试论档案收集工作的重要意义

张明蕾

【摘要】档案收集就是按照档案形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来；而档案收集工作在整个档案管理工作中处于一种比较特殊的地位，它不仅仅是档案管理工作的基本工作，而且还是档案管理工作中的重要环节，因此，做好档案收集工作对整个档案管理工作有着重要的意义。

【关键词】档案收集工作；重要性；意义

一、档案收集的简介

1、档案收集的概念和基本形式

档案收集就是接受和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。

档案收集工作室档案管理工作中既基本又重要的环节，收集档案有三种基本形式即接收档案、征集档案和寄存档案。其中，接收档案室档案馆和档案室补充档案资源的最基本形式，它的基本内容包括两个方面，一是所属机关、单位的档案室，按照规定接收本机关业务部门和文书处理部门办理完毕移交归档的文件；二是各级各类档案馆依据国家法律法规和有关政策规定接收现行机关和撤销机关的档案。征集档案即征集分散在各个机关单位或者是他人手中的有价值的档案资料，分为强制性征集和非强制性征集两种，比如说有偿购买等方法，它是档案收集过程中不可缺少的、增加档案的方法。档案的寄存，一般是个人或者是单位将档案以一种协议的方式将档案寄存在档案馆，在此过程中，档案的寄存者并不会失去档案的所有权，与此同时，档案的所有者可以授权寄存单位（档案馆）是否拥有档案的使用权。

2、档案收集的制度

档案收集的范围是凡是对单位、机关、企业等的发展与偶参考价值的材料都属于档案收集的范围，其中，任何个人都不能以任何理由拒绝向档案馆归档移交有价值的档案材料，档案收集可采用人为填写、网络收集等方式，对收集的档案要求为档案的原始材料，字迹清楚、真实，纸张要求统一使用A4规格的办公用纸，必须使用墨水书写，禁止使用圆珠笔等容易褪色的笔迹，整个档案要求材料齐全，不得有缺页、漏页的现象。

3、档案收集工作的现状

随着时代的发展，科技水平的不断进步，计算机和网络的不断进步，给我们的生活带来了很多的便利，但是，众所周知，在档案收集工作中，我们大多数人仍采用着比较传统的方式：那就是纸质资料收集，这不仅仅是资源上的消耗，而且对以后的档案管理工作带来了不便和不安全等问题，在档案收集过程中存在着工作效率低下、数量庞大等问题，这难免给收集者带来强大的困难，期间难免出现档案装订错误等问题，另一方面，采用收集纸质档案，对以后的档案保存等工作带来了一定的困难，这不仅仅是空间上的消耗，而且会给档案的安全性带来一定的影响，比如因保存时间过长导致纸质损坏或墨迹模糊等问题，其次，还有一部分档案存在着因填写者笔记潦草等原因而导致阅读者无法辨认等问题。再一方面，因缺少专业的档案收集人员，导致档案在收集过程中存在着内容模糊不清，更有些档案存在着内容缺失的情况，导致接下来的档案管理工作很难进行或者是无法进行；最后，传统的档案收集工作缺少相应的管理措施，导致在部分情况下，档案收集过程缺少条理、纪律不严谨、缺少相应的管理制度，造成在档案收集工作中的率低下，使得档案信息保存不安全和收集到的档案内容混乱等问题。

二、档案收集工作的重要性

1、档案收集工作的地位

档案收集工作在整个档案管理工作中处于一个特殊的地位，它不仅仅是整个档案管理工作中不可或缺而有基础的工作，而且是档案管理工作过程中的重要环节，它有着以下的地位：

第一，档案收集工作室档案馆、档案室、有关单位、部门和企业收集以及积累档案的一种重要方式，它不仅仅为档案工作提供了基础物质对象，而且为档案管理工作提供了重要的档案资源，是档案管理工作的重要起点，可谓是“经济基础决定上层建筑”；

第二，档案收集工作是实现档案集中而又统一管理的重要内容，也是档案管理过程中不可缺少的重要步骤，它完成的与否、好坏，直接决定着接下来档案管理工作能否顺利进行；

第三，档案收集工作质量的高低，直接影响到档案管理工作的其他环节，高质量的档案收集工作能够奠定其他档案管理工作的基础，能让其他档案管理工作树立进行，例如一份良好的档案收集，对接下来的档案工作过程中的档案编目和档案检索等起着决定性作用，而一份不良的档案，有可能导致接下来的档案编目和档案检索很难进行下去甚至无法进行；

第四，档案收集工作是档案部门与外界各方面发生联系的重要环节之一，这是一项政策性强、接触面广，工作要求较高的工作。档案收集工作直接影响到档案寄存等工作。

2、档案收集工作的意义

档案收集工作室档案管理工作的重要环节，它的质量高低直接影响到档案管理的其他环节，因此，做好档案收集工作对于档案管理工作有着十分重要的意义。

（1）档案收集工作是档案管理工作的重要起点。档案收集工作是档案管理工作的重要基础，没有档案收集工作，其他环节将不复存在，并且无法进行。档案管理工作的对象就是档案，而档案收集工作收集的就是档案，如果没有档案又怎么能有档案工作呢？可谓“巧妇难为无米之炊”。档案收集工作的质量直接影响到档案管理工作的其他环节，例如，档案收集工作的质量高低直接影响到档案整理工作的工作效率，档案收集工作质量低，档案整理工作的效率低，反之亦然，而档案整理工作直接影响到档案检索工作，可谓“环环相扣”，可见，档案收集工作在档案管理工作中起着既基础而又重要的作用，良好的档案收集工作对档案管理工作有着极大的意义。

（2）档案收集工作是档案馆贯彻集中统一、分级管理原则的重要措施。小到一个公司、一个单位、一个机构，大到人民政府，我们的国家，档案是宝贵的财富，对国家规定应该对党的各种门类和载体的档案，各单位不得分散保存，任何人不能占为己有，只有通过行之有效的档案收集工作，才能把档案集中到各个机关档案室和各级各类档案馆，形成统一个档案信息保护基地，实行集中统一、分级分专業科学管理。

（3）档案收集工作室决定档案管理工作如何发展的重要条件。档案的数量决定了档案管理工作的规模，而档案收集的质量直接决定了档案管理工作的水平，档案工作的好坏直接取决于档案的质量，高质量的档案才能保证档案工作全面、稳定、规律的进行。

（4）档案收集工作是衡量档案管理重要标准。档案收集工作是档案馆获取档案的途径，档案的质量和数量直接决定了档案馆的水平，只有高质量的档案和丰富的档案才能体现出一个档案馆的真正水平，从而间接的证明了档案管理工作的水平。

三、总结

档案收集工作是整个档案管理工作的重要环节，它的质量不仅仅直接决定着整个档案管理工作的水平，而且还间接决定了档案馆工作的管理水平；另一方面，它不仅仅是一个企业、一个国家的财富，还从侧面反映了一个企业、一个国家的管理水平和文化素养。