高校新校区建设中基建档案的收集和管理的探析

文/琼台师范学院　陈丽伊

高校新校区建设中基建档案的收集和管理的探析

文/琼台师范学院陈丽伊

本文以高校新校区基建档案为研究对象，以其收集和管理工作为研究目标。首先对高校新校区基建档案的特点以及其在收集和管理中存在的问题进行了分析和研究。研究发现：高校新校区基建档案在收集过程中存在严重的缺失的现象，且档案保存时间长，管理错综复杂。另外，高校缺乏专门管理部门对新校区基建档案进行有效管理。其次，针对这些问题，本文提出了完善高校新校区基建档案管理工作的几点建议。

高校新校区；基建档案；收集；管理

作为高校新校区基建工作的重要部分，基建档案是重要的历史记录，它对新校区基础建设的质量以及水平进行了客观的记录。而高校基础建设以后都要根据基建档案来进行维护、管理和扩建。由此可见，基建档案对于高校新校区以后的发展具有十分重要的意义。但是，当前我国高校新校区在收集和管理档案方面存在很多问题，这就需要我们来分析并探究基建档案的管理工作，从而促进高校新校区基础建设的顺利开展。

一、高校新校区基建档案的特点及其在收集和管理过程中存在的问题

（一）高校新校区基建档案的特点。首先，高校新校区基础建设工程与其他建设项目相比，其具有较多的项目承建单位，相应的记录资料，也就是档案资料比较多，而且档案的类型不一，数目庞大；其次，完整的高校新校区基建档案具有较高的利用率，例如利用记录档案进行基础建设的修护、扩建等。另外，对基建档案的管理有利于高校新校区顺利开展竣工决算以及财政拨款等工作。待工程结束后，高校新校区基建档案还可以为以日后单位的审计工作以及项目改建等提供数据支撑。

（二）基建档案在收集和管理过程中存在的问题。高校新校区基建档案在收集过程中存在严重缺失的现象。当前，我国很多高校在进行新校区建设时都不注重相关材料的归档，相关档案业务人员甚至认为有关新校区建设时的招投标文件、合同等方面的档案是毫无意义的，只要新校区基础建设顺利完工并验收合格，则就没有必要对其进行档案记录。同时，为了方便自己查找和利用，基建办一般会将档案资料归到自己部门，而不向档案馆移交。这样就造成高校新校区基建档案在收集过程中存在严重缺失的现象，而资料收集不齐全直接影响了高校的档案管理工作，使得档案馆不能充分发挥自身的作用。

（三）高校新校区基建档案保存时间长，管理错综复杂。

与其他类型的档案相比，高校新校区基建档案随着工程的开展，其不仅具有较长的建设周期，而且使用的时间也较长。因为新校区建设一般从立项到竣工需要很长时间，而且新校区建筑的使用期也很长，那么随之档案的保存时间也非常长，而这就给基建档案的管理工作带来了很多难题，在管理上错综复杂，无从下手。

（四）高校缺乏专门管理部门对新校区基建档案进行有效管理。针对新校区基建档案，很多高校都没有设立一个专门的管理部门对其进行有效管理。甚至有的高校是从其他部门中借用非专业人员来管理基建档案。可见，对于基建档案的收集和整理，很多高校也没有安排专门人员对其进行系统、全面的管理。再加上从其他部门借用过来的人员，其没有相关的专业知识，且不能完全投入到档案管理工作中来，导致整个档案管理水平以及质量的下降。

二、完善高校新校区基建档案管理工作的几点建议

（一）增强基建档案管理意识，在收集过程中严格保证档案的完整性。高校新校区基建档案收集管理工作的第一要求，就是保证归档文件的齐全完整性。首先，要增强高校新校区基建档案的管理意识，并充分利用各种媒介，加强对档案管理理念的宣传，使得高校内部各个部门都认识到基建档案管理的重要性；其次，加强各个部门的交流和沟通，尤其是在高校新校区建设过程中，一定要加强档案馆与基建办之间的沟通，促进档案馆对有关基础建设方面资料的收集与整理，避免各行其是。另外，落实管理职责，确保基础建设资料进档，并对其档案资料流向进行管理，从而将基建档案的价值充分发挥出来。

（二）建立健全高校新校区基建档案管理制度。因为高校新校区基建档案的类型和数目较多，其管理上错综复杂。因此对于高校新校区基建档案来说，必须要将档案管理工作进行制度化，才能够有条理、有制度地进行基建档案的管理。明确基建档案的归档时间、内容、程序以及要求，并对基建档案的流向，如档案的借阅等进行制度化的规范，从而依靠有效的制度来提高基建档案管理工作的效率，使得高校新校区基建档案得到有效的、系统的管理。

（三）针对基建档案设立专门管理机构和专业人员，实现档案管理的专业化。针对新校区基建档案，为了实现全面而系统的档案收集和管理工作，高校应当设立专门的管理部门并聘用专业人员对其进行妥善管理。要明确档案管理工作的职责，对档案管理人员进行有效激励，提高他们对基建档案管理工作的积极性。另外，针对档案管理工作人员，高校要定期对其进行考核和培训，不断提升他们的专业水平和素质。还要定期对档案管理部门进行检查和验收，及时纠正档案管理工作中的不足，从各个方面促进档案管理工作的有效开展。

三、结束语

综上所述，高校新校区基建档案收集与管理工作对其高校基础建设以及日后的审计工作具有十分重要的意义。由于基建档案涉及范围广且管理复杂，因此其是一项非常艰巨的工作。所以，高校必须增强基建档案管理意识，在收集过程中严格保证档案的完整性，建立健全高校新校区基建档案管理制度，并设立专门管理机构和专业人员，实现档案管理的专业化。

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［2］凌琳.高校新校区建设中的基建档案管理实践［J］.图书情报工作，2014（12）.

［3］赵菊蓉.对高校新校区建设的基建档案管理研究［J］.办公室业务，2014（11）.