浅析新旧《会计档案管理办法》的变化

陈世安

由于我国高速发展的社会经济，信息技术在各个领域得到普及，对会计档案的内容范围进行重新规划，会计档案已不同的形式得以承载，还更新了其管理办法与利用方式，原《管理办法》逐渐淘汰，难以与现实需求相适应，和当前的档案管理要求也有相违背之处。针对此矛盾，财政部、国家档案局召集相关专家重新修订了原《管理办法》，在2014年12月、2015年5月两次向社会进行公开征求意见，于2016年1月1日开始正式实施修订后的《会计档案管理办法》。

一、修订出台新《会计档案管理办法》的意义

第一，对电子会计档案的法律效力给予高度认可。在大量发展互联网创新经济的基础上，我国出现了互联网新业态与模式。新《管理办法》对这一形式的档案给予了法律效力，电子化管理能有效应用于获取、报销、入账和保管电子会计凭证等各个环节，促进电子凭证的在线传递与线上应用，提供强有力的政策支持互联网创新经济的发展。

第二，推动绿色、低碳发展方式的普及。新《管理办法》对会计资料作出重新界定，其不仅可使用纸质会计凭证、账簿，还必须构建会计档案鉴定销毁制度，完善相关程序，进而为销毁工作的顺利开展奠定基础。通过这种方式，会计资料的整理、打印与传递的成本大大减少，能便捷地进行保存管理，减少资源浪费和能源消耗，是绿色环保生产方式的重要体现。

第三，有效推动国家治理能力现代化建设。电子会计资料最终是为了建立电子会计档案，新《管理办法》在会计档案范围中融如电子会计档案，有效利用电子会计数据，挖掘其内在价值，为政府决策与管理提供更具有现实意义且多元化的会计信息。

二、新旧《会计档案管理办法》的主要变化

第一，明确界定会计档案的范围，完善其定义。新办法对其进行以下全新定义：即为单位在开展会计核算等过程中接收或形成的，将单位经济业务事项记录和体现出来并有保存价值的图表、文字等各种形式的会计资料，其中有利用计算机等电子设备完成、传输与储存的电子会计档案。新办法进一步明确界定了会计档案的定义，其比旧办法的形式更为丰富，采用了文字、图表等多种纸质形式的资料，还利用了电存储介质的电子档案。

第二，重新增添了新的电子会计档案管理要求。新《管理办法》对会计档案范围进行规定，同时明确保管、移交和销毁等程序，具体有以下几点：一为在会计档案范围中纳入电子会计档案，利用计算机等电子设备形成、传递与储存的电子会计档案都属于会计档案。二为在符合要求时单位内部产生和外部接收的电子会计资料只能存储和归档为电子档案。三为在移交电子会计档案时，必须同时移交电子会计档案和元数据，结合国家档案管理有关规定确定合适的文件格式；特殊格式的电子会计档案应该和读取平台进行同步移交。四为应当由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构，共同做好电子会计档案销毁监督工作。

第三，健全会计档案的销毁流程。会计档案管理中，销毁档案工作占据重要地位，首先要有效进行鉴定工作，进而保证档案被合理销毁。原《管理办法》对该环节的详细流程作出了规定，只有通过单位负责人在清册上签署同意之后才能销毁会计档案，然而对鉴定工作及其相关负责人的责任未作规定，一般而言由单位负责人承担销毁的责任。在现实工作过程中，为防止产生风险，针对最低保管期限以上，同时满足销毁条件的，单位负责人通常也没有销毁这样的会计档案，这些会计档案丧失了保存价值然而却占据大量存储空间，严重浪费了资源。所以，鉴定销毁这一环节被新增在《管理办法》中，单位在对保险期限到期的会计档案鉴定后再编制鉴定意见书。接着要将被存储的会计档案的保管期限进行重新划定；在到期后无需保管的会计档案可销毁。

第四，对会计档案出境规定了管理要求。原《管理办法》第十八条规定禁止携带出境的有我国境内全部单位的会计档案。若会计档案为境内单位和驻外机构设立的企业，则必须按照国家相关执行且必须符合本规定。由于社会经济获得高速发展，国内大量的国际性企业如雨后春笋般快速成长，积极强化企业国际间的交流，在该规定上，原办法的规定已经难以适应经济发展的需要，逐渐开始淘汰。新办法第二十五条重新作出修订。新《办法》第二十五条规定，单位的会计档案和复制件 必须携带、寄运或者传输到境外的必须根据国家相关规定执行。

第五，对会计档案的定期保管期限进行调整。国家档案局在最近对机关和企业文件材料的保管期限进行重新界定。不仅如此，众多民事案件中会计档案都作为重要的凭证，民事案件最长可维持二十年的诉讼时效，然而最低保管期限在二十年以上的会计档案占绝大多数。为规范管理单位档案，必须重视会计档案的现状，调整三年、五年、十年、十五年、二十五年五类会计档案定期保管期限为十年、三十年两类，同时把原附表1、2中会计档案三年、五年、十年保管期限统一为十年，并且将为十五年、二十五年的保管期限调整为三十年。其中会计档案，包括会计凭证与会计账簿等在内的资料的最低保管期限增加到三十年，其他辅助会计资料的最低保管期限增加到十年。

三、新《会计档案管理办法》实施过程中的几点建议

第一，积极举办新《管理办法》的宣传培训工作，组织各个部门和单位内的负责人、档案工作人员、会计工作人员对新《管理办法》进行学习与解读。

第二，加强新旧《管理办法》衔接制度的建设，对各个部门与单位做好相关工作提供指导与帮助。

第三，结合新《管理办法》编写解读材料，详细阐述本次修订的重点内容与需要注意的地方，为贯彻落实新《管理办法》奠定基础。