评析一份批复

陈儒

批复，是一种与请示相对应的答复性文种，功用单一，易于掌握。但从笔者所见的批复来看，有的仍然存在不足。下面先看一份批复：

关于同意调整相关学院

二级教代会执委会主任、副主任的批复

相关学院：

因学校干部调整，根据工作需要，经研究，同意相关学院党政联席会议、二级教代会执委会、分工会委员会会议的意见；同意相关学院关于调整二级教代会执委会主任、副主任的报告。现将调整情况批复如下：

×××担任政治学院教代会执委会主任；×××担任政治学院教代会执委会副主任。

×××担任法学院教代会执委会副主任。

×××担任美术学院教代会执委会主任。

××担任历史与社会学院教代会执委会主任；××担任历史与社会学院教代会执委会副主任。

×××担任教育科学学院教代会执委会副主任。

……

×××担任图书馆教代会执委会主任。

同意相关学院教代会执委会其他成员的调整。

特此批复。

××大学教职工代表大会执行委员会

2016年3月25日

这份批复存在的问题有：

一、事由概括有误

根据2012年《党政机关公文处理工作条例》的规定，公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。公文标题中的事由是对公文内容的高度概括，有时由于公文内容表达的需要或者是出于公文撰写者的写作习惯，公文标题中事由部分的语法结构可能不止一层。当事由部分有多层语法结构时，公文撰写者若省略或漏掉一些词语，事由的概括就会产生歧义或出现错误。

该批复标题中，“同意调整相关学院二级教代会执委会主任、副主任”是事由，是一个具有双层语法结构的短语。第一层， “调整相关学院二级教代会执委会主任、副主任”是动词“同意”的宾语，二者构成动宾结构的短语，这是没有问题的。第二层， “调整相关学院二级教代会执委会主任、副主任”作为“同意”的宾语，也是一个动宾结构的短语。其中，动词“调整”支配的对象是“相关学院二级教代会执委会主任、副主任”，这里存在歧义。日常工作中， “二级教代会执委会主任、副主任”，既可以指相应的职务，也可以指相应的负责人。按照正常的词语搭配，动词“调整”的对象既可以是人的职务，也可以是职务的人选。当批复的内容为同意相关人员的职务调整时，标题通常是“关于同意×××、×××（人名）等同志职务调整的批复”；当批复的内容为同意调整职务的人选时，标题通常是“关于同意调整××××××（机关职务名称）人选的批复”。据此，该批复标题中事由的概括有误，漏掉了“人选”一词，应修改为“关于同意调整相关学院二级教代会执委会主任、副主任人选的批复”。

然而，以“关于同意调整相关学院二级教代会执委会主任、副主任人选的批复”为标题仍不准确。其一，事由中的“相关学院”指的是彼此关联或彼此牵涉的学院，强调学院间的相互联系，与批复内容无关。其二，批复事项中还有“×××担任图书馆教代会执委会主任”一项，这里的“图书馆”不在“相关学院”范畴。综合这两点，事由中“相关学院”应改为“部分学院及图书馆”，批复的标题应改为“关于同意调整部分学院及图书馆二级教代会执委会主任、副主任人选的批复”。

二、主送机关不当

一般情况下，机关的公文工作应遵循“一请示一批复”的原则。但是，实际工作中也存在多请示一批复这种情况，即不同下级机关就同一事项分别向上级机关请示，上级机关统一研究、统一批复。在这种批复的主送机关不止一个的情况下，公文撰写者应慎重标注主送机关，否则，就可能出现主送机关不当的问题。

该批复中，主送机关是“相关学院”，这种写法不够恰当。其一，从词义上看， “相关”作定语时表示“彼此关联”或“互相牵涉”，“有关”作定语时表示“有关系的”或“涉及的”。公文中宜使用“有关部门”“有关学院”“有关人员”等表达方式，表明公文涉及的对象。其二，从行文关系看，教职工代表大会执行委员会就调整二级分会领导职务的事项予以批复，其主送机关应该是“各有关学院教代会执委会”，规范化简称是“各有关学院分会”，而不是“相关学院”。其三，从批复内容看，该批复不仅同意调整有关学院分会领导职务的人选，还同意调整图书馆分会领导职务的人选，以“相关学院”作为主送机关不能涵盖“图书馆”。综合这三点，该批复的主送机关应改为“各有关学院分会、图书馆分会”。

三、正文写法不规范

按照“缘由+事项”的公文结构形式，批复的缘由较为固定，通常用引叙来文的方式表述，如“你省《关于××××××的请示》（发文字号）收悉”。在统一批复的情况下，正文应该先引叙来文，开门见山地说明请示收悉情况。在这份批复正文的第一段，“因学校干部调整，根据工作需要”是批复缘由部分，交代的是行文背景、原因。批复缘由部分没有引叙来文，未说明请示收悉情况，显得不够规范。参照规范写法，批复缘由应写成“你们关于调整二级教代会执委会主任、副主任人选的请示收悉”。

对于批准事项的批复来说，引叙来文后应写明批复的依据，表明批复的态度。通常的写法是“经研究，同意/不同意……”相应地，这份批复写的是“经研究，同意相关学院党政联席会议、二级教代会执委会、分工会委员会会议的意见；同意相关学院关于调整二级教代会执委会主任、副主任的报告”。实际上，“经研究，同意相关学院党政联席会议、二级教代会执委会、分工会委员会会议的意见”应是批复的依据，不应包含在批复态度中。此外，该批复用于回复的是“关于调整二级教代会执委会主任、副主任的报告”，请示事项错用“报告”向上行文，文种使用错误，这是机关公文工作不规范的表现。因此，这部分内容规范的写法应是“经党政联席会议、二级教代会执委会、分工会委员会会议研究决定，同意有关学院及图书馆分会关于调整二级教代会执委会主任、副主任人选的请示”。

最后，在正文末尾，批复的最后一条事项是“同意相关学院教代会执委会其他成员的调整。”其中，“相关”一词参照之前论述，同样应改为“有关”才更为规范。据此，批复的最后一条事项应是“同意有关学院教代会执委会其他成员的调整”。

（摘自《秘书之友》）