档案整理与装订的改革探讨

李佳璐

【摘要】过去趋于成熟的档案整理与装订方法不能够适应和满足新形势下的档案管理需求，档案整理与装订工作的改革势在必行。本文主要指出了现阶段档案整理与装订存在的显著性问题，进一步提出了相关的改革建议。

【关键词】档案；整理；装订；改革

档案整理与装订是一种信息管理形式，经过近半个世纪的科学发展以及经验累积，我国档案整理工作已经逐步实现了规范化、系统化的管理局面，档案整理工作人员对于档案材料的收集、归类、装订与整理以及后期利用等方面的工作方式也已经达到了规范的操作水平。但随着我国社会主义经济的高速发展，相关体制不断的革新和变化，对于档案需求的形式和要求也产生了变化，尤其是在现阶段努力建设数字化档案的工作中，数字化档案信息录入前对档案装订和整理要求较高，过去趋于成熟的档案整理与装订方法不能够适应和满足新形势下的档案管理需求，档案整理与装订工作的改革势在必行。本文主要指出了现阶段档案整理与装订存在的显著性问题，进一步提出了相关的改革建议。

一、档案整理与装订存在的问题

1、档案整理工作存在的问题

现阶段，档案整体工作存在的问题主要体现在以下三个方面：

首先，档案整理的方法较为复杂，程序较为繁琐。按照现行的档案整理程序，对一般性的档案整理需要经过收集档案——分析——归类——排列——登记——加工——装订。其中较为关键的步骤是对档案的归类和排列。目前状态下，档案整理工作没有相关的电子设备进行辅助，全靠人工手动进行，工作量大，同时工作效率低。

其次，档案整理过程中对档案拆卷较频繁。根据我国组织部的明确规定，对于所接收的材料整理归档期限为一年，在往后的每一年都要进行定期的整理。一般来说，已接收的材料是固定不动的，但是人事调动会产生新的材料，同时档案整理相关条例也在经常更新和变化，一旦出现这两种情况，就必须对已经归档的档案进行拆卷处理，按照新的规定重新整理或者是将新的材料加入其中，这无疑加重了档案管理工作者的工作量，同时频繁的拆卷也不利于档案保存的完整性。

最后，档案材料用纸不规范、墨迹不规范，不规范统一的用纸情况导致了档案材料归档之后不整齐，同时也在很大程度上缩短了档案保存的年限。另外，在档案材料的书写过程中，还存在着墨迹不规范的问题。比如说我们规定不得使用纯蓝墨水进行书写，更加禁止使用圆珠笔，而这些情况在档案整理的过程中都是常常会遇到的。

2、档案装订工作存在的弊端

目前在许多事业单位，对于档案的装订工作主要采用两种方式进行装订，一种是以“卷”为单位的整理装订，另一种则是以“件”为单位的整理装订形式。两种装订方式各有利弊，例如以“卷”为整理装订单位的方法具有装订牢固、保持文件之间的有机联系、便与利用和现代化管理的优势，而以“件”为整理装订单位的方法则具有便于调整档案资料、灵活度高、便于开放档案、单独管理等优势。但以“卷”为整理装订单位的方法中由于整理人员的素质不一，组卷随意性较大，档案质量难以保证，同时也存在难以改动、繁琐等劣势。以“件”为整体单位的方法则存在材料混乱、装订手续繁杂、材料之间的关联性不强，不利于后期的手动检索和查找，不便于保管等。

二、档案整理与装订的改革对策探讨

1、统一档案材料规格

在档案材料的收集过程中必须要严格把关，不符合相关要求的材料坚决禁止归档。档案形成材料也必须要确保其规范化。对于需要进行归档处理的材料必须要统一使用16开办公纸，要做到无论其内容的多少都必须坚持统一使用16开纸。同时还要保证书写文字的规范化，要严格按照相关规定只能使用铅印、胶印、油印，墨水只能是蓝黑、纯黑或者墨汁。

2、科学的装订方式

在档案装订方式下，相关事业单位的档案管理部门应该积极探索出适合单位档案特点的装订方式。从理论上来讲，现代档案管理为了提升对档案资料的机动性利用，提升档案的灵活性，比较推荐采用的是以“件”为单位的整理方式，但这样完全摒除了传统以“卷”为单位的装订形式的优势，实际上，档案管理部门应该积极思索，寻找两种方式的综合利用的平衡点，应该融入二者的优势，来达成对档案装订工作的简化、后期检索利用的灵活性提升、有效性的有效装订。以下提出几点优化办法：

第一，对于档案的装订形式，不利用传统的钢夹、订书针、三点一线等装订方法，而是利用专门制作的纸质硬卷皮内带三颗不锈钢弹簧针、不锈钢活动夹板装订方式来对材料进行装订，外套活动纸盒的形式进行保存和管理。相关的档案管理装具则是通过与生产厂家进行沟通后进行特殊生产，对于资金有限的事业单位可以采用联合制和共用制的形式，寻求最优的解决方案，在制作过程中还应该详细向厂家说明参数、要求。

第二，为了进一步降低档案的更新和变动所带来的档案损伤，以及卷装档案灵活度低、拆卷繁琐等劣势，应该寻求一种灵活的、直观的反应档案材料之间的联系性的归档记录方式，例如编号以姓名每个字的汉语拼音的第一个字母按英文二十六个字母顺序排序，比较方便查找，不必因干部调动部门而移动档案。如需要提供某份材料时，只需要打开夹子抽出即可，不必提供整卷档案。在提供档案材料时，为了保护材料，可以准备一个活页文件夹，将提供的材料放入文件夹内供利用者查阅，待查阅完毕后将被查阅的材料取下放入原来档案夹内的相应位置。同时在排列过程中，档案管理部门应该建立起一种有效的逻辑排列思维培训，提升档案资料之间的关联性，提升档案检索的逻辑性。例如档案目录纸的设置中，人事档案目录的第一页第一行是履历表，在本页一半处是第二类自传。第二页全页为第三类。第三页与第四页是第四类。第五页第一行至六行 为第五类政审材料，后多半部分为第六类入党入团材料。第六页第一行至六行为第七类奖励，接着就是第八类处分预留三格，也可不设第八类，如某档案有此内容，可单独加一页。接着就是第九类，从第六页下半部分到第八页下半部分为任免工资材料，接着下少半部分为第十类其它。

3、积极推进档案整理工作信息化建设

计算机信息技术、网络技术的高速发展，为档案管理工作带来了新的机遇，要充分运用现代计算机网络技术，不断推动档案整理工作的信息化改革。一方面，我们可以充分利用电子化技术来实现对档案信息的电子化录入，通过建立专门的数据库、网站来实现对档案信息录入、存储以及检索的工作，有效的提升了档案利用的效率，但另一方面，信息化建设也需要注重对电子化信息档案的安全管理。因此，档案管理人员应加强责任心和使命感，爱岗敬业，加强档案管理制度建设，严格执行档案的查、借、阅制度和保密制度，认真负责地做好档案管理工作。

【参考文献】

[1] 丁耀琪， 臧钰琴. “档案监督审计”方法的研究与实践[J]. 中国档案， 2010（10）.

[2] 黄世吉. 从事由原则到来源原则的演进[J]. 檔案学通讯， 2012（1）.

[3] 戴春波. 人事档案管理刍议[J]. 黑龙江档案， 2013（3）.