疾病预防控制中心后勤物资的信息化管理

刘晓燕

DOI：10.16644/j.cnki.cn33-1094/tp.2016.09.024

摘 要： 对疾病预防控制中心传统及新型电子信息系统后勤物资管理模式进行比较。信息化管理增强了疾病预防控制中心后勤服务宏观调控能力，规范财物流通秩序，降低物资消耗成本，提供准确库存信息，从而提高了物资管理效率。信息化是疾病预防控制中心后勤物资管理发展的必然趋势，是疾病预防控制中心后勤工作的新起点，是实现管理出效益的基本保障。

关键词： 信息化； 物资； 管理； 疾病； 控制

中图分类号：TP319 文献标志码：A 文章编号：1006-8228（2016）09-83-03

Informationization management of logistic materials in centers

for disease control and prevention

Liu Xiaoyan

（Centers for Disease Control and Prevention， Heyuan， Guangdong 517000， China）

Abstract： In this paper， the traditional and new logistic materials management modes in center for disease control and prevention （CDC） are compared. The informationization management enhances the macro-control ability of the logistic services of CDC， reduces the material consumption cost， standardizes the order of property circulation， provides the accurate inventory information， and thereby enhances the efficiency of logistics management. Informationization is the inevitable tendency of the development of logistics management of CDC， the new starting point of the logistics and the fundamental of implementing management benefit.

Key words： informationization； materials； management； disease； control

0 引言

疾病预防控制中心（以下简称疾控中心）后勤物资管理包括固定资产管理（土地、房屋建筑、仪器设备、运输工具、办公家具等）、材料管理（试剂耗材、办公用品、库房管理）、疫苗等，做好物资的管理工作是疾控中心正常运转的基础。信息化物资管理系统的使用是疾控中心工作的新起点，利用高速发展的信息技术结合单位日益成熟的信息化工作模式，将物资管理系统开发得更加方便实用，切实给所有部门带来更多便捷，为单位节约更多人力、财力。如何优化物资管理流程，提高内部服务质量，降低损失和消耗，减少浪费，是信息化管理的一个重要课题。通过引入信息化管理技术，规范了物资管理流程，降低了物资消耗成本，保障了物资供应质量与效率，实现了管理出效益的根本目标[1]。

l 传统及初级信息化的物资管理模式

传统手工物资管理模式，各种服务审批流程耗时耗力，人工统计数据错误难以避免，各部门工作分散、消息闭塞，不利于高效低耗地为其他科室服务。传统的人工管理存在着很多问题，这些问题的存在影响单位事业发展[2]。手工方式进行出入库等信息的登记，会产生大量的单据和文件，耗费人力物力，成本较高且效率低下。人工、纸质的工作模式随意性较大，单据易出现涂改模糊的记录，直接影响工作规范性。而大量的纸质单据存储、查阅不方便和统计工作的困难，往往造成物资统计报表不准确。单位物资管理系统受当时技术发展的限制，电脑管理单个项目分散进行，不能及时了解全面情况，更不能为物资管理工作带来便捷。上述种种弊端容易导致事倍功半的局面，无法帮助管理者快速作出分析和决策，让物资管理失去了本身的意义。因此，传统的物资管理模式已经不能满足现代化疾控中心的发展需要，随着计算机开发技术和网络技术不断发展，加强物资管理的现代化进程、引入信息化手段、挖掘物资管理潜在效益已迫在眉睫。

2 新型信息化物资管理系统

2.1 概述

现行信息化物资管理系统为数据集中管理系统平台，实现统一的单位管理、用户管理（疾控内部用户）、申请流程、审批流程，所有申请审批实现无纸化办公操作，并可对固定资产的购置、报废、调拨等情况实时统计分析。电子信息物资管理系统由固定资产管理、材料管理、查询统计和系统维护四大模块组成。疾控中心电子信息物资管理系统与中心办公平台整合，真正实现中心物资申购、管理、统计信息化、规范化[3]。

2.2 信息化物资管理系统的应用与协同

2.2.1 信息化物资管理系统的具体应用

⑴ 固定资产信息化管理。信息化管理后，设备从申购到安装验收单填写均在系统中完成，并且建立了设备档案，详细记录了每台设备的购入时间、金额、供货单位、领用科室。每台设备设有相应条形码，设备信息完整、易查，真正实现了固定资产的信息化管理，同时为成本核算提供了准确的依据。

⑵ 材料信息化管理。材料管理模块实现了办公用品、试剂耗材、接种疫苗从申购到出库的信息化，物资管理部门通过购买记录查询到不同的物品及同种物品的不同价格，缩短询价、比价时间，业务部门可以查询材料状态和货期，方便安排实验进程。库存物资实行信息化管理后，通过验收、核价后由计算机打印入库单和出库单，避免了物品不入库就被领取和领取物品不填出库单的现象。库房管理员通过材料管理模块可以实现库存物资的账目同实物核对、物资领取部门的实物核对以及供货单位的清算结账。

2.2.2 物资管理系统协同

⑴ 将接种疫苗进出流程纳入材料管理模块中，接种疫苗模块接近办公用品和试剂耗材模块的功能，只需要在材料管理模块中从申请—审批—分配—采购—库房管理到统计分析流程性的植入即可。

⑵ 在整个材料管理模块中加入经费来源功能，经费来源的贯穿，不仅需要将财务提供的各类经费表精准地导入系统，而且在整个操作流程中需要根据实际操作需求适当出现或隐藏。

2.3 查询统计模块

通过查询统计模块查出耗量大、周转快的物品，管理部门通过市场调查或直接从厂家获得信息，以最优惠的价格，完好的品质购进，既能节省资金，又能更好、更快地为中心其他科所服务。同时，根据具体查询条件搜索各类事务数据的查询，自动汇总生成各种报表，准确、及时取得各科室领取物品的金额，提高了成本核算人员的工作效率和核算的准确性。在查询统计模块中需要有专门、详细的表格呈现，设置库存材料经费查询和领用材料经费查询表，包括各种经费使用小计，各科所经费使用小计、合计等，还有相应的经费维护对照码表，方便经费变更的及时维护、修改。

3 信息化系统管理与传统物资管理比较

3.1 物资申请、审批阶段

传统手工模式的物资采购申请采用纸质手写版，申请需要各级领导手写签名审批，花费时间长。使用信息化物资管理系统，只需在系统中输入申购信息，申请者不用为审批来回奔波，领导通过手机和电脑即可第一时间完成审批，申请花费时间大大缩短。申请—审批阶段信息化为领导和申请者节约时间和精力是显而易见的。

3.2 物资分类采购阶段

传统手工纸质申请字迹潦草不清，审批时难以辨认，导致买错规格、型号。电子信息系统输入清楚明了，同名物资自动汇总且进行比对提示，便于批量采购。分类询价环节，以零散试剂采购为例，传统手工纸质将手写订单汇总成表格，再根据品牌、种类询价比较，花费大量时间。电子信息系统可根据不同需求分类导出电子订单，按照品牌、种类比价，选定最优供应商，订购时间比传统手工节约大量时间。

3.3 物资库房管理阶段

传统手工每月需要整理几百条库房出入库记录，清算单位精确到分，工作量大，易出错。电子信息系统由电脑直接计算出、入库数量，统计核对小计和合计，账目有序，分毫不差。

3.4 物资核算报销阶段

传统手工核算复杂，发票金额和申请单、入库单、出库单及报销黏贴单金额必须一一对应，手工填写账目难免手误，核算不清导致工作重复低效。电子信息系统电子化的单据核算清晰，只需核算总价符合，即使有错也很容易找出，时效明显提高。

4 结论

信息化是疾控中心后勤物资管理发展的必然趋势，是疾控中心后勤工作的新起点，可以帮助实现管理出效益的根本目标。

4.1 增强了宏观调控能力

采用一个科室一个系统管理员账户的模式，申请物资随时可查，有效避免了重复申购引起的浪费。各科室对于自己申购的物资情况能实时动态掌握，加急物资可在系统中备注提示，免去了过程中额外的电话追踪询问。从物资申请采购到物资流通的各个环节都受到经费来源的制约，把经费与物资有机地结合起来，经费使用部门和财务部门能通过系统实时查询经费使用情况，较好地发挥了有限经费的整体保障作用。

4.2 规范了财物流通秩序

改变了传统物资管理的思维定势、管理模式和管理方法。物资管理纠正了采购、管理、供给及核算各环节的不可控性。各部门互相监督，有效地消除弄虚作假、损公肥私的隐患。

4.3 降低了物资消耗成本

电子信息物资管理系统能够更为清晰地了解每年物资的使用情况，可充分对下一年的物资采购情况进行系统的分析，在有效、科学地避免购买物资的随意性与盲目性的同时，减少了准备周期和库存率。

4.4 提供了准确库存信息

常用办公用品、耗材、疫苗等库存数据实时更新、准确可靠，既保证了中心各科室的使用，又避免了库存积压和资源占用，提高了采购资金的循环利用率。使用现代信息化物资管理方法，不但能够最大程度地提高物资管理人员的工作效率，还能有效增强物资信息管理的准确性。

4.5 提高了物资管理效率

电子信息物资管理系统可以进行各种物品消耗分析、采购分析以及打印各种财务报表，实行信息化管理每月准确统计出中心所使用的物资情况，工作效率成倍提高。

4.6 保障了科室核算的实施

经费来源功能加入系统后，各科室在物资部门申购的物品全部计入各自经费核算，杜绝了物资浪费。信息化应用于中心后勤物资管理后，提高了各类物资管理的科学性和合理性，对减少浪费和库存占用、优化物资管理流程、加强物资的定额管理等效用明显，系统具有较好的应用前景。物资管理信息化是现代化疾控中心发展的必然趋势，开展现代信息化物资管理，最大程度减轻了物资管理人员的工作负担，提高了物资管理工作的质量。信息化使物资管理工作变得更加细致化、规范化，这种信息的网络共享性与透明性使得干部职工清楚地了解单位的物资管理现状，有利于部门间的相互合作，实现信息化物资管理的最高效应[4]。

参考文献（References）：

[1] 蒋俊.医院后勤物资信息化管理的应用与体会[J].中国管理

信息化，2015.18（19）：96-97

[2] 王勇.关于现代医院后勤物资信息化管理分析[J].电子世界，

2014.12：509

[3] 胡菁颖，薛靓，李秀娥等.信息化物资管理的应用与效果评价[J].

医疗卫生装备，2011.32（7）：88-89

[4] 李东明.浅析现代信息化物资管理的应用与效果简评[J].现

代经济信息，2011.24：341