得力公司“轻资产”模式财务共享服务中心建设

周建伟

【摘 要】 财务共享服务中心（Financial Shared Service Center）是近年来发展并流行起来的财务管理模式，优势在于其规模效应下的成本降低、财务管理水平及效率提高和企业核心竞争力提升。常规模式的财务共享服务中心建设，在信息系统、数据管理方面需要较高的前期投入，不利于在中、小型集团公司普及。文章以得力公司财务共享服务中心建设为案例，详细阐述了“轻资产”模式的共享中心组织结构设计、软硬件配置、业务流程梳理、流程运作及人才培养；阐述跨区域财务核算过程中，通过强化“业务财务责任制”、设计合理的财务权限和单据传递流程，保证核算效率、控制内控风险。得力公司实践结果表明，“轻资产”模式适合中小型集团公司 “低投入、高成效”为原则的财务共享服务建设。

【关键词】 得力公司； 财务共享服务中心； 轻资产； 低投入； 高成效

【中图分类号】 F234.3 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2016）20-0039-03

一、引言

财务共享服务中心突破传统公司法人框架约束和地理空间的限制，将不同地区、不同法人和实体的会计业务，集中到一个地点进行记账和报告。集中产生规模效应，一方面提升效率，节约成本，另一方面使不同实体之间会计核算和报告统一规范。目前，众多《财富》500强公司都已引入、建立“共享服务”运作模式。在国内，像中兴、海尔、华为等知名公司均较早成立了财务共享服务中心。“财务共享服务”能有效解决大型集团公司财务职能建设中的重复投入和效率低下的弊端，因此受到大中型集团公司、跨国公司的青睐。

成立财务共享服务中心，需要财务结构调整、流程再造、软硬件投入，不仅初期投入成本大，而且公司高层需要有变革的决心。这使得“财务共享服务”贴上“高大上”标签，不够“亲民”，很多有条件实行“财务共享服务”的中、小型集团公司望而却步。其实“财务共享服务”不仅带来成本节约，更关键的是会带来财务管理思维的改变，以及管理水平上的提升。得力集团以“小投入、高效能”为原则，建立了“轻资产”模式的财务共享服务中心，为中小型集团公司实现“财务共享”提供了有价值的可借鉴实例。

二、“重资产”模式财务共享服务中心

财务共享中心统一核算政策、会计报告，需要将母公司与各分（子）公司之间运行在同一ERP平台之上。共享中心集中核算、集中支付，需保证时效性和满足内部控制的需要，跨区域单据传递需要办公自动化平台和电子影像系统支持。因此，成立财务共享中心前期需要较大的软、硬件投资。成立之后，电子影像系统需要大量的存储空间，用于存储巨量的电子档案资料，后期运行成本也较高。因其成本较高，可以将其定义为“重资产”模式的财务共享服务中心（财务共享服务中心基本核算及资源配置见图1）。

国内早期建立财务共享服务中心的公司，多是全球化大型集团公司，众多分（子）公司、办事机构分布在全球各地。效率提升、成本节约及对管理水平的升级，是大型集团公司首要目标。成立共享服务中心，规模越大，规模效应越能显现，因此，前期的软、硬件投资及后续运营成本，相对于其原分散型财务模式下的成本支出，是具有成本优势的。但对于中小型集团公司而言，初始投资和运营成本，是其须重点考虑的因素之一，因此，传统“重资产”模式的财务共享服务中心显然不太适合。

三、得力集团“轻资产”模式财务共享服务中心

（一）得力集团简介

得力集团（以下简称“得力”）创建于1988年，从事办公用品的研发、生产、销售，经过二十余年高速发展，得力已成长为国内办公用品行业龙头企业。目前，得力在国内拥有50余家销售子公司和10余家生产型子公司。近年来，得力大力推行海外战略，在东南亚、中东、欧美等相继成立海外子公司。新业态模式的转变以及组织结构的裂变，对传统财务管理模式带来前所未有的冲击和挑战。围绕着“管理会计转变、提升效率、节约成本”三个核心理念，得力财务中心于2013年进行“轻资产”模式财务共享服务建设。“轻资产”模式最大特点是前期投入及后续的运营成本低，但同时又能保证财务共享服务中心的基本职能。

（二）财务中心架构调整

财务共享服务中心的基本职能是集中核算、集中支付、集中出具标准报告，即将财务与经营决策无关的工作集中到共享中心处理，将更多的财务人员从繁杂的核算事务中解放出来，参与到经营中去，为公司业务部门的经营管理和高层领导的战略决策提供高质量的财务决策支持。因此，成立财务共享服务中心首先要对现有的财务中心架构进行重新设计和调整。得力财务中心依据核心职能不同分为三大模块，分别是战略财务、业务财务、核算财务（详见图2得力财务中心组织结构图）。

战略财务职责是投融资、并购、税务筹划等集团高度集中的工作事项。业务财务即业务合作伙伴，肩负服务和监督双重职责，一方面与企业经营业务紧密结合，为管理者提供业绩分析、内部管控、经营决策支持；另一方面代表集团对业务单位进行监督。业务财务工作分布各业务单位中，是传统会计向管理会计的转型。由核算财务组成的财务共享服务部，集中了集团内所有子公司的核算、支付、会计报告等业务。组织结构调整后，得力共享服务部人数仅占财务中心总人数的15%。

（三）财务共享服务中心工作职能分配

在对共享中心具体工作职能分配时，总体原则是重复类的核算工作、与经营决策关联度低的工作分配给共享中心。得力在结合自身业务特点和管理需求的基础上，将应收核算、应付核算、费用结算、资金支付、总账业务、对外报表、税务申报七个业务模块分配给共享中心。例如客户信用管理，由于得力采取集团制定信用框架，各销售子公司在信用框架内享有较大自主权模式，因此，将管理权限分配给各业务财务，未纳入共享服务范畴。同样，像成本核算，需要成本核算人员密切贴近业务，不同生产线的成本核算也比较复杂，不适宜共享，因此也没有将其纳入到共享中心。

（四）得力财务共享服务中心建设的信息系统支持

财务共享服务中心运作需要依托一个有效的信息系统平台，通过信息平台将跨地理区域的众多子公司整合到一个封闭的管理环境中。

根据财务共享服务中心与各信息系统的依赖度，可以将信息系统分为两个层级。第一层级是基础信息系统，包括ERP系统和办公自动化系统（以下简称OA系统），这是组建共享信息平台的骨骼和脉络，不可或缺。此处的ERP系统不能理解成一个简单的财务系统，准确地说，它是一个将企业的采购、生产、仓储、销售、财务融合为一体的业务应用系统。财务共享服务中心的系统应用是一个多系统的协同，ERP系统以其自身在数据库上的优势成为这个系统协同平台的整合基础[1]。

第二层级是提升效率、增强内控或支持决策类信息系统，如银企直联系统、商务智能软件、预算控制系统、影像处理系统等，这一层级系统可以根据企业自身管理需求进行选配。

得力“轻资产”模式就是在满足共享服务中心正常运作，并且在不影响其效率和内部控制的前提下，搭建了“实用简式”的信息平台。得力财务共享服务中心建立的第一阶段，搭建了ERP平台和OA系统，经过一年多的有效运行，进行陆续的优化，先后对接了银企直联系统和商务智能系统。而影像处理系统，因其投入大，运维成本高，则未配置，而是通过设计有效的流程进行替代。

（五）制度标准化及业务流程梳理

子公司众多的集团企业，如果财务相关制度标准不统一，会对集中核算带来困难。比如，各子公司费用报销标准、审核权限不一致，成立财务共享服务中心后，就需要对同一类业务搭建不同标准的流程，这将会使后续工作繁杂化。因此，集团内财务相关制度标准统一很重要。得力在应收结算、应付结算、费用结算、支付、总账、财务报表方面进行了规范统一，这为后续的各项OA流程搭建奠定了基础。如图3所示，得力OA平台贯穿应收、应付、费用、支付业务，这些业务是财务共享服务中心基础工作，需要根据业务特性，逐一梳理流程，并搭建到OA平台上。需要注意的是，制定业务流程并搭建到OA平台，梳理财务权限非常重要。财务权限是从制度中提炼和升华，并结合具体业务制定，是业务流程固化到OA平台的大纲。得力结合自身业务特点，梳理出7类业务权限（详见表1：得力财务权限分类表；表2：本部财务管理关键业务审批一览表（部分））。

流程优化是个持续改进的过程。这种持续改进需要来自一线业务人员的发起和专业流程管理人员的推动。业务人员处于生产一线，是流程的直接应用者，对流程的优劣有着最深刻的体会，最能发现优化流程的契机。但是，业务人员常常缺少综合优化流程的能力和动力。因此，当流程优化的需求提出后，需要专业的流程管理人员介入，负责推动流程优化需求的落地[1]。得力财务共享中心各小组负责人组成“流程优化专家小组”，负责搜集、评估、转化优化需求。值得注意是，“流程优化专家小组”在财务共享中心成立的初期阶段起到了至关重要的作用。

（六）财务共享下的单据流转及内部控制要点

传统财务核算对单据流转非常重视，从业务发起一直到财务结算支付归档，实物单据流转贯穿业务流始末，可以说“见单审核”“见单支付”“见单入账”观念根深蒂固。共享中心通过OA系统实现业务审核流，同时利用“影像信息系统”将原始单据进行扫描，各节点对扫描的电子图片进行校验审核。而原件采取各子公司单独归档保管或定期快递至共享中心统一归档保管两种模式。如前所述，得力“轻资产”模式下的共享中心省略了“影像信息系统”，业务端在OA信息系统发起流程，同时将原始单据交给业务财务，业务财务依据原始单据在OA中进行审核。在后续的审核、结算、支付、账务处理环节中，原始单据不再随OA审批流同步流转，而是由各业务财务统一整理、保管，并在月末统一快递至共享中心归档。

“单据与审核”分离模式下，需要辅以其他措施保证内部风险控制在可控范围之内。首先是业务财务责任制。业务财务是第一线的财务人员，将代表财务中心监督审核业务的真实性、准确性、合理性，业务财务的作用至关重要。因此，业务财务的审核质量是其绩效考核的重要维度之一，同时明确审核纰漏的第一责任人是业务财务。其次，发挥共享中心的复核作用。共享中心对月末归档的单据进行抽核，抽检比例高低取决于业务风险类型和以前发现的审核纰漏。例如抽检过程中如发现某业务发起人的业务有差错，则将其列入“黄名单”，即在半年之内，对其发起的所有流程进行复核；如差错性质是恶意的或有舞弊行为，则列入“黑名单”，移交内控部门。

（七）人员结构及人才培养

以财务会计为主的会计工作有70%的时间花在财务核算及报表处理上，20%的时间花在控制上，10%的时间花在决策支持上。而在以管理会计为主的实务工作中，企业会计仅花10%的时间进行账务核算及报表处理，30%的时间花在流程的重整和控制上，60%的时间花在决策支持上[2]。得力成立财务共享服务中心仅保留原财务中心15%的人员，而85%的财务人员转型为管理会计。财务共享服务中心是“数据加工厂”，共享中心员工成了数据加工流水线上的“操作工”，单一的工作使员工缺乏热情，离职率一度上升。得力的应对措施是，一方面将财务共享中心作为人才的培育基地，应届学生通过1—2年的共享中心工作，再输送到其他财务部门。另一方面，对一些非关键岗位，适当降低招聘标准。这些简单措施有效地提高了财务共享服务中心员工的稳定性。

得力“轻资产”模式的财务共享服务中心运行近3年，在工作效率、成本节约、业务规范化等方面优势明显，为中小型集团公司建立“低成本”的财务共享服务中心提供了有意义的实践案例。

【参考文献】

[1] 陈虎，董皓.财务共享服务[M].北京：中国财政经济出版社，2008.

[2] 许金叶，陈丹仪.管理会计的理论体系与实务内容：会计转型的方向[J].财务与会计，2014（6）：45-47.