浅谈档案工作的变革

只迎

【摘 要】 随着我国市场经济快速的发展，各种档案的利用在经济社会中的作用越来越不可忽视。现在社会大数据的收集、开发、利用档案分析数据，收集资源，分析历史方法，这些信息工作越来越受到社会关注和人们的重视，档案作为我国的基础行业的基本资源，在通信建设和发展过程中，如何处理好档案的收集、整理、保密、安全保管、利用等工作，不仅会直接影响通信企业的决策与经济效益，甚至可以影响到国家的安全与社会行业的发展及前途，档案工作是一个容易大家十分不了解及不注视的工作，谈起档案工作，人们都认为十分轻松的工作，是有也可以没有也不影响企业发展工作，是随便一个人都可以胜任的工作，没有任何的技术含量及专业素养的要求。 但是，这种想法完全错误，如果没有档案的记载，我们的历史记载就无从而来，我们就不会知道我们人类，我们中华民族的历史，不知道我们民族从何而来，从什么时候产生，那时候人们的生活及社会状态，我们的语言及文字如何生成而来等从历史到今的变化过程，就是靠这些档案文献才了解了这些真实的历史事实 。

【关键词】档案管理；突破变革；职业素养

档案工作是十分重要及专业的工作，工作人员需要具备专业的工作经验及知识，而且档案人员在体力和脑力上都要求十分的高，不仅需要强大的工作体力，也同样需要清晰灵活的头脑。档案工作的发展关系到企业的发展，现在大家越来越重视信息的收用，通过信息的开发研究分析事情的发展轨道，末来的发展及目标，适合的人群及社会的需求量等等，所以档案的工作也越来越重要，当前社会发展快速，特别是信息资源的迅猛发展，我们的档案事业也跟随着社会整体快速的脚步，通过电子化、信息化，互联网传输、电脑、扫描仪、扫码枪等各种先进的电子设备，档案工作开始迈向电子化、信息化、无纸化、自动化的方向发展，档案工作信息化的变革已经正式开始，作为新一代的档案工作者，必明白我们面对的现代化档案管理的要求，档案管理现代化的趋势，我们要努力提高专业技能，努力学习各种现代化的办公设备，熟练掌握电脑操作，明确相关档案管理规定、要求，及相关的法律法规，以及实现档案管理的现代化、规范化。

一、完成档案工作管理上的突破及变革

目前，已经建立了信息自动化的数字档案馆，加快了档案及信息建设的步伐，使档案管理人员从费时费力有繁重体力劳动中解脱，档案工作整个工作环节，从收集、整理、装袋、装盒、上架、查询等都可以通过互联网及电脑系统来进行，而且有利于保证数据的完整性，有序性，有利于日后的查询及利用，可以通过合同审批系统与数字档案案系统进行对接，来实现档案数据的倒入，将合同系统中符合档案归档的合同文件电子记录，完全倒入，保证两个电子系统中电子记录的无缝对接，查询工作也不再需要档案人员人工的进行翻找查找，历史大量的实物档案进行人力排序，这样会花费大量的时间及人力劳动，而且会造成丢失或缺失，通过数字档案馆，这些工作可以十分快速容易的解决，通过数字档案馆只需要通过操作电子文件档案，可以进行快速的完成查看，实物档案中手写档案的页数，在数字档案馆中可以通过系统是自动统计来完成，且电子系统可以自动生成相应的唯一的档号，避免了人工操作时造成的重号或缺号的情况。档案整理工作中最费人力的文件装袋及装盒工作，但是在数字档案馆中无需在浪费这种人力操作，只需要选中需要归档的电子记录，选中相应档案盒，将定量的文件通过电子方式装入相应档案盒中，只需要通过一个装盒钮，就可以完成装盒操作，只需要几个小时就可完成。紧后还有一个同样费时费体力的工作就是将实物档案装盒以后需要将盒排序，且需要逐盒的打印盒内目录及备考表等，还有盒的测标签等，这类工作估计要用掉好几个月的时间，但是实现数字档案馆后，我们的装盒操作只需要一到二个小时的时间，只需要选中相应电子文件就可以完在，同时可以用极短的时间完成电子库房的库架的规划，并将电子盒选中直接点入相应黾子库架上来完在上架操作，从前几个月完成的工作现在几个小时就完成了，而目录方面更加的方便，无须再按盒手动录入，当电子装盒工作完成以后，盒内的目录入备考表都会自动生成，完整的一个归档的工作就完成了。

二、档案人员职业素养的突破

从前的档案人员都是一些年老的、或专业不强的的人从事，所以对于档案工作的专业性并不是十分的了解，对档案工作也没有那么严格，造成大量档案的不完整、不准确、丢失、损坏等情况，且工作效率十分低下，收集归档工作不可能当年完成，更不要说提供查询工作，再加上企业对档案工作不重视，造成人手缺少，这样可以档案归档工作，有时前一个的档案在二到三年以后才完成归档工作，给企业查询也带来了很大困难，也不会给企业带来潜在经济效益，这样企业也就不会重视档案工作的发展，及档案工作带给企业的潜在资源。当今社会，企业高速发展，档案工作也在全速发必须要全速的发展，档案人员要通过各种专业培训渠道，进行专业的学习及培训，通过参加社会的举办的专业考试，取得档案专业上岗证，做到持证上岗，而且通过专业资质的认证及考试，可以强化档案人员的专业知识的结构，可以对档案的知识有分线明细等。档案人员办公自动化设备的使用及学习，目前数字档案馆是基于网络及办公自动化设备的基础上实现的，需要档案人员熟练的使用各种办公自动化设备，不光是电脑的使用，还要涉及网络、扫描设备、扫码设备等一系统列办公自动化设备的使用，只有可能熟练的使用这些，我们才可以准确的操作数字档案馆，完成数字档案馆中电子档案从收集、整理、编码、装盒及上架等工作全部都可以通过电子系统 完成。历史实物档案的整个工作过程一年时间都无法顺利完成，而且上架后还需要将库架信息准确的更新到档案台账中，否则以后无法实现查询。但数字档案馆整个工作环节只需要2到3个月的时间就可以完成，甚至可以更短的时间完成，而且架号是系统自动完成与电子档案的对接记录，可以通过系统，通过查询电子档案直接可以看到电子架号，而且不需要到实物库房，也不需要人工的去库房爬上爬下来找到实物档案，仅通过数字档案馆就可以完成对电子文件的查询。用时也就不到几分钟，而在历史实物档案的查询少说需要半个小时的时间才可以完成。

三、结束语

所以，时代在发展，社会在发展，我们的档案工作也需要快速的发展可以跟上时代的脚下，我们无论从档案工作上还是档案人员专业素质上都需要快速的发展，信息化的变革，才可以大力的推动档案工作的信息化、电子化的发展。这对档案工作是历史性的飞跃，是从质到量的变革。