“互联网+”下高校网上收费管理平台构建研究——基于风险防范视角

文/江小琴



“互联网+”下高校网上收费管理平台构建研究
——基于风险防范视角

文/江小琴

随着高等教育体制改革的不断深化，高校收费已成为学校教育经费的重要来源。在当前国家大力推进智慧校园建设和“互联网+”背景下，如何运用信息网络技术加强收费管理，规范高校内部控制，防范相关风险点日显重要。本文根据高校收费业务的具体环节，分析确定出各环节中存在的主要“风险点”，在此基础上提出运用信息化手段，构建将收费项目、收费标准、缴费方式、票据管理、财务记账等整合于一体，实现全方位数据共享的网上收费管理平台，详细阐述了平台实现的功能和操作流程，以期达到防范收费业务中的各类风险，提高收费管理内部控制水平的目的。

互联网+；收费管理；风险防范；内部控制

高校收费管理是高校财务管理中的重要环节，也是高校内部控制中的重要风险节点，具有收费项目多、政策性强、影响面广、社会关注度高等特点。实践中由于内部控制的缺失以及收费模式的落后，很容易造成工作上的差错或滋生腐败，给高校造成不利影响甚至经济损失。

《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会［2015］24号）指出，行政事业单位内部控制，要“以信息系统为支撑，突出规范重点领域、关键岗位的经济和业务活动运行流程、制约措施”。因此，要做好高校收费管理过程中的内部控制，更好地防范收费环节中的风险，高校财务人员迫切需要探索收费管理的新思路，借助“互联网+”时代下信息化技术，将收费项目、支付平台、票据管理、财务记账置于统一的电子化数据系统中，减少人为干预，加强系统控制，实现高校收费管理制度化，制度流程化，流程信息化，具有重要的现实意义。

一、高校收费管理的内部控制流程和主要风险点

传统的高校收费一般经过收费设置、款项收缴、开具票据和款项入账四个业务流程才能完成。

（一）收费设置环节

收费设置环节主要工作是收费基础信息准备和汇总，生成收费数据。

1.收费数据信息不共享，产生数据传输风险。

高校收费工作是一个系统工程，要做好这一工作必须由各学院、财务处、教务处、招生就业处、研究生院、后勤中心、合作银行等部门来共同协作完成。在实践中，虽然各部门有自己独立的信息管理系统，但由于学校层面缺乏总体的信息网络构思与设计，各职能部门分工不清，不能密切配合，无法实现各部门有关学生学籍、专业、住宿、贷款等学生信息系统数据与财务处收费系统数据的实时共享和交换。所以一旦信息不能完全共享，或哪个部门工作失误，都会导致财务处不能从外部获取准确的信息，造成应收款设置错误、学费住宿费等错收或漏收。

2.收费项目未经审批，产生廉政风险。

高校收费工作是一项政策性强的工作，各项收费均需在各级物价部门的许可和监督下开展，高校应做好收费审批备案工作。当前，仍有部分高校针对非全日制学生收费、短期培训班收费等收费项目出现超范围、超标准等违规行为，或者高校的二级单位与财务部门沟通不够，未经审批或备案，擅自办理收款业务，缺乏收入统一管理和监控，可能导致私设“小金库”或滋生腐败的风险。

（二）款项收缴环节

1.不相容岗位未分离，产生舞弊风险。

随着学费按专业大类调整收费和研究生全面收费改革的逐步深入，高校收费业务越来越繁琐，不仅仅局限于全日制学生学费、住宿费和代收费、报名考试费的收取，还包成人教育收费、留学生收费等非全日制学生类型收费及房屋租金、上机上网费等经营性收费以及各类学术会议培训收费等等。然而，对高校财务人员的配备却跟不上收费业务的需求，很多高校往往在收费上仅安排一至二人负责学校的所有收费工作，起不到岗位之间相互牵制的作用，在款项收缴环节很容易出现错误或者舞弊现象。

2.缴费方式的单一落后，产生资金迟滞风险。

目前高校的缴费方式主要有四种：现金缴费、POS机刷卡缴费、汇款和预存银行卡批量代扣缴费。前三种缴费方式缺点很明显，学生缴费受时间空间限制，费时费力，财务人员的工作量也大，效率低下。银行批量代扣是高校目前主要采取的方式，方便学生缴费，也提高了财务人员的工作效率，但是其弊端也逐渐显现。银行代扣仍属于被动缴费，学生必须向代扣的银行卡中预存足额款项，否则缴费失败。同时，若学生银行卡挂失、卡号变更等问题都会导致学生没法通过批量代扣方式成功缴费。另外，目前高校的收费管理系统仅适用于全日制学生的学费住宿费和各种报名考试费的收取，对于留学生、在职教育硕士、远程网络教学培训班学生等非全日制类型学生的缴费、校外人员的培训费、会议费等等，大多数高校仍为现金收款方式，大量现金滞留于二级收费单位，难免发生部门坐收坐支、挪作他用的情形，产生资金风险。

（三）票据开具环节

收费票据不规范使用产生票据管理风险。

票据管理是收费管理中的重要组成部分，严格的票据管理对收费的合法合规、资金的及时入账是一种保障。目前，由于高校财务人员日常工作繁重，对票据管理没有纳入高校信息化管理范畴，对票据的领用、发出、核销、缴验、查询仍采用传统的手工记录方式，一方面工作量大、效率低，差错难以避免；另一方面无法实时了解领用票据的实际使用及缴销情况，存在二级收费单位擅自更改票据使用用途、串用票据等违规开票现象。票据管理不规范，出现隐藏、截留和转移学校收入等监管漏洞。

（四）款项入账环节

无法实时对账和入账产生会计核算风险。

由于一般高校的收费系统和财务核算系统是两个独立的系统，没有实现对接，所以高校应收学费明细账、因学生学籍异动、专业调整、住宿变动等导致应收金额调整以及实际所收学费等项目，在收费系统和账务系统之间没有形成核对或制约机制，无法实现实时对账和及时入账，容易出现账实不符。

二、高校网上收费管理平台构建研究

（一）高校网上收费管理平台框架和功能介绍

高校网上收费管理平台是一个基于B/S（浏览器/服务器模式）和C/S（客户机/服务器模式）模式相结合的网络技术，通过建立统一的网上支付接口，内部无缝对接财务处的学生学费缴费系统、票据管理系统和财务核算系统，外部提供多个标准接口，对接校内各职能部门的业务系统，实现全方位数据共享的统一收费管理平台，见图1。

1.建立与各职能部门数据共享的平台，实现收费信息共享，有利于降低数据传输风险。

网上收费管理平台通过提供各种标准接口，与各职能部门业务系统无缝对接，实现数据共享。

如图1所示，高校缴费项主要分为三类：

（1）长期固定缴费项，主要是在校生学费、住宿费。该类缴费项由学费缴费系统统一管理，此系统分别与学工处、教务处和公寓中心管理系统对接，消灭信息孤岛。财务处收费人员能实时掌握学生收费相关的基本信息以及学籍异动、专业学分调整、住宿变动等变动信息，保证财务收费数据的准确性和及时性，大大降低了数据传输的风险，也提高了财务人员工作效率。同时，学工处、教务处和公寓中心也能实时查询学生的缴费情况，决定学生是否按期注册/毕业、选专业或住宿等业务的正常办理。该系统还与缴费平台对接，通过设置学费系统与收费平台对应关系，将学费系统收费数据同步到收费平台，学生登录收费管理平台自主缴费。

（2）一次性缴费项，有业务报名系统，如四六级考试、计算机考试、自主招生、研究生统考、成教生培训等各类报名考试费。由于各职能部门有独立的报名系统，通过技术手段提供通讯接口，以网上收费管理平台为纽带，充分兼容接入高校现有业务系统。各职能部门业务系统中的缴费人、缴费项目及缴费金额等信息可以通过接口直接传输到收费平台，缴费人只需登录各职能部门的业务系统填写报名信息，报名成功后产生支付订单，系统会自动切换到收费管理平台完成缴费。支付成功的信息、票据打印的信息也能实时返回到各职能部门业务系统，供其随时掌握缴费情况。

（3）随机缴费项，无业务系统，如校外人员的会议费、培训费等。系统管理员预先设置好学生、教师、访客等角色，财务人员在收费管理平台通过角色定义直接生成应收款项，参会缴费人员可按访客角色登录平台选择对应的缴费项缴费。

2.支持多种缴费方式，有利于资金的实时到账，防范资金迟滞风险。

为了更好地服务于师生，提供更加高效的管理模式，网上收费管理平台顺应互联网时代发展趋势，将广泛应用于电子商务的第三方支付方式引入到教育行业，改变传统的现场排队缴费模式，为学生提供多家银行的网银缴费、支付宝支付和微信支付等第三方支付多种缴费方式，实现了缴费人员“坐在家中就能缴费”的全新模式，不仅方便高校收费的及时到账结算，避免二级单位坐收坐支，也极大地方便了学生等缴费人员打破时空限制按时缴费。

3.缴费业务、票据管理和账务核算系统之间无缝对接，实现票据全过程跟踪管理和实时对账，有利于防范票据管理风险和会计核算风险。

图1　高校网上缴费平台框架

从高校网上收费管理平台框架和缴费流程可以看出（见图1和图2），以网上收费管理平台为纽带，将收费业务系统、票据管理系统、账务核算系统进行一体化整合，三者彼此联动、实时互动。该平台不仅为高校收费项目提供统一的收费途径及通道，方便二级收费部门随时了解收费项目的进度；也为财务部门提供了一个规范的收费管理、票据使用、财务核算监管平台。只要在收费业务系统中有新的缴费业务，必然实时在票据系统中反映出票据类型和数量需求，同时将缴费系统中的到账金额和票据系统中已开票信息传递给财务核算系统，完成实时对账和自动生成财务入账凭证。因此，财务处内部的应用系统之间建立有效的联动机制，实现缴费业务、票据管理、财务核算之间的信息流转及闭合的回路管理，能加强票据的全过程监管和财务核算准确性，减少票据不规范使用行为，提高会计核算水平。

（二）高校网上收费管理平台操作流程

1.收费项目需经申请审批，保证缴费项合法合规，有效降低廉政风险

网上缴费平台操作流程（见图2）包括五个主要环节：收费申请、审批、缴费、开票和账务处理。以招生处自主招收艺术类学生，收取报名费为例说明。招生处经办人登录网上收费管理平台发起缴费申请，填报有关收费项目名称、收费标准、缴费人员角色、收费起止时间、票据类型，并上传艺术类自主招生报名费的收费依据等信息。发起部门提交的申请通过系统流转至财务处主管收费的部门，由收费部门负责人核实信息，进行审批，审批意见通过平台反馈至收费发起部门。

图2　网上收费管理平台操作流程

无业务系统的随机增加的缴费项，同样需要收费部门发起申请和财务审核。同时，财务部门自身作为收费部门发起的学费、住宿费缴费项，同样需要申请审批。一般由收费业务员提交在校生基本学籍信息、学费的专业大类收费标准和住宿数据，由分管收费的副处长审核通过后，方可开展后续缴费流程。由此可见，网上收费管理平台是高校所有收费项目统一的收费途径及通道，所有收费项目必须经过申请审批的初始环节。通过财务收费部门的审核，保证了收费项目的合法合规性，能从源头上预防超范围超标准收费、票据串用等违规行为，通过流程化的系统控制实现了事前监管和阳光收费。

收费审批通过后，缴费人员通过登录业务系统报名缴费或直接登录收费管理平台，按照程序和提示选择网银或第三方支付便可完成网上缴费。票据打印有两种途径：由财务部门票据管理员或者收费部门经办人发起打印。考虑到平台使用初期，各二级收费部门经办人操作不熟练，可以由财务处发起打印，收费部门领取、签收票据。后期为了提高财务部门工作效率，收费部门依据审批通过的收费申请单，申领票据，根据缴费情况自行打印票据，并上传票据信息至票据管理系统，财务处票据管理员在后台进行统一的监控管理。缴费完成后，收费管理平台根据银行或第三方支付的到款信息，自动生成对账单，财务核算人员核对本次缴费的类别、到账金额和票据系统的开票信息，确认无误后，利用智能模块自动生成该笔收费业务的记账凭证。

整个过程从缴费申请、审批、付款到票据管理、财务核算环环相扣，不仅大大提高了财务人员工作效率，节省缴费人员时间，更能有效规避收费过程中的各类风险，增强高校收费业务的内部控制执行力。

2. 明确层级授权，做到不相容岗位相互分离，防范舞弊风险

从网上收费管理平台操作流程图可以看出，分别有职能收费部门、学生/考生/参会人员、财务处内部三大类人员使用到该收费管理平台，针对不同身份的人员设置不同权限，未经授权人员，一律不得进入该收费平台。例如，对外部职能部门经办人设置收费申请、项目缴费单个/汇总查询、票据打印等权限，对于学生等缴费人员设置付款、查询本人缴费情况等权限。 对于财务部门，涉及系统管理员、收费审核员、收费业务员、票据管理员和记账员等岗位安排。上述岗位之间要相互分离，使收费工作相互牵制与制约，这样才能及时发现错误，防止人为舞弊。

三、结语

高校网上收费管理平台的构建是学校收费管理工作的一项重大革新，不仅由以往的财务处被动收费变为缴费人主动缴费，而且树立了全校一盘棋的新理念，统一收费路径，统一收费流程，统一资金监管，有利于规范收费行为，强化内部控制，规避收费过程中的各种风险。因此，高校领导要转变理念，高度重视平台建设，各职能部门要通力合作，各司其职，财务部门要做好收费管理平台具体操作流程与方法的培训工作。

互联网+时代下信息技术迅猛发展，网上收费管理平台系统应适应高校个性化需求，不断优化改进，特别注重防范新的网络安全风险，以期逐步规范高校内部控制，持续防范和管控各类风险，提高财务管理信息化水平。

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（作者单位：江苏师范大学计财处）