如何提高高校档案管理工作的水平

文/宝鸡文理学院 白敏

如何提高高校档案管理工作的水平

文/宝鸡文理学院 白敏

本文首先对开展高校档案管理工作的意义进行了阐述，然后针对目前高校档案管理现状及存在的问题，提出了几点改进对策。

高校档案管理；问题；对策

一、开展高校档案管理工作的意义

第一，档案资料能够为高校各项工作的开展提供准确真实的数据信息，并且为高校未来的发展服务。比如学校过去科研活动、教育成果的记录都可以为当前教育教学工作提供可借鉴的经验；通过学生档案能够使教师对学生的了解更加全面，便于学生管理工作的高效开展。第二，在当前的社会发展时期，高校要想实现信息化和智能化转型，必须依靠档案资料中大量的数据信息资源，为高校信息化建设提供信息支持。由此可见，在新时期加强对档案的重视，提高高校档案管理水平至关重要。

二、高校档案管理现状及存在的问题

（一）档案管理工作没有得到足够的重视。目前，很多高校都认为档案管理工作不会给学校带来实质性的效益，这种错误观念严重影响着档案资源的开发利用，也不利于档案管理整体水平的提高。另外，高校在制定发展规划和战略目标的时候也很少将档案管理工作包括在内。重视程度不足成为了制约高校档案管理水平提升的一个关键因素。

（二）相关制度体系不够完善。由于思想认知上的误区以及对档案管理的不重视，很多高校都没有根据自身实际情况建立一套完善的档案管理制度体系，甚至部分学校都没有配备专门的档案管理部门和人员，导致档案管理工作随意性较强，档案整理不及时、不规范，档案信息不完整、档案遗失等问题普遍存在。因此，要想切实提高高校档案管理水平，必须对相关的制度体系进行完善，为档案管理工作的规范有序开展提供依据。

（三）档案管理方式落后。目前制约高校档案管理水平提高的一个关键因素就是档案管理方式落后，部分高校仍然采用传统手工的方式开展档案管理工作，没有将网络技术、信息技术以及学校数据库等资源有效应用到档案管理工作当中，档案工作难以为高校的建设发展提供优质高效的信息服务，档案管理信息化水平不高，档案资源开发利用效率低下，制约了档案管理整体水平的提高。

三、提高高校档案管理工作水平的对策

（一）转变观念，提高对档案管理的重视。要想从根本上提高档案管理的综合水平，最为关键的就是需要高校及时转变观念，充分认识到档案管理对于高校建设发展的重要意义，从资金、政策、人力资源等方面予以支持，并将档案管理工作纳入到高校整体的发展规划当中。加强对档案管理的宣传，从整体上树立档案管理意识，使学校各部门积极配合档案管理工作的开展，为档案管理工作的有序高效进行营造良好的氛围。

（二）加强高校档案管理制度建设。首先，高校要建立明确的责任制度体系，设立专门的档案管理部门，并配备专业的档案管理人员。其次，制定具体的档案管理工作目标，明确各部门的职责，使其积极配合高校档案管理工作的开展。最后，建立完善的档案工作规范，对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等各个流程均给予明晰的规定，确保制度的严格落实，对于违反规定的行为和人员要进行严肃处理，从而提高高校档案管理工作的整体效率和科学化水平。

（三）加强高校档案管理信息化建设。高校需要从以下几个方面加以改进和完善。第一，学校要加强自身信息化基础设施建设，建立一套完善的信息化档案管理平台，选择或者开发适合自身档案管理实际情况的档案数字化管理软件，保证软件的规范性、兼容性和实用性，并且具备满足高校档案管理的基本功能需求，充分利用学校的网络、技术方面的优势保证数字信息的畅通传输，从而提高档案信息化管理效率。第二，高校要加强对电子档案的收集整理和归档，对纸质档案进行数字化处理，对不同类型的档案存储介质进行科学保存，确保档案资料的安全、完整，并对档案资源进行分类整理，深化档案管理服务功能，从而为档案资源的开发利用提供支持。第三，高校要做好档案信息管理系统的安全防护工作，确保网络信息环境安全，避免系统被入侵而造成档案被泄露或损坏，确保档案资源的安全完整。

（四）提高档案管理人员综合素质。档案水平管理的高低、质量的优劣在很大程度上取决于档案管理人员的素质。因此高校要注重对档案管理人员的培训，首先在思想观念方面进行教育，使档案管理工作人员树立良好的职业道德意识和敬业精神，确保档案工作人员能够本着认真负责的态度开展档案管理工作。其次，高校要特别关注档案人员的继续教育，强化档案人员的信息意识和档案意识，提高他们对档案信息的搜集、分类整理和分析辨别能力，在相关人员需要档案服务时能够为其提供需要的档案数据信息。然后，高校还要加强对档案人员的技能培训，使其掌握档案信息化管理所必须的知识和技能，能够运用现代化管理知识和先进的技术设备开展档案工作，从而使档案管理能够更好地为高校其他各项工作服务。最后，高校还要适当提高档案人员的薪资待遇，加大高水平档案人才的引进力度，优化档案部门人员结构，提高档案管理人员的工作积极性，进而促进档案管理工作水平的提高。

综上所述，高校要从多方面加以改进，提升档案管理的水平。要转变观念，提高对档案管理的重视，完善高校档案管理制度建设，提高档案信息化管理水平，还要不断提升档案管理人员的综合素质，确保档案管理工作能够规范高效地开展，从而使高校档案管理水平从根本上得到提升。

[1]莫萍.试论如何提高高校档案管理工作的有效性[J].青春岁月,2015（19）:77.

[2]卢青兰.浅谈新形势下如何提高高校档案管理工作水平[J].才智,2013（30）:133.