浅谈高校行政秘书如何提高工作效率

钟孟洪

【摘 要】行政秘书就像是一台机器里的一个小小螺丝钉，虽然很渺小但是却起着承上启下的作用，是不可或缺的零件。在现代工作中，高校行政秘书要学会如何提高工作效率，充分发挥能动性和积极性，才能帮助“机器”更好地运作，发挥其最大的作用。

【关键词】行政秘书；提高；工作效率

高校行政秘书是连接领导与部门人员的桥梁，也是连接本部门与其他部门的桥梁，秘书工作对办公室建设和学院的发展建设发挥着重要的作用，它在保证日常工作的正常运转、宣传贯彻学院的工作精神、高校内部及高校与高校之间的协调合作等工作中都是举足轻重的。但其工作繁杂，千头万绪，行政秘书如果没有清晰的头脑，不分轻重缓急，是很难将工作高效完成的。下面就高校行政秘书如何高效工作发表几点浅见。

一、 凡事预则立，不预则废

（一）做计划是开始工作的重头戏，不可轻视。虽然行政工作琐碎，但是也是有轨可循的。比如文件的分发、教师考勤、科研统计、资料档案的整理等等都是常规性的工作，对这些我们可以提前做好准备工作。

（二）平时要注意收集资料，做好分类整理，不同年份、不同的项目可以用文件夹分开装起来，写上标签备注，到时就可以轻松归档了。

（三）万事开头难。在学期初我们最好能先制定年计划、学期计划、月计划，然后按照总体计划结合实际的工作再安排好周计划和日计划，这样心理上也做好了准备，便于学期开始后顺利地展开工作。

二、做事前先理清思路，分清任务的轻重缓急

（一）行政秘书工作繁琐，如果眉毛胡子一把抓，不分先后顺序就一头扎进去，只会事半功倍，不单浪费了宝贵的时间，任务也不可能出色地完成。比如临时接到通知需要在当天上午举行紧急会议，但是同时手上也有一件事情要办，今天之内必须完成。一件是要上午完成，一件是今天之内完成，我们理应优先安排上午要完成的工作。

（二）行政秘书的日常工作很多都是临时增加的，在时间有限的情况下，一定要冷静分析，按轻重缓急列个清单，然后挑最紧急的优先做，这样才能提高工作效率，才能事半功倍。

（三）好记性不如烂笔头，为了避免遗漏任务，最好把要做的事情和进展记在笔记本，这样可以对自己的工作一目了然，对工作的进度心中有数，有利于合理安排时间。

三、注意沟通，积极配合

（一）行政秘书除了完成自己系部的工作之外，还经常会和学校其他职能部门、学校领导、教师、学生打交道，繁杂的日常行政工作中，如果处理不好，必然会出现许多的矛盾，因此要求行政秘书加强沟通，灵活协调。尽量建立良好的人际关系，因为这相对于是工作中的“润滑剂”。反之，将会处处碰壁，工作很难进行。

（二）高校院系行政秘书是办公室的一员，应主动了解和配合教学秘书及其他同事处理好相关工作，要强化团队意识，发挥团队力量，在维护院系大局的前提下，相互理解、相互配合、形成合力，不能“事不关己，高高挂起”。

四、 讲话注意条理、言简意赅

（一）行政秘书经常与人接触，所以学会如何艺术地讲话、如何提高讲话效率在工作中就显得非常重要。如果与人说话的时候老是兜圈子，讲了半天也没有把事情说清楚，工作效率将会大大打折扣。

（二）与人讲话前要理清思路，事先把要讲的事情在心里按轻重缓急的顺序排列好，挑最重要的先讲，这样就可以思路清晰，有条不紊，也不容易被别人打乱思路。

（三）尽量少说无关的话，言简意赅，直入主题。每个人的时间都是很宝贵的，所以要注意提高说话的效率，少说废话。

（四）同时还要特别注意说话的语气和态度。尽量用愉悦的语调、心平气和地与人沟通，相信大家都很愿意跟面和色悦的人交流的。如果说话态度傲慢，话中带刺，甚至有强烈的攻击性，那一定会让别人极度反感和厌恶，避之不及。

五、 加强学习，提高自身能力

（一）现在是电子信息的时代，是一个知识爆炸的时代，网络的发展、办公的自动化和现代化要求行政秘书必需不断学习新的信息科学知识，如数据库、电子文档、表格制作等，才能跟上时代的步伐，才能提高工作效率。

（二）由于行政秘书从事的也是管理的工作，行政秘书必须不断丰富自己的管理学科知识，掌握先进的管理理念和方法，才能保证管理工作事半功倍，成效显著。

（三）重视文献信息资源建设的设计标准与规范。文献信息加工的标准化、规范化是实现网络资源共享的基础。

（四）由于行政秘书工作涉及面广，平时除了要多学习计算机科学、管理学之外，还要努力学习经济学、法学、档案学及心理学等相关知识，不断拓宽知识面，掌握越多知识，工作起来就越得心应手。

（五）此外，还要对本部门的专业知识有一定的了解，这样才能做到有的放矢。

（六）还要对获取和选择的信息进行分类归纳、加工整合、存储传输，准确地概述、综合、改造和表达所需要的信息。

六、提高服务意识，保持良好心态

（一）行政秘书的工作是为院系行政管理层服务、为师生员工服务、为高校发展服务的，所以秘书应该清楚自己的职责，提升服务意识，做领导、师生和高校发展的得力助手。

（二）行政秘书平时会接触到方方面面的人和事，既要顾全大局又要关心群众，既要处理好各种关系，又要解决好各种琐事，心理容易受到外界干扰，这就需要秘书能够自我调节心理活动，保持心态平衡。

（三）保持好心态有利于身心健康。不管是在工作还是生活，我们都需要有一个好心态。好的心态可以让人保持头脑冷静，从而作出正确的判断。在这个浮躁喧嚣的社会，好的心态越发显得弥足珍贵。

七、结语

对于高校院系行政秘书而言，应明确自己的职责和工作性质，加强学习，全面提高综合能力，改进工作方法，端正工作态度，务实创新。同时，保持良好的心态，用乐观积极的态度去面对秘书工作，努力提高工作效率和服务质量，使行政秘书在高校院系行政管理工作中发挥越来越重要的作用。

参考文献：

[1]赵丽彬.新时期高校二级学院行政秘书如何提高工作效率.中国科技信息2006年第22期.

[2]曹秀文.提高高校系部办公室行政秘书工作效率之我见.文教资料.2011年10月号下旬刊.

[3]苏志兰.提高高校院系行政秘书工作效率的对策.湖北函授大学学报.2010年第23卷第1期.

[4]吴美玉.二级管理体制下行政秘书如何提高工作效率.成才之路.