对企业内部控制缺陷的研究

朱亦帆

摘 要：随着企业不断发展，如何通过有效管理内部控制来运营企业已被视为非常重要的课题，然而我国企业内部控制失效或存在重大问题的案例却屡见不鲜，以这些失败的案例作为前车之鉴，对分析我国企业内部控制存在缺陷具有现实作用。由于A公司的案例以银行承兑汇票保管不当体现内部控制缺失，观点较新，所以选取此案例分析。本文首先铺垫了A公司事件的背景，接着具体分析了其内部控制存在的缺陷，最后对问题提出了改进的意见及对策并做了总结。

关键词：内部控制；银行承兑汇票；问题及对策

一、案例背景

2016年1月4日晚间公告称，A公司控股的子公司B公司副董事长张X厚、总经理张X莉利用职务便利取走B公司银行承兑汇票，现共计2594.57万元资金仍未交回，导致B公司出现重大财务风险。

山东和信会计师事务所发布了A公司2015年度审计报告，审计意见类型为标准无保留，随后发布的A公司2015年度内部控制审计报告，审计意见类型为带强调事项段的非标准内部控制审计报告，对银行票据事件予以披露。

经B公司财务人员反映并经过核实，B公司副董事长张X厚、总经理张X莉利用职务便利，以将银行承兑汇票交银行保管更为安全为由，在2015年4月至2015年10月期间，先后8次从B公司财务取走银行承兑汇票共55份，金额合计人民币33，285，670.55元。

截止2015年11月30日，剩余合计金额28835670.55元的46份银行承兑汇票，仍继续由张X厚、张X莉“保管”。在公司提出严重警告后，12月18日，张X厚，张X莉仅向B公司交回了289万元，其余25945670.55元截至2016年1月4日仍未交回。

二、存在的问题

（一）银行承兑汇票管理不合规。企业在对银行承兑汇票保管过程中，出现纰漏。原先由财务相关人员保管的银河承兑汇票却由张X厚与张X莉借口“保管”轻而易举的拿走，并且这中间没有进行任何反馈与沟通。而一直到2015年11月30日，财务人员才反映B公司副董事长张X厚、总经理张X莉利用职务便利，以将银行承兑汇票交银行保管更为安全为由，在2015年4月至2015年10月期间，先后8次从B公司财务取走银行承兑汇票共55份，金额合计人民币33，285，670.55元。

如果企业对银行承兑汇票管理合规，不会为张X厚和张X莉提供机会，能够及时发现高管挪走款项，也不会对企业造成如此大的损失。

（二）企业职位设置不合理。B公司为控股子公司，由A公司与榆林市云河化工有限责任公司（以下简称“云河化工”）于2012年9月共同出资设立，注册资本1亿元，其中公司出资5，500万元，占注册资本的55%，云河化工出资4，500万元，占注册资本的45%，委派张X正、石X岭、王X华为B公司董事，张X正担任董事长。云河化工委派张X厚、张X莉为B公司董事，张X厚担任副董事长。张X莉担任总经理。B公司财务负责人由A公司委派，其中张X厚与张X莉为父女关系，张X厚为云河化工实际控制人。

由于B公司副董事长、总经理均为同一家族人员，并且获得董事长较大范围的授权。因此，企业经营中权力就无法得到制衡，企业制度形同虚设，难以防范高管舞弊，企业职位设置无法合理保障内部控制有效性。

三、问题产生的原因

（一）对日常经营的授权。由于B公司住所与集团公司住所相距较远，公司在对其日常经营管理上存在不便之处。为此，公司董事长对B公司副董事长进行了一定范围、一定期限内的授权，但存在授权范围较大、对被授权人员的监督管理不到位的问题。尤其是在日常经营中，B公司行政公章、合同章等重要印章均由办公室保管，B公司的经营决策等事实上由张X厚、张X莉控制，这为张X厚等人滥用职务便利提供了条件。

虽然B公司有限公司位于陕西省榆林市榆阳区金鸡滩镇上河村，A公司位于山东省滨州市，地理位置较远，但这并不能成为内控出现缺陷的借口。集团公司应加强对参控股公司尤其是异地控股公司的授权管理，仅对非重大事项进行一般性授权。授权书要写明授权期限，具体事项。重大资金支出，重要项目建设，重要人事任免等重大事项仍有董事会审议决定，不授权给个人。

（二）人员设置。B公司副董事长、总经理均为同一家族人员，并且获得董事长较大范围的授权，因此公司委派的人员在实际履职中并不能形成对合资方委派人员权力的有效制衡，从而难以防范合资方委派人员侵害公司利益。

优化控股子公司董事会、经营层的人员结构，重要岗位如总经理，财务负责人应由集团公司委派人员担任，以加强控制力。对被委派人员的任职资格和履职能力进行任职前的审核考察，并定期对其履职行为进行审查，确保其尽到忠实，勤勉义务。

（三）财务人员履职。在发生财务风险的重要环节，B公司财务人员应当及时向公司报告异常情况，但张X厚等人在 2015 年 4 月至 2015 年 10 月期间多次取走承兑汇票，直至 2015 年 11 月 30日财务人员才向本公司反映情况，未能在发生风险的第一时间采取措施，使风险逐步累积扩大。

财务人员之间要形成相互监督的良好环境，发现异常情况应及时向公司报告。建立举报奖励机制，调动人员相互监督积极性。

（四）公司内审部未发挥作用。虽然公司设立了内审部并聘任了负责人，但未配备专职人员，也未设置办公场所，内审部并未真正发挥其作用，内审部负责人也未实际履行职责，导致公司对控股子公司监督不力。

建立健全控股子公司的内部管理制度，在重要控制环节建立相应的管理流程和风险控制机制，建立完善的财务制度以确保公司资金，票据安全；为公司内审部门提供履职条件，充分发挥其应有的作用，聘任专业人员从事内审工作，切实发挥内审作用。

四、改进意见

（一）银行承兑汇票保管规范化

1、严格职责分离。（1）营销部门设专人负责对承兑汇票进行初审，初审合格登记后交给财务部门，客户不得将银行承兑汇票直接交给财务部门；（2）银行承兑汇票的会计记录与实物保管适当分离；（3）银行承兑汇票的审批与实物保管适当分离；（4）银行承兑汇票的稽核检查与实物保管适当分离。

2、三重反映、全程跟踪、定期稽核盘点。（1）银行承兑汇票会计记录人员负责为合格的银行承兑汇票编制内部编号，同时登记手工版“银行承兑汇票台帐”，依据复印件当日入账，银行承兑汇票原件交给保管人员并登记电脑版“银行承兑汇票台帐”；（2）银行承兑汇票被转让时，必须按付款审批程序执行，会计审核制单后，保管人员见单才能付出汇票，同时登记电脑版“银行承兑汇票台帐”，领用银行承兑汇票的业务员在手工版“银行承兑汇票台帐”上签字，保管人员负责向收取汇票单位索取相应的汇票收据；（3）根据账簿记录、银行承兑汇票台账记录，汇票记账会计和实物保管人每天下班前必须盘点当日结存银行承兑汇票。

（二）企业职位设置合理化

我国企业任用家族成员应尽量避免权力过大，因为实际履行职责中，企业财务人员会害怕高管恶意报复，而隐瞒不揭发舞弊行为，同时也使得权力无法制衡，无法防范侵害公司利益风险。

五、总结

1、对于内部控制的执行情况，应进行持续监督，只执行而不监督，会给相关人员的有意违规行为提供便利。

2、应发挥全体成员的作用，创造良好的监督环境，建立匿名举报机制及奖励机制，以便公司能及时发现问题，采取相应措施。

3、对于资金保管等重要业务，应针对有可能发生舞弊的薄弱环节建立控制机制，对症下药，才能取得良好效果。

4、企业间各个部门应通力合作，尤其是内部审计部门应发挥其作用，对内部控制执行进行实时监督，并对其执行的有效性进行评价，并提出改进意见。