档案部门贯彻ISO质量体系标准之探讨

文/宝钛集团股份有限公司档案室 周消频

档案部门贯彻ISO质量体系标准之探讨

文/宝钛集团股份有限公司档案室 周消频

本文就档案部门贯彻ISO质量体系标准做分析研究，认为在贯彻IS09000标准的过程中，可以实现档案管理的规范化建设，可以推动档案管理与质量认证工作的有机结合，可以规范企事业单位质量管理目标，可以有效控制企事业单位的发展方向，从而促进企事业单位的全面发展。

档案管理；ISO质量体系；标准体系

企事业单位档案是指单位在日常各种活动中形成的多种形式的有保存价值的资料，涵盖了企事业单位管理、营销、财务、物流、库存、人事等各个部门，其存在形式一般有文字、图纸、表格、视频、音频等。鉴于档案管理内容繁杂、涉及保密等特点。企事业单位在档案管理方面应该按照一定的管理标准加以执行，并按此标准进行考核验收。在组织管理方面，建立符合单位自身实际情况的档案管理体制，配置档案管理者，制定管理制度；在档案保管方面，按照“七防”要求，配置存放档案的设备设施；在档案工作建设方面，有一整套可以执行的保管、整理、统计、鉴定等工作流程；在档案利用方面，需要建立与各个部门的连接程序，使档案管理专业化、规范化、科学化。

一、IS09001质量管理体系的要求

IS09001标准是国际通行的管理标准，其主要内容包括：质量管理体系要求、策划、资源管理、产品实现、采购、测量、分析改进等，该质量管理体系贯穿生产制造、设施管理、试验检测、售后服务等产品质量形成的整个过程，归根到底是一个过程控制。在这个过程控制中，伴随着具体管理行为，必然产生大量档案。档案室按照IS09001质量过程控制要求，编制了《质量记录清单》，明确了归档分类和责任部门，在各个部门安排有专门人员负责收集归档工作，例如：销售部门的《管理评审》《顾客的服务记录》；生产部门的《岗位操作记录》《日巡检记录》；人力资源部的《职工培训登记表》等。由各单位将收集的记录进行初步整理，然后按期归档。由档案室负责整编、提供借查阅、保管。

二、遵循IS09001标准，整合档案与质量管理的一致性

IS09001标准要求档案管理要与质量管理保持一致，这一点在“文件控制”与“记录控制”等章节有明确的要求，即：文件发布前的批准、审批、更改、修订、发放、保存废止，必须与质量记录的标识、贮存、检索、保管、处置等环节保持一致。这样做的要求是为了便于评价产品与服务质量，是为了能够随时跟踪质量管理体系的运行，是为了随时掌握控制过程。由此可见，质量管控要以质量标准保持一致，质量管控的各种记录都属于档案管理范畴，反之，质量管控必须依靠档案管理获得支持保证。只有保持档案管理与质量管理一致，才能发挥IS09001标准认证的重要作用。所以，企事业单位在进行IS09001标准认证的过程中，必须遵照IS09001标准，对原有档案管理系统进行改制，加强档案管理与质量体系的密切程度，让档案管理与质量体系在管理目的、管理手段、管理要求等方面保持一致，趋向同步，发挥档案管理对资料控制的重要作用。

三、贯彻IS09001标准，促进公司档案管理的规范化科学化

贯彻IS09000标准，加强档案资料的控制，统一档案生成与审批程序，统一档案文本格式，统一档案材料分类与标识，实现档案材料的统一性、准确性、完整性和有效性。按照IS09001质量管理体系，依据《工业企业档案分类试行规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法规，我们档案室结合本企业实际情况，修订了《企业档案分类与保管期限规则》，对档案归档、形成部门、保管期限等档案根本业务做了修订，规范了档案管理程序。同时，我们档案室根据档案“保密使用”的原则，根据不同部门实际需要，修订并完善了档案的归档、保管、移交、利用、鉴定、销毁等制度，汇编成新的《档案管理制度》，把档案管理全部纳入质量管理体系之中。

贯彻IS09000标准，离不开人的因素。我们档案室首先做到全员掌握质量标准要求，然后通过培训，让各个部门的专门人员也掌握新的《档案管理制度》，并建立新的《档案管理考核细则》，对于贯彻质量标准突出人员给予奖励，把绩效考核引入档案管理，促进实现档案管理规范化科学化。

贯彻IS09000标准，不能死板教条地照抄。IS09001体系并没有专门的档案管理要素，只是在控制过程中强调了档案管理与质量管控的同步性与统一性。因此，在贯彻IS09001标准的时候，既要考虑质量标准与档案管理的有机结合，还要防止为了贯标而生搬硬套档案管理规则的错误做法。只有这样，才能形成档案管理与贯彻IS09000标准的相辅相成关系，才能凸显档案工作的重要意义。

[1]江秀萍.探讨IS09001标准在企业档案管理中的应用[J].办公室业务,2013(11).

[2]张照芳.ISO-9000认证与企业档案工作[J].中州建设,2013(17).