关于建设单位对工程档案管理有效措施的探讨

许青艳

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）08-000-02

摘要建筑工程档案是从建设工程项目的申报、立项、施工、竣工验收整个过程中直接形成的，必须进行整理归档、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，反映建设项目管理工作的真实过程，为企业的发展提供重要依据。因此，作为一项建筑工程，其工程档案必须得到正确有效的管理和充分利用，使之发挥最大的作用。

关键词建筑工程 档案 有效管理 措施

由于建筑工程档案的价值，因而，对工程档案的正确管理和有效利用变得十分重要；但是，在管理建筑工程档案的过程不是一帆风顺的，管理者在对其进行管理的过程中通常会遇到很多问题，例如，员工提交竣工档案材过晚、提交的档案材料不够真实完整、没有先进的制度和方法来管理档案资料，以及档案管理人员业务素质不高等等。对于这些问题，管理者必须采取有效的措施进行改进和提高。本文对在管理建筑工程档案遇到的问题进行了详细探讨及分析，并针对这些问题提出了有效的措施。

一、建筑工程档案管理的必要性

建筑工程档案是在建筑建设活动中形成的建设活动的实际反映和真实记录，对于企业来说，它的依据作用、凭证作用和信息储备作用具有非常重要的意义。这些反映和记录与建筑物实物相符，是建筑物最原始的反映，保存价值很高。建筑工程档案记载着许多建设活动，例如建筑用料的检验、工序工艺、隐蔽工程质量检验以及其地下管线的敷设等等。建筑工程的管理内容主要包括建筑物的建设工期、建筑物的总体造价以及建设工程的质量。由于建筑工程的档案管理是建筑工程项目的不可或缺的一部分，因而，其工程档案管理的好坏，与建筑工程本身质量具有直接联系。建筑工程档案管理不当，在很大程度上导致企业的经济效益降低，由此看来，规范地管理企业建筑工程档案不仅是建筑工程本身的需要，也是档案管理部门应该且必须的工作内容。这就是建筑工程档案管理的必要性。

由于建筑工程的质量是在感受的过程中进行评价的结果。它是对建筑工程进行的包括工程性能、安全以及品质的一种比较综合性的表述。随着社会发展，人们对于建筑的审美观也迅速提升；这种审美观同时体现在建筑质量上，这就要求建筑具有一定的特性。建筑的这些特性从建筑工程质量方面来说，指的是建筑工程本身首先应当满足业主的需要；其次是符合国家法律、法规；然后是建筑必须拥有规范标准的技术；最后是建筑应当专注于文件的设计和满足建筑合同中所包含的条款。这些所有的建筑工程的特性，都是通过建筑工程档案呈现出来的，由于在档案管理过程中的精细化的管理模式和量化分析的采用，才使得在评价建筑工程质量方面有了一套精确的体系。

建筑工程档案对于建筑工程质量的作用总结起来就是：它使我们对于建筑质量的评价从感观化的经验模式上升到以现状图纸和数据为依据的体系化模式。它可以是使我们在评价建筑工程的时候以建筑工程档案为基础，对建筑质量进行量化统计分析，从而对建筑质量进行综合测评。这种方法与以往到工程现场视察相比，其发展可以说是一个质的飞跃。

由此可见，建筑工程档案的有效管理对于建筑工程的实施意义十分重大。

二、建筑工程档案管理中存在的问题

虽然建筑工程档案对于建筑工程项目十分有用，甚至可以说是不可或缺的。但是，建筑工程档案的管理却存在很多问题：

（一）建设工程档案工作滞后。建设工程具有涉及单位复杂、周期长、阶段多和流程多的特点，使得建设工程具有工程周期复杂性和成套性等特点，由于看重经济效益，人们往往更重视工程实体，而轻视档案管理，因此，建设工程文件的收集、整理和归档工作往往不能同步进行、协同发展，再加上施工单位和独立分包单位往往为了经济效益的最大化而赶工期追进度，造成了档案工作的滞后，影响了工程各方面对档案资料的利用，工程项目管理文件和技术文件分散、损毁和遗失的情况下，更是制约了建设工程管理工作和企业的持续发展。

（二）档案材料不完整不真实。建筑工程档案管理中最大的问题就是建筑工程档案不完整、不真实。有的建筑企业单位的工程项目归档率低，通常情况下，他们所负责的很多工程项目在竣工后就找不到工程的档案资料了，有的只能找到工程的主体档案，却没有与其配套的分包工程档案。这些配套的工程档案材料包括建筑的电梯工程、消防工程、燃气工程、园林绿化等等。甚至，有些工程信息出现了较大的偏差或是造假。在工程实施过程中，为了使工程尽早竣工验收，早点拿到工程款取得个人效益的最大化，某些人员会相互勾结，一起隐瞒和造假，甚至出现盖”萝卜章”的现象。

（三）档案管理模式和体制不健全。如今，工程文件的形成和档案的管理已经全部或部分实现了电子化，但在档案的安全备份和保存过程中，由于缺乏延续和统一性，使得工程档案的管理和数据库混乱，各参建单位工作标准不统一，各管理部门缺乏相互沟通，导致归档的工程资料质量不一，格式不同问题，使工程文档在价值挖掘方面的能力被削弱。也就是说，工程档案没有得到的充分和有效的利用。

（四）档案管理人员素质不高。工程档案管理人员的素质不高主要从以下几个方面体现：（1）基层单位、监理单位、总包及分包单位的档案管理人员没有较高的专业素质，他们在档案管理业务方面缺乏专业的知识，在相关的业务方面的技能也十分欠缺。

（2）有些参建单位档案管理人员流动性大，档案管理意识淡薄，主要体现在：一是他们十分轻视档案的价值；、

三、建筑工程档案管理的有效措施

针对建筑工程管理中出现的一系列问题，我们必须采取有效的措施，予以回应：

（一）增强档案意识，在系统内开展档案法律法规及相关规范的学习。正确认识工程档案的重要性，让系统内档案相关人员变被动为主动，与各级领导达成共识，齐抓共管，提高建设工程档案管理水平。

（二）完善管理体制，建立健全相应的档案管理规章制度。要求各参建部门都应设立相应的档案机构，配备具有专业水准的专职档案人员，明确各自的管理职责，建立项目档案管理网络体系，加强联系和业务交流，促进生成文件的规范和归档整理的规范。

（三）加大档案管理人员培训力度，提高档案资料管理技术水平。在建筑业不断发展的今天，建筑档案的管理也有了新的特点。因此，提高管理人员的管理工作的重要性也随之增大。增强管理人员的责任意识和服务意识，使之认清自身工作的意义和重要性势在必行。此外，必须培养专业的管理人员，从而提高档案资料管理的技术水平。

（四）充分利用现代档案管理手段，强化档案材料规范编制工作。科学技术是第一生产力，在科学技术发展如此迅速的今天，在档案的管理方面，我们必须摒弃那些陈腔滥调，采用新型的管理手段；此外，针对档案资料的规范与编制工作，我们必须加以强化，一个整洁规范的数据管理系统与数据库可以使从业者的工作效率大大提高。

四、狠抓关键节点，进行全过程管理，促成管理合力

（一）项目前期，建设单位应该根据档案工作的需要，明确档案工作分管领导和部门，建立档案管理机构，并配备具有专业素质的档案工作人员，健全档案管理规章制度，档案相关人员建立管理网络，畅通沟通和学习交流渠道。

（二）施工阶段，项目开工后，进行档案工作交底，制定档案工作规划，在施工过程中，定期开展档案专业检查和指导。

（三）竣工阶段，在项目竣工验收前3个月内进行档案专项验收，提出审查意见，敦促各参建单位完成整改，在检查确认整改完成后向档案管理机构提请档案移交。

五、结语

我国当前的建筑行业机遇与挑战并存，建筑业的发展空间十分广阔，采用建筑工程档案是我国建筑业的一大提高，是一个质的飞跃。但是，我国的工程档案的管理存在很大的问题，在建筑行业竞争如此激烈的今天绝不是一个好的势头。因而，我国建筑行业管理阶层必须采取有效措施使我国工程档案的管理更加完善。只有这样，我国的建筑行业才能拥有更好的经济效益，同时促进社会和谐。

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