借助信息化提升企业预算管控水平

李闻

摘要：全面预算管理在企业管理中的核心价值已经被普遍认同，但部分企业在预算管理信息化方面的重视程度仍相对较低。本文在分析企业缺乏信息系统支持引发的预算管理问题的基础上，论述了成功实施全面预算管理信息化的关键因素和成效，希望本文的研究能够为企业预算管理信息化改进提供有益的参考。

关键词：全面预算管理 信息化 预算管控

全面预算管理从企业整体战略出发，在战略逐层分解和业务计划基础上，形成了企业目标设置、预算编制、执行控制、预算分析、绩效考核的闭环管理体系。近年来在财政部、国资委等多部委的积极推动下，越来越多的企业已经引进了全面预算管理。随着企业外部环境复杂化、组织规模扩大、管理半径增长，在缺乏信息系统支持的情况下，预算信息时效性、预算编制的合理性、预算监控及分析的有效性等方面往往会暴露出缺陷，需要将预算管理和信息系统相结合，通过全面预算管理信息化来提升企业预算管控水平。

一、预算管理信息化程度低引发的主要问题

未实施预算管理系统的企业，一般将Office Excel作为预算管理工具，预算管理信息化程度较低。由于预算管理需要多部门参与、多层级反复沟通、动态调整，Excel作为一种办公数据处理软件，与专业预算管理软件相比，难以支撑企业管理决策的需求。

（一）预算编制效率低，数据管理分散

由于预算管理涉及企业的方方面面，因此报表数量众多，预算编制工作量大。在Excel环境下，由于预算信息分别存在不同的表单中，数据是相对割裂的，预算管理部门难以高效地汇总不同格式表单，无法自动实现预算目标分解等功能，加之预算编制的分层性，在人工控制预算编制过程的情况下，不同预算单元的编制进度不统一，容易引发信息不对称等问题，预算编制周期往往从上年第四季度延续到预算年度第一季度，各部门共同参与预算的效率较低。此外，在外部竞争快速变化的环境下，滚动预算是企业精细化管理的趋势，而Excel软件无法实现快速编制预算，难以支持季度或月度滚动预算的需求。

（二）预算实时控制成本高，缺乏预警机制

为了实现事前控制，需要在业务活动发生前进行严格审核，以确保业务活动严格按照预算执行。由于缺乏预算监控系统的支持，预算管理部门只能通过设置预算执行台账等方式进行人工审核。当企业达到一定规模、业务复杂性加大时，这种手工控制预算的成本将明显增大，不但增加预算管理部门的工作量，更严重影响业务审批效率。反之，不进行实时手工监控，就不能预先掌握重要事项的执行偏差，企业缺乏预警机制，预算控制变成了事后总结分析。

（三）预算分析费时费力，信息质量差

由于EXCEL无法和企业财务软件集成，因此预算分析只能依靠手工取数，预算分析人员陷入庞杂数据中，大量的精力耗费在数据整理，而不能留出足够时间与预算执行部门有效沟通，分析结论很可能停留在问题表象，预算分析质量较差。同时，由于数据整理工作费时费力，分析报告难以灵活满足企业不同管理维度需求，无法对动态预算执行情况进行分析，预算分析周期很容易被拉长，无法满足管理层获取分析报告的及时性要求。

二、全面预算管理信息化的关键因素

预算管理系统应基于企业自身管理需求，在预算周期设置、基础数据设置、系统权限管理等方面，支持相对灵活的预算方案定义，对预算编制、审批、调整、控制、分析全流程予以支持。

（一）预算编制信息化要求

全面预算管理涉及销售、采购、生产、运营方方面面，预算管理系统需要契合企业完整的业务逻辑，且能适应管理需求的不断变化，系统功能应具有可扩展性。为了解决预算组织协调难度大、数据汇总审核工作量大的问题，预算系统需要支持自动数据分发、汇总，对编制、审核、归口汇总调整、审批等设置系统时间节点，保障预算工作严肃性。在预算编制过程，企业各预算单元广泛参与，预算系统要具备完善的权限管理功能。此外，全面预算最终要体现在财务预算，应尽量减少公式、规则维护工作量，自动生成各类财务预算报表。

（二）预算控制信息化要求

预算管理系统应加强事前和事中控制的力度，实时动态监控预算执行情况，强化预算刚性约束。具体来说，预算管理系统将预算控制和日常审批流程相结合，在业务活动发生前的审批流程中，业务发起部门负责人、预算管理部门、分管领导等相关审批角色，可以从系统中直观查询到批准预算数、已执行金额、预算余额等信息，从而参照预算执行情况决定是否准予该项活动发生。为保证信息的及时性，预算管理系统可以与核算系统建立接口实现数据整合，通过仪表盘等功能，对预算执性失衡的预算项目进行预警提示。

（三）预算分析及决策支持的信息化要求

预算管理系统以企业价值分析和决策支持为最终目的，应建立维度足够丰富的数据模型，在不需要定义复杂报表、公式的前提下，支持不同维度组合的数据查询与分析。比如，销售收入数据可以从产品线、部门、区域、销售渠道、客户等多角度进行定义，在企业对销售收入的预算和实际发生数据进行对比分析时，企业可能会关注单一维度或组合维度的销售业绩，以及时判断是否进行销售政策调整。对于企业常用的考核指标、预算关键性指标，可以在系统中设置管理报表直接展示，以提高决策支持效力。

三、实施全面预算信息化管理的成效

（一）搭建协同工作平台，提高预算管理效率

通过全面预算管理信息化，可以切实发挥预算管理在战略实施、内部协调、内部控制和决策支持等方面的推动作用，企业在预算管理系统中设置统一预算方案，将销售计划、采购计划、研发计划、人力资源计划、投融资计划等整合在一个平台上，以统一的业务逻辑为基础进行年度预算、滚动预测，提升全面预算管理效率和效果。

（二）加强业务分析管控，提升预算管理决策支撑作用

借助信息化，预算管理部门得以将预算控制、经营分析、绩效考核有效结合，信息的准确性和时效性得到全面提升，管理层可以更直观清晰地掌控企业的运营状况，对内外部环境变化做出及时反应，在更充分的定量分析基础上挖掘潜在的利润增长点，保持企业的竞争优势。

参考文献：

[1]张长胜.全面预算管理[M].北京：北京大学出版社，2012

[2]陈龙章.全面预算管理信息化案例分析[M].北京：经济管理出版社，2012

[3]安东尼·A.阿特金森等著，王立彦等译.管理会计（第5版）[M].北京：清华大学出版社，2009，