新时期疾控机构档案现代化管理

朱海龙

作为疾病防控的重要组成部分，疾控机构基本档案资料从时间的维度反映了疾控工作综合情况，特别是进入“互联网+时代”，对疾控档案现代化管理的要求更加迫切。掌握新时期疾控机构档案现代化管理的基本情况，对疾控机构档案管理问题进行分析，探索适合新时期疾控机构档案现代化管理的对策，有利于促进疾病防控事业持续稳定发展。

伴随社会经济的持续发展，疾控机构档案管理现代化已是发展趋势，档案管理传统模式未能与时代发展要求相匹配，制约了档案事业的快速发展。作为我国公共卫生的重要组成部分，疾控机构档案真正实现管理现代化，将有效促进疾病防控事业发展。

疾控机构档案管理现状

疾控机构档案主要有机构基础资料、重要工作材料、主要会议记录、业务工作数据等内容，疾控机构档案管理水平会对疾病预防控制能力产生影响。长期以来，受制于社会经济发展以及事业单位固有特点的影响，我国疾控机构档案管理未能及时跟上时代前进的步伐，主要表现为档案基础设施较为落后，档案意识薄弱，档案纸质化状态较普遍，档案管理缺乏专业人员，档案管理机制不健全，档案工作与业务活动结合性不足等方面。

档案基础设施建设落后。疾控机构档案基础设施建设的落后已经影响公共卫生服务能力的提升。当前疾控机构档案基础设施的落后主要有以下几个方面：一是档案室内部基础配套较差，内部布局设置不合理，有些档案室建设格局仍停留在计划经济时代，结构不尽合理；二是档案资源种类、数量较少，档案安全基础薄弱；三是档案信息化建设跟不上，查找文件或者历史资料大多是人工翻找，耗费时间较多。总体讲，档案基础设施的落后有诸多原因，其中档案资源、安全体系等还不够完善，其根源在于档案的资源体系、利用系统、安全体系尚不健全，未能跟上业务工作发展。

疾控机构工作人员档案意识薄弱。疾控机构档案资料的管理是一个系统的、连贯的过程，这需要办公室、人事、后勤等保障部门的配合，也需要传染病防制、慢性病防制、免疫规划等具体业务部门的大力支持。可以说，疾控机构档案管理离不开任何一个科室、部门的支持与协作，每一位工作人员均可以是疾控档案资料的参与者与管理者。一方面，尊重事实，客观完整是疾控机构档案人员基本档案意识，保存好每一份档案材料，经得起时间考验。特别是重大传染病防控时期的相关档案资料，不仅是对特殊时期最好记录，更是将来防控重大疾病值得借鉴的宝贵经验。另一方面，档案知识更新学习意识不足也是制约疾控机构档案发展的重要因素。尤其是疾控机构专业性强，新发传染病疫情变化复杂，对档案资料的要求更高，档案管理人员学习意识尤为关键。

疾控机构档案管理缺乏专业人员。一方面，当前我国部分疾控机构的档案从业人员并不是科班出身，具有专业知识、技能的工作人员较少，缺乏专职管理档案的从业人员，档案管理专业程度并不高。另一方面，部分疾控机构的档案管理人员年龄结构不合理，多是年龄较大者从事此项工作，接受前沿档案管理知识和技能培训的能力不足，而年轻人从事档案管理的意愿不够强烈，年龄结构老化现象较为突出，档案室成为“养老院”。

档案服务疾病预防控制的功能不足。因疾控机构专业性和独特性，以防病为核心形成的各种资料普遍具有较高的指导和借鉴价值。疾控机构新工作的开展离不开对过去档案的梳理和学习，档案服务防病工作的功能会得到彰显。当今社会，公众对自身健康日益重视，疾病防控形势更加严峻，我国疾控机构档案服务能力建设未能满足以上形势的需求，已有疾病防控档案资料只是简单堆放，未能及时进行凝练和总结，对于疾病防控的贡献不够突出，特别是信息化建设滞后也影响论了档案服务功能的发挥。

多措并举，提升疾控机构档案管理水平

加强疾控机构档案信息化建设。一是结合单位业务工作开展情况，基于疾控机构的专业化需求，制定完善的信息化建设方案，提升档案办公设备自动化水平，建立基础疾控档案数据库，完善档案信息化管理软件系统，促其适应疾控机构档案管理工作的发展需要。加强疾控档案管理与电子信息化应用相结合，将疾病防控档案信息资料进行电子化存储，以便于档案专业人员在查阅资料的时候，只需借助引擎搜索就可将所用资料及时调取。

加强档案专业人才培养，提升疾控档案创新能力。一是疾控机构应当对本机构的档案人才队伍现状、当前存在的主要问题等进行摸底调查，从档案人员满足疾控事业发展的角度出发，制定本单位档案人才培养计划、具体实施方案等，做好疾控机构档案人才建设的顶层设计。二是逐步完善档案工作人员继续教育培训制度。落实档案从业人员继续教育考核机制，并将考核情况纳入登记，作为个人年度档案工作考评重要指标，倒逼疾控机构档案从业人员接受前沿理论知识、专业教育等基本档案管理知识与技术能力。

提升档案服务疾病防控的能力。档案管理的重要特点是档案的服务功能，服务疾病防控的新形势和公众对健康的迫切要求，加强疾控机构档案的服务能力势在必行。新时期条件下，满足不同病种、不同特点的多元化档案需求应是疾控机构档案工作的题中之义，这也离不开疾控机构档案服务功能的有效拓展。在日常工作中，可以将档案的历史记录功能与现实服务防病工作的功能无缝衔接，一方面可以服务于政府部门的公共卫生决策，便于政府决策部门作出科学合理、切实可行的防病战略；另一方面，通过档案记录的历史资料，积累防控疾病的经验，为社会公众健康服好务，切实满足公众日益增长的健康需求。

新时期，“互联网+”应用广泛，智能化、自动化速度加快，疾病防控形势日益严峻，疾控机构工作量逐步加大，疾控机构档案管理须跟上时代步伐，只有从信息化建设、档案日常管理制度、档案专业人才培养、档案服务疾控工作等方面共同发力，才能有效提升新时期疾控机构档案现代化管理水平。