自动化办公环境下企业档案管理探讨

杜丽丽

摘  要：科学技术的发展让如今的信息处理逐渐变为自动化的发展方向，尤其是办公领域，更是向着无纸化、自动化以及智能化的方向进行发展，自动化的处理技术让企业的档案管理变得更加的快捷和方面，同时也大大减少了相关工作人员的工作强度。本文主要对自动化档案管理的特点进行分析，并对自动化档案管理中的问题和措施进行研究，以能够更好的推动企业档案自动化的管理。

关键词：自动化;企业管理;档案管理

信息技术的到来让文档管理的工作逐渐的向着数字化的方向进行发展，但是，由于很多的企业在档案的管理方面处于起步的阶段，所以其工作不够成熟，依然存在一定的问题，在加上企业档案归类的复杂，整理的繁重，反而让相关工作人员的工作强度逐渐的增加，自动化的管理方式则能够很好的解决这个问题，可以在减轻人员工作强度的同时，更好、更快的完成任务。

一、特点

（一）极大的提高了企业档案管理工作的工作效率

企业的档案管理管理工作最为显著的特点就是对类似的文档进行收集、分类、整理以及分析，但是，仅仅依靠人工的工作方式难免会造成工作效率低以及工作失误等，而依靠于word、PPT等自动化的办公，不仅能够将信息进行自动化的处理，大大的减少了员工的工作负担，更能够让档案的管理工作变得更加的规划化和标准化。

（二）能够让档案之间的信息进行共享

自动化的办公管理系统，让文档的管理工作不在是纸质的管理，更多的是电子化、数字化以及信息化的管理方式，这种新型的管理措施拜托了原有档案管理工作中占用空间、查询困难以及利用度有限等弊端，数字化以及电子化的信息传递方式利用网络将信息更安全更快捷的进行传递，真正的实现了档案数据的信息共享，发挥了信息的真正利用价值以及使用功能。

（三）文书档案走向规范化管理

在自动化信息系统的支持下，从文件资料的产生到最终的归档都依赖于自动化系统，系统按照统一的标准、规范的流程对文档进行管理，在自动化功能的有效规范和约束下，文书档案管理正在逐步走向规范化、标准化。

二、问题

（一）企业对网络办公环境安全的风险意识不够

首先，文书档案管理人员应该定期定时地对办公设备的软件和硬件进行检测、维护、升级，对已经存档的文件要进行备份和更新，从而保证文书档案储存的稳定性。其次，文书档案管理部门应该合理地应用用户身份验证、网络防火墙等加密技术，最大程度地提高文书档案储存和信息共享方面的安全性、保密性，从而避免一些用户为了自身利益窃取档案的行为。

（二）处理电子档案容易产生操作上的错误

自动化办公环境下的企业文书档案管理，由于在电子文档的储存和共享方面具有一定程度的风险，所以，企业应该建立规范的管理操作规程和严格的档案管理制度;为了保障文书档案的保密性、安全性，仅仅依靠现代化信息加密技术是远远不够的，更应该创建起严格的身份验证制度和档案保密制度，这样做的目的有利于弥补档案加密技术中的疏漏和不足之处。

（三）文书档案管理人员的综合素质不够适应

自动化办公环境下的档案管理工作对管理人员也提出了更高的要求，不仅需要管理人员具备良好的道德品质，还需要管理人员具备较强的专业技能。然而，从相关调查中发现，许多企业文书档案管理人员的综合素质较低，对计算机等电子设备的应用操作熟练度不够，缺少相关的文书档案管理经验等，这些也是影响企业自动化办公文书档案管理效率和质量难以提高的主要原因。

三、对策

（一）提升档案归档的安全性、稳定性

信息网络技术的快速发展存在两面性，实现快速、高效的文件传输的同时，网络病毒和黑客入侵等影响企业文书档案管理安全和稳定的因素也随之出现。因此，企业应该不断地学习当前先进的信息安全技术和加密技术，为文书档案管理部门设置严格的权限，与此同时，还应该规范可以整理数据库和服务器的用户范围，从而防止档案被非法盗用、修改以及删除。

（二）提高文书档案管理人员的综合素质

首先，从社会上聘请文书档案管理综合素质较高的认识来对企业管理人员进行相关培训，让管理人员更好地认识到自身岗位的责任和义务，从而激发他们的在岗学习能力。其次，制定相应的考核制度和选择优胜劣汰的任用制度，定期对管理人员的综合素质进行考核，对于一些长期表现良好的管理人员给予相应的奖励;反之，对于一些表现差的管理人员给予相应的处罚。最后，企业还应该加强管理人员之间的交流，邀请附近企业的文书档案管理人员参与到本企业的交流活动中，这样做的目的是拓展管理人员的视野，使管理人员在未来的文书档案工作中发挥更大的作用。

（三）树立全面化、系统化的档案管理目标

全面系统的自动化办公环境主要是为了避免办公设备和文件归档过程中出现不兼容、不衔接的现象。在设计自动化办公系统的时候，企业应该要求文书档案管理人员积极主动地加入到系统的设计和规划中。此外，文书档案管理人员还应该和程序开发人员展开相关内容的交流和沟通，结合自身企业实际工作情况分析前期阶段的文件处理工作与后期阶段的文件归档工作，从这两个方面出发提出对系统设计的功能要求、整体上的规划以及框架设计，使这些内容都和本企业工作需求相符合，这样才能够真正地提高档案在收集、整理、归档、共享方面的准确性、安全性以及实用性。

四、结束语

自动化的企业档案管理办公，可以让企业的档案管理工作更加的迅速、方便，更好的促进相关人员工作的高效，同时，也有利于电子文件保存、复原和调查。就当前的企业档案自动化管理，其在工作的过程中存在许多的问题，所以，企业档案的自动化管理工作在发展的过程中要能够针对企业的现状进行，全面的增强相关工作人员的工作素质，使其能够更加专业化、系统化的完成档案管理这个任务，保证企业档案管理工作的稳定发展。

参考文献：

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[2]孙莉. 自动化办公环境下企业文书档案管理探讨[J]. 办公室业务，2016，05：129—130.

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