高职院校教育统计工作的思考

王钱静 赵庆樱 晏杉

摘要：高职教育统计工作涉及《高等学校基层报表》（以下简称“高基报表”）和《高等职业院校人才培养工作状态数据采集与管理平台》（以下简称“数据平台”）两个报表，反映了学校办学基本条件及学校内涵建设情况，是学校管理决策和发展规划的重要依据，本文对这些年我校教育统计工作进行了一个初步的总结，以期对今后统计工作提供借鉴以及与教育统计界的同仁们进行交流，不断提高教育统计水平。

关键词：高职教育;教育统计;办学质量

中图分类号：G717     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2016）40-0246-03

高职院校教育统计工作主要有两个大的报表——《高等学校基层报表》和《高等职业院校人才培养工作状态数据采集与管理平台》，这两个报表都反映学校办学的方方面面，涉及学校各职能部门和专业教学单位。其中《高等学校基层报表》更侧重办学的基本条件;《高等职业院校人才培养工作状态数据采集与管理平台》更侧重学校内涵的建设。在笔者所在的学校，这两个报表的统计工作都是由教务处承担，现对这几年开展教育统计工作进行分析总结，希望能不断改进和完善报表统计工作，为学校发展决策提供大数据参考。

一、工作统筹与安排

从接到统计工作到完成上报历时一个半月，时间非常紧张，如果各部门日常工作早作准备，那么任务量会减轻许多;反之，则费事费力且数据准确性也打折扣。这两个报表都涉及人事、财务、后勤、招生就业、学生、党团等职能部门以及各教学单位，是全校总动员的工作，除了校领导重视此项工作以外，牵头部门务必做好统筹安排工作，才能保证统计工作顺利、有序的开展。

1.保障措施。组织保障。这两张报表反映了学校的办学条件及办学水平，甚至关系到学校的招生，学校要高度重视统计工作，应出台《学校教育统计工作管理办法》，明确责任与义务、奖惩措施。成立教育统计工作领导小组，并建立一支专兼职统计员队伍，应予以一定的津贴或者奖励绩效、或以超工作量等形式的予以补助。经费保障。因大多数学校教育统计工作是由兼职人员在日常工作之余完成，而且这两个报表通常在9月份开始，正是学校开学之初，有时候两张报表同时进行，都是同一班人马，工作量大、压力更大，因此省教育厅明文规定要求各学校给予经费支持，学校应该予以落实。

2.指标内涵及表间关系解读。正确理解报表中每个字段的含义及表间逻辑关系，无疑是开展统计工作的前提。总统计员首先自己要认真吃透报表，才能培训和指导基层统计员。总统计员对一个字段理解偏差，就会导致整个表格的错误，进而影响上报工作甚至对下一年工作造成影响。此外，总统计员与基层统计员的理解不一致，会给基层统计带来负面情绪。因此，总统计员必须能力素质过硬，同时前期准备工作要做足。

3.统计员能力素质要求。具体负责统计数据采集及上报的统计员应具备以下能力和素质：①有一定的教育管理经验，能正确解读报表各字段的含义;②具有较强的逻辑分析能力，能理解表间的逻辑关系，能够校验报表;③具有统筹协调能力;④富有耐心、热心、细心和责任心。

4.工作布置会及培训会。每年都要召开工作布置会和培训会，两者缺一不可。工作布置会由校领导参加，将统计工作分配给相应部门，确保每个基层统计部门的领导知晓并重视该项工作，明确其职责工作，否则牵头部门开展工作就会很难，变成靠人情求其他部门帮忙，甚至有的部门会拒绝不做。培训会由具体的统计员参加。基层统计员最好设专职人员，保证工作的延续，第一年熟悉了填报注意事项，往后就会简单容易些。应避免统计工作由新人承担，切忌更换频繁。培训会上要讲清楚指标内涵及表间关系、注意事项、自我校验方法、往年的经验教训总结。如果条件允许，每年填报工作完成后，召开一次经验交流会或者研讨会，让大家觉得统计工作有意义、有收获，也能凝聚基层统计员的工作热情。

5.时间节点把握。整个统计工作历时约一个半月，扣除国庆7天假，实际也就5周时间，如果统计员第一次承担该项工作，合理分配时间就很重要，要做到有条不紊。特别是分配到基层部门后，不能坐等数据，而是耐心解答各部门的问题并指导各部门填报，并特别关注往年表现不积极或者数据偏差较大的部门。具体时间分配如下：准备工作需要1周（包括：安装软件、解读报表、分配任务、编写通知、准备材料）;召开会议及基层部门统计时间2周，在此期间各部门陆续上报立即审核数据;汇总数据并录取系统及系统校对1周;测算办学指标及编制统计分析报告、上报校领导及准备材料1周。

6.校验。校验是考验统计员能力水平的重要一环。除了能运用统计软件进行校核并找出错误原因进行修改之外，还必须懂得软件检测以外的经验校验，创造一些小方法指导基层统计员进行数据自查。

7.测算办学指标。依据《教育部普通高等学校基本办学条件指标》（教发【2004】2号文件）测算本校的办学指标达标情况，并及时上报校领导，因为关系到学校的招生等重要事项，这也是教育统计工作推动学校办学条件和水平发展的重要体现。

8.编制统计分析报告。尽可能丰富挖掘统计数据，分析学校的办学现状、潜在优势及不足，并提出诊断和改进的建议，为校领导层面决策提供依据。每年完成统计工作后，将统计分析报告报给校长办公室，发给各校领导和职能部门，这也是学校上报其他材料可引用的权威数据。

二、《高等学校基层报表》填报的注意事项

1.报表内涵解读。根据这几年高基报表的统计情况，有几个字段容易产生误解或歧义，现予以说明，望引起注意（见下表）。

2.报表本身存在值得商榷的地方。（1）“在校生数”统计口径问题。“在校生数”在学校有多处出处，如教务处对“学信网”的学籍数据、财务处对财政口的人头数、学生处的在校生数、信息中心一卡通数，等等。由于报表中“在校生”指学生本人必须在学校，对于未办理修退学手续或者手续未齐全，但已经离校并明确表示不再返校读书的学生不计入在校生。而学信网中学籍异动必须将手续齐备，因此高基报表的在校生数和学信网的在校生数就存在偏差。省级教育主管部门每年在专家审核汇总数据时，都要求各学校出具在校生人数说明：若与学信网的数据完全一致，得解释学校是否进行了源数据采集;若与学信网的数据不一致须列出有出入的学生名单，并解释学籍异动情况。因此，笔者在进行基层数据采集时，采取这样的方式：①自制数据采集表格让各专业学院发到各专业各班级让同学自己填写相关信息，保证是源头采集;②各班辅导员须备注未办理完全休退学手续的同学;③各专业学院教务科保留或者统计休退学的同学名单，二三年级学生数则可通过学籍异动数据算出，无须进行学生信息采集;也有严谨的统计员依然进行源数据采集，再与学籍异动对照，这样更好;④各专业学院统计员完成在校生人数统计后，须对照往年报表进行数据自查，并填写情况说明表。自制的表格模板如下：

（2）系统漏洞问题。高基报表数据核查系统逐年完善，逻辑校验和经验校验的项目也逐年增加，有效地保障了数据的准确性，对于提高系统的严密性也是必要的，但是有些项目未考虑特殊情况，比如系统默认“一年级学生数”大于等于“招生数”，因为存在留级的学生。但是对于新生报到入学后不久就办理休学、退学，按系统设置的逻辑校验就不能算进招生数。而新生报到后因为对所学专业不满意、或想复读重新高考、或对大学生活不适应、或认为读书不如打工等诸多原因而退学的在高职院校里不在少数。而这方面数据的统计很有意义，挖掘统计数据反映的办学中或者整个教育体系内存在的实际问题正是报表的魅力所在。

三、高等职业院校人才培养工作状态数据采集与管理

《高等职业院校人才培养工作状态数据采集与管理平台》是学校内部质量保障体系的重要载体，也是教育主管部门监控高校教学质量的重要手段。数据平台采集始于2008年，开始使用的是单机版，以报表的形式上报。2014年开始使用网络版，预计2016年将实时分段采集数据，真正实现教学质量监控常态化。教学评估或专业评估都依赖信息化的数据平台。2010年7月，教育部颁布《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020）年》要求加快学校管理信息化进程，促进学校管理标准化、规范化;推进政府教育管理信息化，积累基础资料，掌握总体状况，加强动态监测，提高管理效率;建立高等学校质量年度报告发布制度;完善监测评估体系，定期发布监测评估报告。数据平台作为国家高等教育质量监控和宏观决策的重要组成部分，是教育部进行院校合格评估、特色评估、专业评估等的重要参考，取代了过去堆积如山的档案文件。采集高等学校教学工作的基本状态数据，实现常态监测，是建设高等教育质量保障体系的重要内容，也是实现《规划纲要》目标的必要手段。数据平台相较于高基报表数据采集量更大、更复杂，采集的信息不仅仅是数字，而是具体的内容。也正是因为工作量巨大，数据监测更复杂，对统计的要求也更高。这两年，数据平台已经增加了数据关联性检测，但是也没有强制规定未通过检测就不能上报，而是可以在“12.1平台未尽事宜补充说明”中做解释说明，如此弹性要求考虑了某些特殊情况的存在。笔者认为，数据平台不是应付评估的工具，应该认真详细地填报，充分利用数据平台可进行学校内部质量监控。笔者对数据平台的采集及利用做如下总结。

1.特别注意采集的步骤。网络版数据平台采集分为两个阶段，第一阶段为采集6张数据源表，第二阶段是其他表格。值得注意的是：第一阶段6张源表的采集不能同时进行，必须注意先后顺序。第一步，1.6机构设置。而且机构设置必须在工作分配之前进行，否则会导致机构名称与负责部门名称不一致，负责部门填的所有信息都看不见;第二步：7.1.1开设专业;第三步：7.2课程设置。课程设置中的开设专业为7.1.1表中的专业名称;第四步：6师资队伍教师基本情况及授课情况。授课情况中的课程选择是7.2课程设置中的课程名称，如此才能保证数据的唯一性。

2.数据关联性核查。今年平台对数据关联项增加了很多，同时系统对空表、超出置信区间数据等项目进行了清查，这方面何锡涛[1]教授有深入的研究，在《高职平台的关联性探索》一文中详细叙述了，笔者收益良多。由于数据平台相关数据太多，系统也在不断完善中，有些关联项可以钻空子。比如7.6.2应届毕业生就业情况与7.3.2应届毕业生获证及社会培训以及9.5应届毕业信息三张表的学号数应该一致，如果稍有偏差，学号数不一致，通过编造学号以达到对等，系统也检测不出来，由于数据庞大，肉眼也难发现，因此还需要系统进一步增强检测功能。

3.助力《高等职业教育质量年度报告》的编写。《高等职业教育质量年度报告》（以下简称质量年报）要求必须上报的“计分卡”、“资源表”、“服务贡献表”将呈现在教育部云平台数据中心，与状态数据平台自动汇总的其他数据构成学校最核心、全面和权威的数据。而质量年报的编制应以数据说话，须大量引用和挖掘数据平台统计的数据和反映的成果及问题。

在大数据时代的今天，加快现代职业教育改革与发展必须以信息化为手段，以教育统计数据为依据，学校的办学质量也必须以数据的形式向学生、家长和社会呈现。

参考文献：

[1]何锡涛.高职平台的关联性探索[J].辽宁高职学报，2015，（17）：1-3，14.

[2]刘薛恩.刍议新形势下如何做好高等教育统计工作[J].内蒙古科技与经济，2015，（10）：29-30.

[3]孙舟.高职院校教育信息统计工作存在的问题及应对策略[J].辽宁农业职业技术学院学报，2014，（16）：62-64.

[4]施永娟.教育统计工作面临的问题及对策[J].统计与咨询，2009，（3）：16-17.

[5]钟玮.我国高等教育统计工作改革与创新研究[J].统计与管理，2014，（1）：40-41.