浅谈如何做好档案管理工作

陈静

摘 要：随着时代的发展和科技的进步，档案管理在经济社会中的作用日益明显，地位和重要性不断提升。档案工作如何与时俱进，与经济社会同步发展，特别是如何进一步增强档案管理对工作的支持力、推动力，应积极使档案管理工作走向现代化，为企业及社会进步发展服务，努力工作，不断创新。因此，对档案部门和档案管理人员提出了更高的要求。

关键词：档案管理；管理方式；综合型管理人才；档案管理人员

中图分类号：F272.92 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.18.058

档案是知识资产和信息资源的重要成果的汇总，是对历史记录的真实验证，且能真实、准确地反映经济社会的发展与变革，是社会管理与经济发展不可或缺的重要组成部分。随着时代发展和科技的进步，档案工作在社会中的作用也在不断提升。与之相符的是档案业务也在不断更新和拓展，档案工作开始逐步向载体多样化、工作方式信息化转变，这对传统的档案工作理念与管理方式造成了巨大的冲击，给档案工作带来了新的挑战。因此，要想使档案事业能够更加适应社会需求，更加体现其重要性，就必须加快促进档案工作的规范化、信息化、制度化。结合档案管理工作现状得出了以下体会。

1 建立完善的档案管理制度

档案管理制度是为了加强档案管理服务的，是为了更有效地保护和利用档案。档案收集、整理工作是档案各项工作的物质基础，也是丰富档案馆藏的重要途径，没有收集和整理，档案工作便无从谈起。因此，在整个文件收集整理立卷过程中，也是按照档案规范要求进行整理和归档的。具体而言，应将归档的文件收集齐全，凡需归档的文件起草时必须用黑色铅字笔书写，严禁用圆珠笔、铅笔书写批改文件，并在归档文件上加盖有关部门公章；将需要归档的文件按照分类方法分门别类地组成一件件保管案卷，以便于档案的保管、提供和利用；每一个文件都需要按时间的先后顺序排列，按正件在前、附件在后，请示在前、批复在后的顺序排列，逐页编号，去除金属物，形成完整、规范的归档文件，保证其完整性和准确性，尽量延长其寿命；档案的开发利用则是档案工作的最终目标，包括档案的检索、编研、提供利用等环节。

2 努力创新、实现档案现代化管理

档案管理是一项专业性很强的工作，要求每位档案工作人员既要有高度的工作责任心和良好的职业道德，又要有扎实的档案管理理论知识。在社会进步、科学发展的新时代，要想利用先进的管理方法管理企业的各类档案，就要提高档案人员知识理论水平。档案管理人员要结合自己的工作岗位，在提高业务能力的同时，注重计算机知识和网络信息的学习，努力使自己成为具备信息知识和现代化网络的综合型管理人才。利用信息化技术管理档案，使档案形成了丰富的资源信息库。档案的整理工作烦琐、枯燥，重复工作较多，而利用计算机等现代化方式工作可以起到事半功倍的效果。同时，信息化档案管理使查询资料变得非常简单，真正做到了使工作人员足不出户便可知晓天下大事。因此，发挥计算机的管理优势，不仅提高了工作效率，还可为企业服务。

3 加强档案保密意识，提升档案管理水平

在档案保障工作的具体实践中，档案保密是档案安全管理工作中的重中之重。档案本身是知识产权保护的重要内容，无论是科技档案、文书档案、声像档案，还是会计档案的开发利用，都可为社会创造可观的财富。从历史及当今的情况看，档案安全无小事，档案的丢失和泄密可能会引发一些权益损害，有的会造成重大的经济损失，有的还会引发群体性事件。我们一定要引以为戒，档案丢失或泄密并不只是档案人员的个人问题，要注重档案安全的重要性，事关党和国家的根本利益。因此，加强档案保密意识是档案管理人员的神圣职责，保守国家机密是每个档案人员应尽的义务。

4 加强思想教育，提高业务素质

档案管理人员的业务素质直接影响着档案管理工作的进步和发展。为了使档案工作人员能更快地适应标准化档案管理的需要，要充分发挥档案工作人员的积极性和主动性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。所以，要充分认识到思想教育在档案发展中的作用和意义。档案事业本身是企业的一个服务窗口，档案服务质量提高的根本在于档案人员自身素质的提高。具体而言，要加强思想教育培训，促使档案人员产生紧迫感和危机感，主动参加定期教育培训，提高业务能力和服务质量；明确教育的方向，教育要从档案管理的实践要求出发，坚持“学用结合”的方针，遵守“学以致用”的原则，为档案人员提供全面、系统的学习专业档案知识的机会，掌握更先进的理论实践知识；进一步提高档案管理人员对档案工作的认识，档案工作相对其他工作而言是一项非常烦琐的工作，日复一日，年复一年，相关管理人员默默无闻地承担着大量的工作，要忍得住辛苦，耐得住寂寞。此外，还应结合《档案法》和国家档案工作规范化管理对其进行宣传教育，使档案人员充分认识到搞好档案管理工作在企业发展中的重要作用。

综上所述，如何做好档案管理工作，制度是保障、技术是创新、业务是根本。档案的价值显而易见，档案事业正在成为经济发展的助推器、社会管理的稳压器、大湖名城的记忆库，所以，我们必须以从容求实的科学态度，严谨细致的工作作风为党和政府保管着珍贵的档案资料，为社会各方面提供有价值的档案文献。只有这样，档案事业才能更加辉煌。

〔编辑：张思楠〕