人们对信息的需求越来越多样化和个性化，这就需要事业单位人事档案管理要明确发展目标，强化服务职能的发挥，致力于实现人事档案资源共享和价值的挖掘。事业单位要根据自身的实际情况加强对人事档案管理的工作流程、工作标准和规范、管理制度等内容进行细化和完善，保障人事档案管理工作能够按照流程和标准有序规范开展。有条件的单位还可以加大电子人事档案的开发力度，并建立一套完善的数字化服务平台，完善基本功能需求，保证人事档案资源信息的畅通传输，从而强化人事档案管理工作的服务效能。

（三）加强人事档案管理信息化建设。在信息化时代，为了促进人才资源的高效利用，事业单位有必要加强人事档案管理信息化建设。经济的快速发展使得社会对档案信息的需求日益增强，要想更好地适应社会发展需求，促进人事档案信息的高效传输，事业单位就必须改进管理现状。进行人事档案管理信息化建设首先需要事业单位利用计算机、扫描仪等现代化设备对人事档案进行数字化和信息化，然后利用特定的人事档案管理系统对这些数字化的信息进行存储管理，并配备相应的检索服务系统以供人事档案人员查阅档案信息，从而提高管理效率，同时人事档案资源的价值也得以实现。

（四）加强人事档案工作队伍建设。档案管理队伍的综合素质对于人事档案管理的效果起着决定性的作用，因此事业单位要加强人事档案管理工作队伍建设。在进行档案管理人员招聘时除了要保证其具备扎实的专业知识和技能之外，还要具备较强的责任心和服务意识，做到工作勤勤恳恳、作风正派、忠于职守、严守秘密，避免人事档案信息被随意泄露，保证人事档案管理工作能够规范有序开展，切实提高工作效率。

[1]王娟.浅论事业单位人事档案管理及其对策[J].中国外资,2014,02:247-248.

[2]冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理,2014,03:86-87.