交通工程档案管理中存在的问题与解决办法

■陈锦清

（福建省交通建设工程试验检测有限公司，福州　350011）

交通工程档案管理中存在的问题与解决办法

■陈锦清

（福建省交通建设工程试验检测有限公司，福州350011）

随着我国国民经济的快速发展、交通基础设施建设的不断推进，交通工程项目逐渐增多，极大促进了我国交通运输事业的进步与发展，而加强档案管理则是确保交通工程得以顺利实施的关键。本文将对交通工程档案日常管理存在的问题进行分析，并针对这些问题提出解决对策，希望能够为相关部门提供借鉴和参考。

交通工程档案管理问题与对策

交通工程档案是指从项目建设开始到结束，将整个过程形成的档案文件进行分类、整理、并归档，进而为工程建设提供依据与参考。项目档案则包括建设、设计、监理、施工等单位形成的基础性材料、设计资料、管理文件、施工文件以及竣工文件等，其主要目的是能够为项目提供有价值的参考、凭证或者依据。下面将对交通工程档案日常管理存在的问题进行具体分析。

1　交通工程项目档案管理存在的问题

（1）档案资料真实性缺失

在交通工程建设过程中，很多参与建设的施工单位对实体建设较为注重，却对工程档案资料形成与编制缺少关注度，错误的认为工程档案资料只要形式上过得去就行，只为了应付工程检查，临时编制的记录或者资料。施工单位内部有一群专门的档案编制人员，这些人员对工程施工流程与现场缺少了解，编写出来的档案资料缺少根据，常与现实脱节。比如，在测量数据资料收集时不能确保收集到准确数据、编写过于流程化，开工报告附件，土方填筑资料常出现错填或者漏填等问题［1］。

（2）工程档案与工程建设不同步

在完成分项工程以后，现场签证和原始记录不能与工程同步进行。在进行归档过程中，主要考虑档案形成过程，侧重于归档工作的开展。例如，在对灌注桩施工进行记录时，在桩基阶段不能及时将原始记录填到表中，而是将其记在个人记事本上，然后再进行表格的统一整理；没有及时对测量放样、试验检测资料数据进行填写，而是事后补充，很可能造成归档效率的降低。

（3）工程技术档案归档与档案管理规定不一致

在档案立卷归档时，鉴于工程技术档案与档案管理相关规定不一致，不同的人对档案的理解不同，也可能出于习惯，在分类档案、归档时会出现较大差异。比如，在对一座桥梁进行立卷过程中，有的工作人员会采用纵向归档，每个桥墩作为一个归档单位，其中的立柱+盖梁+承台+基础等资料，作为每个分项，而采用横向归档法则是以所有桥墩中的立柱为一个单位，盖梁又为另一个单位，以此类推［2］。

2　出现上述问题的原因

（1）档案管理意识薄弱

在交通工程项目刚开始时，项目管理部就制定了相关法律法规，比如，《竣工档案编制实施细则》或者《项目档案管理办法》等。但依然有技术人员或档案管理人员缺乏基本的技术素养，未能进行专业培训，对交通法规缺少足够的认识，不能对项目档案进行系统性、完整性的规划与设计，与档案资料编制目标存在较大差距。

（2）没有严格执行工程建设程序

项目刚开始建设时，要先制定管理法规，依据专业法律法规制定奖惩措施，这样才能使档案管理更为规范，真正将档案管理落实到位。但是，很多时候为了赶进度忽视档案管理，无形中也增加了后期档案管理难度。

（3）部门间的规定不统一

工程技术部门有一套对技术档案的管理办法，而档案管理部门又有一套管理办法，二者不尽一致，各有说法，也是造成档案整理返工的另一个原因。

3　解决对策

为了使档案管理能够全面、系统、及时的进行，编写出符合实际的文件资料，使管理水平提高可以采取本项目建设统一的方式，将合同管理纳入其中，按照“谁形成谁负责”的管理原则，是谁的责任就由谁来负责，杜绝出现责任相互推诿的情况。各单位资料质量负责人要对档案人员的工作进行检查督促，负责对档案编制的指导与动态监督［3］。

（1）建立档案管理责任制

交通工程建设初期要构建出由业主、监理单位以及施工单位共同负责的档案管理责任制，并要委托咨询部门成立起文档编制项目部，其作用是对档案编制进行指导。还要有专门的档案室，设置人员负责日常管理工作，确立下来的制度要严格落实，参与建设的部门也要参与档案编制与管理。档案员要提高业务能力，增强档案管理能力，养成基本的档案管理素养，构建临时文件管理制度，做好文件收集、编制、整理、立卷归档等各个环节的工作。例如以我省莆永高速公路为例，档案管理组织结构流程可参考下图1：

图1　直接参谋型网络图管理组织结构

（2）及时建档立卷，使项目档案与施工同步

档案编制部门要按照审批的程序进行分项列表、整理，将各卷的桩号标注上，将预立案卷的目录形成，档案管理员要对项目改进有所了解，每完成一个项目环节以后，就要及时做好数据、资料的收集和这些资料的分类与归档。立卷归档，始终坚持“随时收集随时归档”的原则，这样才能确保档案的真实性与完整性，在工作交接上也就更加顺畅［4］。建设单位、监理单位在工程交工验收前，要对档案资料进行会审，在审核了全部档案材料以后才能正式签发交工证书。

（3）加强档案编制的检查管理力度

在项目开展的不同阶段可实施动态管理，定期或不定期对全部的原始资料进行检查，对档案资料的整理情况、电子文件的编制情况进行整理，编制竣工文件。收集的文件要原始，资料要具备真实性、准确性和规范性。

可以将项目档案管理纳入到项目管理条例中，因为档案编制的数量与移交数量要保持一致，将更加有利于工程质量的维护，减少出现档案移交过程中出现的拖延情况。完成了工程交接以后就能够与参与建设的单位一起进行档案汇编工作，使档案得以进一步完善。

（4）做好档案网络管理系统的建设与使用

随着信息化的发展与进步，应用在交通工程中的信息技术也在逐渐增多，使工程档案管理的效率有了极大提高，从而节省了人力、物力和财力。国内某工程建设单位就使用了某公司研发的HDS公路工程竣工文档管理系统，在这一系统下对档案进行集中管理与分类处理，按照交通部下发的《交通工程竣工文件归档管理办法》中的相关内容，开设了7个模块进行档案的动态收集，同时，系统能够按照质量要求，对电子档案记录进行筛查，并对档案的真实性进行审核，真正实现了纸张档案资料与电子文件的同步管理。由此，在未来的交通工程档案日常管理中可以多应用信息技术，开展信息化管理［5］。

（5）重视人员培训，增强日常工作上的交流

在竣工文件收集与管理上离不开专业人员的支持，缺少相关人员对工作的支持将使档案管理工作陷入瘫痪，由此，不仅要保证档案管理员的数量，更要不断提升这些管理员的业务素养，定期组织培训与学习，可以选派专业人员到优秀的单位学习、观摩，各级领导要鼓励其进行创新与技术研究，不断转变过去传统的档案管理模式，体现自身价值。

4　结语

随着现代化生产技术的进步与发展，对交通工程档案编制管理工作也提出了更高的要求，为了使档案信息更加广泛、准确，满足工程需要，就要依靠现代化的信息网络系统进行编制与管理。工程档案管理是工程建设中必不可少的工作，也是一项长久工作，工程档案管理人员必须承担起档案管理的责任，将档案管理与实际工作联系起来，不断提高工程档案质量，使档案价值得以落实和提高，为交通工程建设提供依据和服务。

［1］刘宇.浅析建筑工程档案管理工作的重要性和日常管理［J］.中国科技财富，2010（24）：191.

［2］王丽涛，薄雪萍.精心谋划认真实施做好档案升级工作——岗南水库档案升级工作点滴谈［J］.河北水利，2011（6）：44.

［3］赵晓辉.建筑工程中加强工程档案管理以及对其监控措施的探讨［J］.建筑工程技术与设计，2015（6）：1116-1116.

［4］王静.论述工程档案管理对促进建设工程质量的作用［J］.科技致富向导，2014（17）：136-136.

［5］贺远程.工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究［J］.中外建筑，2010（11）：125-126.

［6］王晓辉，祝玫年.水电厂企业档案分类表在拉西瓦水电站工程档案管理中的应用［J］.水力发电，2011（11）：8-9.