构建动车库内保洁管理信息系统的思考

陶琪超 上海铁路局上海华铁旅客服务有限公司

构建动车库内保洁管理信息系统的思考

陶琪超 上海铁路局上海华铁旅客服务有限公司

我国高铁行业快速发展，在树立动车组列车安全、便捷、舒适、优质的品牌形象同时，对动车保洁工作提出了更高标准和更严要求。构建一个相互关联的动车库内保洁管理系统，能促进跨部门业务协同作业，提高保洁作业“过去可追溯，当前能控制，未来可预判”能力，为动车库内保洁辅助提供决策支持，提高库内保洁“精细管理、精准服务”水平。

构建；库内保洁；信息系统

1　构建动车库内保洁管理信息系统的必要性

随着中国高铁的迅猛发展，高铁已经成为了中国的一张名片。中国高铁的“高大上”不仅体现在速度上，更加体现在舒适的环境，温馨的服务上。因此保持车厢内部干净整洁至关重要，而动车库内保洁又是车内保洁质量的关键，但是从目前来说，动车库内保洁工作主要存在以下几个瓶颈问题：

1.1内部资源共享缺失

动车库内保洁作业计划是严格按照动车出入所计划、股道计划、上线计划来编排的。这些计划是由铁路相关部门编制并指导实施，由《动车组管理信息系统》来支撑。出于安全、保密等因素考虑，保洁机构（局属或外包）暂时无法直接从信息系统的平台获取，目前只能依靠指定的人员通过邮件或面对面沟通的方式取得。每日两次（日班、夜班）的动车进库计划，也在一定程度上拉长了沟通的时间。临时变更计划只能依靠电话沟通，获取重要信息的方式对保洁作业计划的安排和实施带来了较多的不便。

1.2依靠手动排班，缺乏系统性

保洁管理人员在获取了库内作业计划、调车计划和动车上线计划后需要进行全方位多层级的排班计划。首先要区分“本局、外局”和“配属、非配属”的车底，安排不同层次的保洁计划。还要将保洁车底分配到班组，并安排深度保洁、重点保洁、广告头片、座位方向、上车备品等作业项计划。这些计划在确保同库内作业时间和作业次序相吻合时，还须均衡分配各班组的作业量（一般情况下每库设4班组，每班组6人）。特别是在安排深度保洁项目时，需查阅前次保洁记录以安排下次计划。这种动态计划目前无系统支持，全靠纸质文本，使得保洁管理上受到一定限制。

1.3各项考评相对独立，统计分析难度大

目前，员工的考勤管理、工作量管理、保洁质量管理自成体系，各项数据无法有效衔接，数据的关联体现不足。特别是保洁质量的管理，分不同的层级进行考核，如班组长全覆盖的检查、值班员每日的抽查、各管理层不定期的抽检。在验收项目和标准上又各有侧重，各自体现。在进行月度、季度和年度的考评汇总时，大量数据重复出现，更增加了分析的难度。

1.4物料、设备管理体系未纳入保洁管理系统，造成成本核算困难

物料管理所包括的耗材、工具、机具等和设备管理所包含的运行、维护、检修、设备档案等，目前一般为纸质台帐或Excel台帐管理方式，自成系统，分开管理。这样，很难在保洁的同时看到物料和设备的使用情况、库存情况等。物料和设备的管理与保洁工作无法直观的显示关联，给成本核算带来困难，同时也无法精准安排采购计划。

2　构建动车库内保洁管理信息系统的需求分析

2.1系统建设的原则性

（1）全面性与完整性。动车库内保洁管理信息系统建立的基础是数据信息，只有较为全面和完整的信息才能给执行者提供依据。全面性主要侧重于信息的横向指标体系，诸如前文调到的计划信息、人员信息、设备信息等；完整性主要侧重于信息的纵向指标体系，诸如人员信息中姓名、考勤、培训等。

（2）实用性与稳定性。动车库内保洁管理信息系统的建立，将取代纸质和手工文本的操作，对于不同层级的使用者来说必须具有实用性。在操作习惯上、使用界面上、使用流程上应多方考虑，做到易使用、易维护。同时从满足系统的各项功能要求来看，也应该多关注各项功能的整合和总体性能的发挥。这也对软件开发工具和数据库提出了要求，必须是成熟稳定且经得住验证的，只有这样也才能确保系统平台的可靠性。

（3）灵活性与可扩展性。整个系统的设计在实现基本功能的基础上，也能考虑单个模块，诸如物料管理、人员管理、车辆管理等独立使用，既相互关联又能独立统计。灵活性也体现在系统开发完成后，如遇到在用户提出新的需求，能方便地增加相应的功能或模块，同样如遇实际处理业务量的增加和系统升级，须有预留接口并能充分考虑系统的可扩充性和前后兼容的一致性，及与其他相关业务的兼容性，以保证整个系统的不断发展。

（4）可操作性与安全性。整个系统是分层级进行使用和管理的，使用者并非都是计算机专业人员，因此，系统的设计应适当倾向于日常办公运作的要求。同时用户进入系统时，应先经过严格的身份验证，根据其权限和级别使用系统相对应的功能和数据，以防信息泄密和对保密信息的非法侵入。

2.2系统建设的目标

（1）资源整合。资源整合是企业管理中实施内部控制的体现，而内部控制又是一个较为有效的管理手段。各铁路局自身首先是一个协作的系统，在各项条件和要求都符合时进行内部控制，结合通信技术和网络技术，在组织内部建立起有效信息交流沟通系统。畅通的信息流转渠道的形成，能确保工作协作的正常运转，也使不同层级的人员之间能掌握自己与他人、与总体的动态联系，从而推动组织的发展。

（2）以人为本。在企业内部通过优化岗位设置，明确岗位分工和岗位职责，并制定较为可行的绩效考评方案，形成竞争机制。从而引导员工加强自律意识，开发个人技能，增强集体协作，促进企业发展。

（3）成本控制。企业建立一种新的管理系统，须在材料成本、材料耗用、劳动资源、劳动力耗费、费用开支等方面加强计算、调节和监督。同时不断地发现薄弱环节，挖掘内部潜力，寻找降低成本的途径。对各种影响成本的因素和条件采取一系列的预防和调节措施，实现成本管理目标。

2.3功能需求

功能需求是动车库内保洁管理系统的核心组成部分，既是内容又是目标，主要有以下几个方面：

（1）动车库内作业计划共享。库内作业计划是指导动车库内保洁工作的依据，是保洁工作实施的基础，没有库内计划就无法安排保洁工作的实施，后续的一切工作更是无从谈起。因此库内计划的调入是本系统至关重要的第一步。目前，库内计划一日分两次发布，其中任务总单、股道计划和上线计划与保洁工作相关联，包括库内临时调整和特殊任务安排，这些都必须在第一时间掌握，才能确保库内保洁工作的顺利进行。

（2）作业管理。作业管理是整个系统的核心。可分为三个方面：一是保洁作业计划，二是保洁作业流程，三是保洁作业验收和评估。保洁作业计划是严格按照库内计划来安排的，首先形成日班计划，既落实到车底与作业项目，在此基础上将作业任务分配到班组，并由班组将作业分配到个人，层层递进，最终将人与项目相匹配，并记录落实。保洁作业流程主要是明确保洁工作开始和结束的时间、洗涤备品的交接等，同时又与保洁操作规范相关联。保洁作业的验收和评估涉及不同层面，如工班长、值班员、各层级领导等，因此为了操作的可行性，有必要明确操作规范，同时制定相应验收人员的验收标准。以这三个方面为支撑，最终在保洁管理上形成作业工单、作业记录、验收记录、考评记录等信息的汇总。

（3）绩效管理。包含人员的基础信息和动态信息，诸如考勤、请销假管理、保洁成绩、技术培训等。这既是人力资源管理的基础，各项考评的依据，也是个人作业态度和能力分析的重要指标。

（4）物资管理。物资管理是企业进行成本控制不可或缺的一个环节。在动车库内保洁管理系统中主要涉及到三个方面：一是物料管理，包括对耗材、备品、机具（工具）实行收、发、存的信息管理；二是设备管理，包括设备运用维修、设备检修、设备台帐、设备资产管理等信息；三是能效管理，包括物料消耗率、设备故障率的计算和分析，这样才能最终计算出保洁服务与实际消耗的物资之比，为保洁成本核算提供重要依据。

（5）精准保洁。形成类似于“4S”店车辆保养维护模式的精准保洁模式，形成“一车一档”、“一人一档”、“一台一档”管理系统，系统不但能够根据以上基础信息自动形成相应的日常保洁、深度保洁作业建议，而且能够从外部传回库内的相关信息，如动车随车保洁、其他相关单位提供的信息或上级部门检查发现的问题，提示作业中的重点，从而实施精准保洁，提高保洁质量。

3　动车库内保洁管理信息系统的构建

3.1平台搭建与项目细化

以不同的运算方式搭建平台，最终使平台间相互关联，实现动车库内保洁管理目标。

（1）基于人员的平台搭建。这个平台的搭建在于区分不同的用户，并能规范其操作事项，主要侧重于过程管理，最终在平台上显现出分工明确、各司其职的状态。

（2）基于事项的平台搭建。主要是针对系统的管理对象，分车、人、物三类。人主要是针对绩效管理，与人员平台中有所区别。车、人、物侧重于流程的控制（管理事项及项目细化情况见图1）。

项目细化主要有两个方面，一是项目本身的深入和选项的优化，以选择项出现为主，尽可能减少人为的填写和具体数值的评估。二是要区分出必填项和选填项，各级信息录入人员，只有在完成必填项后才能进行提交，确保信息的完整性。

图1 管理事项及项目细化图

3.2操作规范和评估标准的制定

这是进行库内保洁信息管理系统建设的重要环节，是对保洁作业管理和人、物管理及成本控制的深化。对作业流程操作规范须细化到可评估的指标。评估指标的制定要实现各库标准的统一性，并能达到不同管理层的快速评估，这就需要细化评估方案，优化评估选项。

3.3系统模式的确立与APP的应用

系统一般采用B/S、C/S、APP三种模式。库内保洁核心业务基于现有的铁路综合网，移动功能搭建在因特网和移动网络上（Intranet/Mobile network），移动功能可以运行在3G/4G公共信道上，通过路局内外网安全平台进入内网；也可运行在内部WiFi网络上，利用动车运用所网路资源搭建内WiFi网路。

APP的应用是不可或缺的一环，它能精准的显示出作业的开始与结束时间，同时实现图片及时上传的要求。既是对作业本身的一种记录，同时对人员的管理也能起到很好的效果。

这套系统的建立优化了资源配置，能减少重复劳动，提高工作效率，还能作为考核评估的依据，在操作实践上对库内保洁工作提供指导，具有可实践性。它也能在一定程度上实现路局内部跨部门的协同作业，加强部门间的沟通与交流。对动车保洁工作管理将实现“历史可追溯，当前可控制，将来可预判”的效果。对保洁人员台账的建立又能促进分配的优化，调动员工工作的责任性和积极性。对物资台账的建立能实现精准分析，为成本控制打下良好的基础，最终促使动车库内保洁管理工作实现“精细管理”、“精准服务”。

责任编辑：王 华

来稿日期：2016-05-18