国际工程总承包项目文件的控制管理工作分析

摘 要：文件控制管理在国际工程总承包项目管理中发挥着非常重要的作用，通过文件控制管理来实现整个项目中不同工程参与方和不同部门之间的信息交流，主要用于不同部门的信息传递和接收等。而在国际工程总承包项目中，做好各方的交流沟通工作是整个项目管理中非常重要的一个步骤，只要做好文件控制管理工作才能促进不同部门和参与方的交流沟通。本文就国际工程总承包项目文件的控制管理进行分析。

关键词：国际工程；总承包项目文件；控制管理

随着我国改革开放的不断深入以及科技的不断发展，我国的国际工程项目数量在不断增加，主要以技术输出为主。在国际工程总承包项目中，国际工程具有自身独特的特性，因此对于项目工程的文件管理也不能采用传统的文件管理方式进行管理，而是应该不断对文件管理的体制和方法进行创新，才能更好的实现不同部门和参与方的交流沟通，以适应企业在国际化竞争中的需求。

1 国际工程总承包项目文件资料的特点和范围

1.1 国际工程总承包项目文件资料的特点

为了对国际工程总承包项目文件资料进行更高效地管理，首先就要了解总承办文件资料的特点，才能根据其特点进行针对性管理，从而大大提高文件管理的有效性，真正促进整个项目中不同参与方和部门之间的沟通交流。国际工程总承包项目文件资料的来源非常广，形成的方式也多种多样。在国际工程总承包项目中，涉及到的业主可能来源于不同的国家，此外，还包括合作伙伴、分包商、供应商以及监理等，这些参与方可能来自不同的国家，不同参与方之间需要进行文件的沟通，例如国内外的分包商之间需要往来各种文件，承包单位和业主之间也需要进行沟通交流。在项目实施过程中，各方之间存在着业务的往来，并且会形成项目经理内部之间以及项目经理部公司职能部门之间的业务往来。国际工程总承包项目文件使用的语言主要为英语，无论是在合同文件、招投标文件还是国外分包商之间的信息沟通，都是使用英语，所有文件的英文版才具有最终的法律效应。

1.2 国际工程总承包项目文件资料的范围

国际工程总承包项目主要包括工程的采办、设计和施工试运等环节，对于总承包项目的管理主要包括对人力资源流程管理、材料设备流程管理和文件信息流程管理，其中文件信息流程管理占据非常重要的地位，主要包括整个项目中所有文件资料的管理，例如合同签订到整个工程验收过程中的各种表格、数据和图纸等，在工程的质量控制、进度控制、成本控制以及材料控制等各方面都广泛运用。并且要保证文件资料的真实性。做好总承包项目的文件资源管理主要就是要对各种资料文件进行合理分类和系统管理，使文件资料能够真实的将整个工程项目的实施真实情况反映出来。国际工程总承包项目文件资料的范围非常广，包括整个项目实施过程中涉及到的方方面面的资料，例如项目的投标、工程设计、勘探以及施工安装和竣工验收等，在这个过程中形成的各种不同形式的文件的总和。

2 国际工程总承包项目文件的控制管理

对于国际工程总承包项目，主要是通过文控人员对各种文件进行管理，但是各种文件并不是唯一的管理对象，而是需要对整个项目的管理模式下的所有文件工作进行管理。 对于工作质量和项目管理能力的证明，主要是通过文件以及文件工作的可追溯性来实现的。因此，对于国际工程总承包项目文件的管理，一定要保证文件管理的全面性，也就是对于整个项目实施过程中涵盖的文件都需要进行高效管理。因此需要做好几下几个方面的管理。

2.1首先对于合同商务类的文件，合同商务类的文件具有重要的地位，主要包括不同参与方之间签订的各种合同，包括合作合同、材料采购合同、分包合同、总包合同、业主招标文件、招投标文件、保险合同、劳动合同、项目目标责任书、机械采购合同等，基本所有的文件都需要为总包人员提供查阅。合同商务类文件具有较高的保密性，因此对于非总包主要岗位的人员，需要借阅文件时，文控人员需要请示领导批准才能借阅，并且要做好借阅记录。

2.2供货商：供货商文件主要包括各种产品的使用说明书、规格说明书、机械设备的检验检测说明、供货商的资质、各种获取的试验报告、分析报告、设备图纸、成品检验报告、探伤检测报告以及备品备件的清单等。对于供货商的文件，包含的种类非常多，数量上也非常繁多，因此文控人员需要对各种供货商的文件资料做好归类和记录，保证所有的文件缺一不可。

2.3项目管理类文件：项目管理类文件主要包括项目实施过程中涉及到的各种管理文件，涉及到的范围非常广，包括不同职能部门以及人员的管理文件，主要包括项目组织机构、项目体系文件、绩效考核办法、人员分工、岗位职责的描述、安全管理制度、后勤管理制度以及奖金发送制度等，涉及到整个项目管理中的方方面面。在国际工程总承包项目管理中，管理类的文件很少发生变更，因此一定制定了管理文件，不同部门的人员都需要严格执行。对于项目管理类的文件，文控人员需要做好电子版管理制度和纸质版管理制度的存档和复印，并将其发送到相关的部门，让相关的部门都能够熟悉项目管理文件，并严格执行。

2.4技术类文件：技术类文件也是国际工程总承包项目文件中的一类重要文件，主要包括项目的施工图纸、特种作业的作业方案以及施工组织方案和设计变更等。在国际工程总承包工作开展中，技术类文件是基础，因此在实际的施工项目环节中要严格按照技术类的文件进行施工。和项目管理文件相比，技术类文件的比较容易变更，在工程的进程中，需要不断完善，因此如果技术文件进行变更，文控人员要及时将旧版的文件換成新版的文件，并将以往的文件作废处理。对于技术类文件，如果发生变更，最重要的就是要将最新板的技术文件通知到各个部门，为了避免人员使用旧版的技术文件，文控人员需要将旧版的文件及时回收，通知各方在施工环节中使用最新的技术文件版本。

2.5沟通文件：沟通类文件主要包括备忘录、会议纪要以及函件等，沟通类文件在不同参与方和部门之间建立良好的信任氛围发挥着非常重要的作用。沟通文件也是正式文件，因此文控人员需要对所有的沟通文件进行统一的编码。在发出文件之前，需要检测各种文件是否齐全，文件发出之后还需要对于各种发出的文件进行及时存档，同时跟踪文件的流转状态。

3 结语

在实际的文件管理工作中，需要管理的文件类型主要包括合同商务类文件、供货商文件、项目管理类文件、技术类文件以及各种会议纪要、函件和备忘录等沟通文件，这5类文件是项目管理过程中涉及到的主要文件资料，需要文控人员进行管理，并且对于不同类型的文件在管理上存在着一定的差异性，应该根据具体的文件特点进行针对性管理。

参考文献

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作者简介

张明辉，本科，中国五环工程有限公司。