怎样在Excel中提高对学生成绩处理的效率

谭淑蓉

【摘 要】在教育领域中，计算机软件的应用已经非常广泛。基于此，围绕利用Excel提高成绩管理的效率进行深入研究，提出了多种提高成绩管理效率的方法，帮助从事教学管理工作的教师了解Microsoft Excel的功能及使用技巧，掌握现代化办公技术，从而提高统计与管理学生考试成绩工作的效率，为改善教学质量以及提高管理水平提供理论支持。

【关键词】Excel；处理学生成绩；效率

Excel是一个很好用的电子表格。许多学校都用它来录人、处理、管理学生成绩。以下以Exvel2010为例，从怎样提高成绩录入、成绩处理、成绩管理等方面加以论述。

一、采取保护方式，提高录入的质量和速度

1.工作表中单元格的保护。（1）“隐藏”并“锁定”每张工作表含有“公式”的单元格。目的：录入人员仅能看到各“公式”的运算结果，无法看到“公式”的真正内容，并且对这些单元格也无法进行编辑操作，以保证公式的安全及计算结果的可信度。实现方法：选中这些单元格，点击“格式→单元格”（或从右键菜单中选择“设置单元格格式”命令），出现对话框，选中其中的“隐藏”和“锁定”项。（2）“锁定”除科目的成绩外的所有单元格。目的：录入人员仅能录入相关科目的成绩，不能“插入”或“删除”行、列，不能改变其他单元格的内容，也不能设置单元格的格式（保证打印格式的统一）。实现方法：Excel在默认情况下，对工作表中的所有单元格都设为“锁定”状态。为承录入人员录入后可以进行相关操作，我们反而要解除这些单元格的“锁定”。具体方法是取消对“锁定”的，我们在正常情况下不就无法编辑表格了吗？但事实上并不是这样的。其实，要想使单元格的“隐藏”和“锁定”真正生效，必须执行“工具→保护→保护工作簿”命令。这时会出现对话框，可以在其中设置“保护密码”。如果您使用的Excel XP的话，它会比Excel2010有更多的设置选项。若要实现上述的保护效果，我们在作好相关设置后，也要执行“保护工作表”命令。

2.工作簿中工作表的保护。（1）将重要的工作表“藏”起来，目的：在整个工作簿中，有一个极为重要的工作表。对于这些工作表，我们可以把它们悄悄地藏起来。成绩录入人员根本不会知道这些工作表的存在（即使知道，需有密码才可访问）。实现方法：切换到要隐藏的工作表，执行“格式→工作表→隐藏”命令。也可一次隐藏多张工作表，只要同时选择中多张工作表（配合Ctrl或Shift键），再执行上述命令即可。（2）录入成绩的工作表也要“保护”起来。目的：在工作簿中，录入人员无法对当前工作表进行改名和移动位置的操作，也不能添加和删除工作表。这样可以确保公式跨表引用时不出现找不到工作表的错误。实现方法：执行“工具→保护→保护工作簿”，出现对话框，选中“结构”选项，同时可以设置保护密码。

二、录入时设置“有效性”检查，缩小错误范围

1.选定所有需要输入学生成绩的单元格。2.单击“数据”菜单正反“有效性”命令。3.单击“设置”标签，在“允许”框中选择“小数”，在“数据”框中选择“介于”，在“最小值”框中输入“0”，在“最大值”框中输入“100”。4.单击“输入信息”，在“标题”框中输入“请输入学生成绩”，在“输入信息”框中输入“成绩介于0至100之间”。5.单击“出错警告”，在“标题”框中输入“输入出错”，在“出错信息”框中输入“请输入0至100之间的数”。6.单击[确定]按钮。

三、录入完后使用“条件格式”，再次检查数据的正确性

1.选定平均分所在单元格区域。2.单击“格式”菜单下的“条件格式”命令。3.输入条件1（大于90分）；在第一个下拉列表框中，选择“单元格数据”，在第二个下拉列表框中选择“大于”，在第三个下拉列表框中输入“90”，单击[格式]按钮，把字设为红色。4.单击[添加]按钮，照上述方法添加条件2（60-90分）和条件3（60分以下）。5.单击[确认]按钮。

四、使用Excel中常用函数一键完成，提高数据处理效率

首先确保Excel视图菜单的状态栏被勾选，在选定需要进行运算的单元格后，用鼠标右键单击一下Excel状态栏右侧的NUM区域，会弹出一个小菜单，里面的“求和（S）、最小值（1）、最大值（M）、計数（C）、均值（A）”就分别对应Excel的SUM函数、MIN函数、MAX函数、COUNT函数和AVERACE函数。要想进行其中一项运算只需用鼠标作相应选择。NUM区域的左边就会显示出运算结果。另外，若您的机器年代久远，怕这个自动运算的功能影响系统运行速度的话还可选择小菜单中的“无”项来取消这项功能。

五、成绩快速统计利用Excel——要“详”要“略”随心所欲

1.以班别依据进行排序（这一步是必须的）；单击数据区域中任一单元格，单击“数据→排序”，出现“排序”对话框。在“主要关键字”下拉列表框中选中“班别”项，单击[确定]按钮。

2.统计各班各学科平均分：单击数据区域中任一单元格，单击“数据→分类汇总”，出现“分类汇总方式”下拉列表框中选中“均值”项，在“选定汇总项（可多个）”下拉列表框中选中“语文”、“数学”、“英语”等项，单击[确定]按钮，得到各班各学科和全年级各学科的平均分。

六、统计案例，提高效率

EXCEL有着强大的统计功能，在期中期末成绩统计中它可以发挥强大的优势，明显提高效率。例如：已知：一次考试集中评卷时各大题成绩已评出，需要合计每个人的单科成绩（试卷总分）、并统计该班（40人）的及格人数、及格率、优秀人数、优秀率、高低分排名等第一步：输入标题。打开电子文档在第一行依次输入“考号”、“姓名”、“第1题”、“第2题”…（卷面有几项得分就设几个，本试卷共5项，设第5题）最后“合计”。第二步：输入成绩。

选中C2：C41（40人）顺次输入成绩。第三步：计算个人卷面分。选中“H2”，点“∑求和”，回车。再选中“H2”，让右下角变成实心十字，下拉至“H41”，回车。第四步：按名次排序。选中“H列”，点“数据”——筛选——排序（降列、有标题行），回车。第五步：计算总分、平均分、及格人数、及格率、优秀人数、优秀率。求该班总分：在A42输入“总分”，选中“H42”，点“∑求和”，回车。求平均分：在A43输入“平均分”选中“H43”，点“∑求平均值（H2：H42）”，回车。可以设置小数点后两位：选中“H43”，选中“格式—单元格—数字—数值—小数位数—两位小数”统计总人数：在A44输入“总人数”回车。在H44输入“=COUNT（H2：H41）”回车。统计及格人数：在A45输入“及格人数”，在H45输入“=COUNT（H2：H41，“≥60”）”回车。统计及格率：在A46输入“及格率”，在H46输入“=H45/H44”回车。可以设置百分数，选中“H43”，选中“格式—单元格—数字—百分比—小数位数—两位小数”统计优秀人数：在A47输入“优秀人数”，在H47输入“=COUNT（H2：H41，“≥80”）”回车。统计优秀率：在A48输入“优秀率”，在H48输入“=H47/H44”回车。可以设置百分数，选中“H43”，选中“格式—单元格—数字—百分比—小数位数—两位小数”。