浅谈企业报账全流程标准化体系的构建及应用

梁艳

摘 要：报作账为企业理管活动中的日常工作，报账以记账与算账为基础，主要包括业务人员请款、出纳付款与财务核算等，一般由员工提单、领导审定、财务初审、复审入账和付款报销等多个环节构成。报账是企业会计工作的最前端，也是会计工作的基础构成部分。笔者针对如何构建企业报帐全流程标准化体系进行浅谈和探究，并列举出部分应用对策。

关键词：企业报帐全流程；标准化体系；构建；应用

在企业日常管理工作中报账纷繁复杂，会涉及到各种类型的费用，公司也有明确的报账制度和流程，员工需提供各种票据当作报账的主要依据，并确保原始凭证的合法性、完整性与真实性。为此，构建企业报帐全流程标准化体系显得至关重要，能够促使企业高效、健康的开展财务管理、会计核算以及企业运营等工作，保证企业报账工作的科学性和完善性。

一、业务端报账标准化的应用

业务端是企业报账全流程的基础即为最前端，业务端报账是否规范和标准将会对后续所有环节产生直接影响。首先应保证业务前端的标准化，在签订和履行合同时要规范，业务前端主要包括初期的业务洽谈与签订合同，其中合同付款决定着付款资料、金额和方式等重要报账事项。所以，业务前端在付款审核方面应严格遵守公司的规定，诸如进度款和预付款之间的比例是否适当。特别是合同中的发票款项也应规范签订，像在签订采购合同时供应商应开出有增值税的专用发票。其次，需制定合同付款计划，保证付款和合同履行得以及时衔接，付款计划能够有效避免不均衡的资金支出现象，为后续报账工作提供规范依据。业务部门需依据合同中的业务预计和付款约定开展工作，每个月应提前规划下个月的付款合同，当作考核工作质量和进度的主要标准，产生督促和约束作用。而且需建立付款计划激励和跟踪机制，针对滞后报账应督促相关部门及时报账，询问滞后原因且制定解决对策，并奖励报账及时的部门。再次，制定标准化的业务报账操作指引，明确报账工作的操作要求，员工在填写报账单据时要确保正确，以免影响到财务入账的付款与项目。企业应结合自身的核算管理与业务特点，制定一套合理的报账操作指导，要求员工填写报账账单要规范严谨，包括摘要、业务、合同、预算和付款等信息。针对具体业务应提供相应的报账附件，像工程款、预付款和日常费用等，保证报账资料和合同付款统一。最后，业务审核实现标准化，明确具体的审核要点和职责，在审批业务过程中实施首签人制度，明确各个环节的审批重点与职责，业务部门应做好初审工作、财务部门需做好复审工作，发票单据需要按照公司统一标准进行严格的审核，报账单据要求填写正确、规范。

二、财务端报账标准化的应用

财务端是企业报账全流程中的会计管理核算部门，在对事项或交易进行会计报告、计量、确认时应细心谨慎，确保财务审核工作的准确性、时效性。因此，财务部门需根据公司的报账核算要求和会计工作要求，将财务审核的口径统一，会计核算标准固化，把业务分门别类且指出不同类型业务审核的关注点与要点。财务工作人员需着重关注报账单据以及与其相关辅助资料的一致性与完整性，诸如报账单据类型、业务活动和业务类型的选择是否合适正确，报账单据与条款金额、合同付款、付款计划等是否保持一致，发票是否正规，付款要求及其相关附件的完整性等。为应对新型报账业务，企业财务部门应不断优化审核口径，并将存在问题的案例进行统一整理，以此积累丰富的工作经验。同时，财务审核工作应提升时效性和报账单据处理效率，企业财务部门需根据报账审批流程与各个业务类型的实际审核程序，要求财务工作人员在审核工作中承诺时限，在有限的时间内完成工作，实现财务时效的标准化。具体而言需构建报账账单流转制度，将流转的时限记录下来，定期跟踪和更新报账单据的审核情况。针对财务单据出现问题或滞后处理的单据应重点预警，让财务工作人员及时处理，并要求他们每个月都提供报账审核报告，及时发现和解决问题，进而提高报账单据的审核效率。另外，企业可采用报账员运用集中化报账制度，将财务端的报账工作集中起来，要求员工在规定的时间内容进行费用报销，提高报账工作的沟通效率。如果报账员分散报账容易导致报账质量与效率低下，所以说运用集中化报账模式相当重要。不过业务集中化报账人员的选择需由企业领导和相关部门负责人共同决定，明确他们职能、权利范围，尽量保持人员稳定不能随意更换，并培养后续人员。而且在报账工作中需定期审查有无填补报账和挂账现象，财务部门需对已经报账但是长时间内没有付款的现象进行调查，依据相关规定核实挂账的原因和金额，对于符合条件的给予及时报账。

三、支撑端报账标准化的应用

要想构建企业报账全流程标准化体系，除做好业务端与财务端的标准化工作之外，还需完善支端撑报标账准化，让业务部门和财务部门进行良好的沟通与反馈。因此，企业可按照以下流程开展报销费用工作。第一，企业应统一规定工作人员在报销费用时使用报账系统，该系统具有报销功能可协助领导由“被动式管理”转变为“主动式管理”，企业内各级主管可以在任何时间内进行集中签批，实现企事业费用支出多级主动监督和审批。并规范报销单据格式，报销人员在填写报账单据可降低出错率，他们在报账系统录入需要报销费用的各项明细，之后等待各自部门、财务部门等领导逐级审批通过，而且报账系统会自动检查支出费用的明细。而且运用报账系统可自定义审批流程，审核人员可动态查看报账审批流程，及时关联查询到报账单据，在财务端能够自动生成记账凭证，有效减少手工报账的填写错误率，将报账工作简化。第二，企业财务部门在报账系统中审核报销人员录入的各项明细费用时，需充分发挥预算控制系统的作用。该系统能够将企业的总体目标同个体目标紧密联系，把各种目标同预算标准有机联系实时控制企业报账，及时发现问题和纠正偏差，并提示报账人员报销的各项费用是否超出公司预算，如果超出预算，财务部门需采用特殊审批程序。而且预算控制系统的目标从总体上来将同管理控制的目标一致，即为追求经营效果与效率，具体目标的依据是预算控制标准，可借此将报账过程中员工各自负责的工作目标作量化处理。第三，报销费用流程经各级领导在报账系统中审批通过之后，由财务工作人员导入ERP系统进行财务记账、核算。ERP系统的关键是现实工作信息化，通过信息化手段表现现实中的工作方式与内容，是企业内部管理所有业务的系统，包括财务、人力资源和物流等，录入的数据能够在各个业务系统中实现共享，保证报销费用单据的一致性，从而有效控制各项费用。而且ERP系统具有收银软件记录、核算、反映与分析的会计核算功能，由现金管理、应付账、应收账、总账等模块构成；财务管理功能则能够实现会计核算功能，对财务数据进行实时预测、管理、分析和控制。

四、总结

由于企业报账是一项涉及到金钱的工作，在企业内部应引起各级领导和各个部门的重视，尤其是业务部门和财务部门需从业务端、财务端和支撑端等各个方面构建标准化的企业报账全流程，全面提高报账工作的合理性，各方的合法权益均不受侵犯。

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