机关档案工作管理的现状及发展趋势探讨

王红宇

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）08-000-01

摘 要 机关档案是机关单位历史活动的记录，因此机关档案工作是一项十分重要的工作，其工作管理效率直接关系着机关单位的整体工作质量。虽然自我国颁布和实施《机关档案工作条例》以来，各机关单位的档案工作管理水平有了显著提升，但总体水平仍然比较落后，其中存在的问题也是不容忽视的。本文主要探讨了机关档案工作管理的现状及发展趋势，希望有助于促进我国机关档案工作的进步。

关键词 机关档案 档案工作管理 现状 发展趋势

档案是对历史的真实记录，它是每个单位和组织的珍贵资料，更是国家的宝贵财富，因此国家的每个机关单位都有责任和义务做好档案工作。不过，受多种因素的影响，目前我国大部分机关单位在档案工作管理方面都存在着许多问题，这导致档案工作管理水平较低，无法满足实际要求。以下笔者就结合我国机关单位档案工作的实际情况来谈谈机关档案工作管理的现状及发展趋势。

一、我国机关档案工作管理的现状

（一）机关档案工作管理的基础环节薄弱

就当前我国大部分机关单位的实际现状来看，首先很多机关单位都在档案工作上缺乏统筹的规划及合理的安排，既没有设置独立的机关档案工作办公室和档案存放库房，也没有建立完善的室藏档案和网络档案的应急方案；其次，很多机关单位对于办公室、党委党组和各类会议、活动的记录以及人员的编制、各时期的统计报表等信息都没有做到及时整理归档，从而导致机关档案信息收集不全面、不及时、不到位；再者，很多机关单位也没有建立全卷宗，即使部分机关单位建立了全卷宗，也存在主要内容缺失等问题。

（二）机关档案工作管理比较松散

目前，我国大部分机关单位的机关档案工作管理都比较松散，这主要是由于自企业改革后，很多机关单位都将目光更多地放到了生产经营工作上面，而对档案工作有所轻视和忽视，认为档案工作是一项可有可无的工作，对企业的经营发展作用不大，没有意识到档案工作管理的重要性。其主要表现为：一者，在机关档案工作管理上缺乏集中性，依旧更倾向于传统的文书档案管理，而对电子档案的管理不足；其次，没有在单位内设置专门的档案工作部门和档案工作人员及职责，常常由其他岗位上的工作人员兼职这项工作，并且人员变动性较大，缺乏稳定的档案工作队伍；第三，受多种因素的影响，在机关档案工作管理过程中尚未达到“三铁”及“十防”要求，并且对档案的利用率较低，没有充分发挥出其作用。

（三）机关档案工作管理信息化建设不足

机关单位的档案资料和信息非常复杂，因此对于大部分机关单位来说，档案工作都是一项要求很高的工作，仅依靠传统的人工管理方法很难满足当前的档案管理需求。虽然随着信息时代的到来，利用信息技术和计算机网络技术等来做档案工作可以大大提高档案工作管理水平和管理效率，但现今我国建设有完善的档案工作管理信息化系统的机关单位尚不多，大多数机关单位在这方面的建设都比较落后，甚至于缺乏计算机、扫描仪、刻录机等必要的基础设备。这严重阻碍了机关档案工作管理的进步和发展。

二、机关档案工作管理的发展趋势

（一）加强机关档案工作管理的基础建设

未来，机关单位应当进一步加强档案工作办公室和档案存放库房的建设，并设立独立的档案阅览室，从而提高档案资料的安全性与保密性；其次，在日常的档案工作管理过程中，应当严格按照相关规范要求来完成各项工作，例如档案的收集、整理及统计等，并保证各类档案信息的及时归档；另外机关单位还要合理安排档案工作人员，积极招聘专业人才，明确档案工作人员的岗位和职责，杜绝兼职情况的发生，减少档案工作人员的流动性。

（二）更新机关档案工作管理模式

自我国颁布和实施《机关档案工作条例》以来，不少机关单位开始逐渐意识到了档案工作的重要性，并采取了一些列措施来加强档案工作管理。未来，机关单位的领导人应当进一步明确机关档案工作管理的重要性，大力扶持档案工作，积极组织和参与档案工作会议，亲自对档案工作进行检查，从而带动全体工作人员都重视起档案工作；其次，应当在集约化管理方式的基础上，进一步对机关档案工作管理进行统筹协调和合理规划，有效优化人员配置，尽量减少工作成本，从而提高管理效益；第三，还要不断完善机关档案工作管理体制，结合企业实际情况和国家相关规定完善档案工作流程、明确相关操作规范，并定期对档案工作人员进行培训和考核。

（三）完善机关档案工作管理信息化建设

未来机关单位应当不断加强技术革新，积极利用信息网络工具和平台来全面建设档案工作管理信息化系统，以电子档案代替传统的纸质档案，以信息化操作代替传统的人工操作，从而大大节省人工劳动力、避免人工疏漏和错误的发生、切实保障档案信息收集的真实性和完整性。

三、结语

综上所述，目前我国的大部分机关单位在档案工作管理上都存在着管理基础环节薄弱、管理松散及信息化建设不足等问题，未来还需进一步加强机关档案工作管理的基础建设、更新管理模式及完善信息化建设。

参考文献：

[1] 王章彦.机关档案工作管理的现状及发展趋势探讨[J].办公室业务，2013.17.

[2] 潘亚丽.海事行政机关档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2014.03.