推进机关数字档案室建设的实践与体会

文/浙江省丽水市景宁畲族自治县档案局　潘玲玲

推进机关数字档案室建设的实践与体会

文/浙江省丽水市景宁畲族自治县档案局潘玲玲

档案管理是单位管理的重要组成部分，综合反映了单位发展的全过程，因此，确保档案安全管理非常重要。近年，景宁县档案局自“两个推进”工作以来，各项档案信息化建设工作陆续实现了从“无”到“有”，机关数字档案室建设也初显成效。本文首先阐述了数字档案室建设的重要性，之后根据景宁县机关数字档案室建设的实际情况谈谈自己的实践体会。

数字化；信息化；档案管理；实践

根据浙江省发展改革委浙江省档案局《关于印发浙江省档案事业发展“十三五”规划的通知》文件要求“市、县（市、区）直机关和国有企事业单位要有20%建成示范数字档案室、50%建成规范化数字档案室”。为此，建立机关数字档案室是势在必行的发展方向，它是新时期档案管理工作的重要建设项目。通过适当更新硬件投入、加强对信息的采集、改变档案信息化建设技术路线来实现档案管理系统的整体功能，从而满足景宁县各单位档案信息的直接需求。

一、数字档案室建设的重要性

确保档案的安全管理，提高档案运用效率对单位生存与发展具有重要影响。当前景宁县大部分单位档案室建设较为陈旧，传统的档案管理方式还没有完全改变，档案载体以纸质为主，纸质文件档案的保管成本高，备份困难，同时查阅与维护也不是很方便。档案管理跟不上发展的步伐，缺乏数字化、信息化科技手段，从而造成档案管理工作存在操作烦琐、工作量大、容易出错等问题，给各单位对档案利用造成了很多不便。因此，推动机关数字档案室建设是景宁县档案局当务之急，实行档案管理的办公自动化，将以档案保管为主的传统模式转变为档案信息的共享模式，这样不仅方便档案查阅，易于保存修改，还可以通过网络传递，降低档案管理成本，让档案更加趋于标准化与规范化，使档案得到更好的利用，从而达到档案管理的实际效用。

二、数字档案室建设实践体会

（一）数据库的建立。数字档案管理技术是在OA平台与各个应用系统的集成上，采用如JAVA、JSP、Web等编程技术，其主体主要是数据库的建立，包含了数字档案室系统的信息化内容。由此而知，数据库的建立是数字档案室基础性工作，首先要建立目录数据库，其次要建立全文数据库，收集与归档电子文件。目录数据库应根据档案利用频率设置，而全文数据库则应根据实际情况，并要与档案目录数据库对应挂接。除了要对纸质档案进行全文扫描，也要遵守“利用优先，抢救优先”的原则进行，确保档案信息资源既方便，又快捷准确的利用。同时，在对收集电子文件时要充分运用OA系统，按照电子文件管理要求，保证电子文件的真实与完整。搭建档案信息管理平台既要做到硬件设备上的保障，也要按照单位档案行政管理数字档案室建设来规划，硬件要实用，软件基本功能要能满足单位对相关档案文件的收集、管理和利用等。

（二）档案安全建设。确保数字档案信息的安全性是档案管理的基础工作，可以通过权限设置、加密存储等相关方式来进行控制，档案室监管可以实行在线监控、介质预警等技术手段。为了保障高层级机密文件的信息安全，在条件允许的情况下可以实行CA身份认证，将数字档案管理平台与单位安全保卫部系统相对接，以此加强了对档案使用人员的安全控制，并有效避免篡改密码、网络恶意攻击等行为。

（三）实践成效与改进建议。景宁县机关数字档案室自推行创建以来得到了各部门的良好反映，对各单位各部门散落的档案资料进行了有效整合，起到了对档案的查询便利，安全保障的作用，从而提供了一个高效的档案管理平台。机关数字档案室归档已经实现了文档一体与馆室一体，依照现行档案管理要求进行规范整理，通过系统报送数据。此外，还实现了档案资源的整合与共享，采用了前端控制，全程自动化管理，安全灵活，电子档案能有效保存。虽然景宁县机关数字档案室的建立取得了一定的成效，但是还有诸多问题需要进一步规范，首先必须要加快各单位各部门档案信息化管理人才的培养，以此保证数字档案室可以正常运行；其次还应进一步提升与其他信息系统的集成度，并继续拓展深化档案资源的开发利用，这样才能更长远的确保数字档案室的作用。

三、总结

综合上述，景宁县机关数字档案室的建立是运用数字设备、科学技术管理手段来达到档案管理的信息化、数字化与网络化。现代化数字档案已经不仅仅是一套数字化管理系统，而是在信息化环境下，通过各个系统、单位、人员的协调和配合，对系统科学管理与开发利用的档案管理模式。因此，各机关、企事业单位要真正认识到建设机关数字档案室的重要性，纳入重要议事日程并付诸行动，如此才能加快档案信息化总体进程，让数字档案资源得以共享，提高档案利用质效，为“十三五”期间景宁县全面推进机关数字档案室建设奠定基础。

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