论企业秘书人员职业素质

周颖琳

摘要：秘书素质对企业发展有重要的影响。优秀的企业秘书应具有优良的思想品德，诸如：忠于职守，工作认真；态度积极，求真务实；与人为善，团结同事；谦虚谨慎，平等待人。另外还应具有扎实的业务素质，包括认识事物、语言文字运用、组织协调、熟练运用现代化办公设备。秘书自身需要积极学习，加强实践经验，同时企业也需要加强监管，进一步提高秘书素质。

关键词：秘书；企业；培养；环境；实践

秘书人员肩负多种工作任务，既要办好领导交办的任务，同时要处理好部门间的沟通、协调工作，使得整个企业畅通、高效运行。秘书工作的好坏，根本上取决于秘书人员素质的高低。而秘书素质的高低决定了企业工作的效率，秘书的重要性决定了企业应重视企业秘书素质的培养及提高。因此，造就一支高素质的秘书队伍，是推动秘书工作健康发展，保证企业工作正常运转的关键环节。

一、秘书素质对企业工作的重要性

“所谓素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼，学习所达到的一定水平。”？这是人的一种较为稳定的属性，能对个体的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。

在工作中，常常看到这样的事实：办一件具体工作，有的人干净麻利，考虑全面；而有的人却拖拖拉拉，丢三落四。攥写一篇文章，有的人文字通顺，条理清楚，文不加点；而有的人却词不达意，文理不通。处理一个问题，有的人思路清晰，目光敏锐，直截了当抓住问题的实质；而有的人却反映迟缓，难以抓住要害。总之，几乎在大多数的事情上，不同的个体总是出现极大的差异。

同事不同果，原因何为？从客观和主观两个方面进行分析：在客观方面，存在诸如工作任务的产生条件及可利用的资源差异等因素；但是，归其根本，关键取决于人的主观因素——素质。

素质，包含多方面的内容，如：思想素质、道德素质、心理素质、业务素质以及技能素质等。就秘书这一群体而言，具有较高的素质对工作具有特别重要的作用。

（一）高素质的秘书队伍是辅助上司贯彻执行好企业战略和企业目标的可靠保证

秘书人员是最接近领导、直接为领导服务的参谋、助手。秘书部门（办公室）作为企业的一个重要部门，首先要了解本公司的企业文化。所谓企业文化就是指在一个社会组织内部发育、生长起来的一种相对独立的兼顾物质文明、精神文明、制度文明建设的，以企业精神和企业价值观念为灵魂的，不同于一般社会文化的亚文化。 这要求秘书人员要具有较高的思想水平和政策水平，即：能深刻领会企业战略和企业目标，把“上情”与“下情”有机地结合，创造性地开展工作。一支素质高的秘书队伍，他们起草或审核的文件，既能准确地体现管理者的管理组织意图，又能结合本部门的情况，提出创造性贯彻意见供管理者参考，在处理下级呈报的各类公文或具体问题时能及时发现执行政策目标中的偏差；在办公、办会、办信的过程中，方能注意从实际出发，以企业战略和企业目标为依据，向管理者提供各种拟办意见、方案，避免其在决策上发生失误。

（二）高素质的秘书队伍是提高企业工作质量和效率的重要依托

秘书部门（队伍）是一个企业的综合办事机构。上层管理人员既要总揽全局，宏观决策，又要体察入微，具体指挥，秘书部门就要适应领导工作的各种要求，做好综合服务工作。在这方面，秘书队伍素质的高低直接影响整个企业的工作质量和效率。实践证实，一个具有较高科学文化水平、较强办事能力、头脑清醒敏锐的秘书人员，必定能够快速理解领导意图，并驾轻就熟地处理问题。具有这些能力的秘书无疑在工作时会收到事半功倍的效果，反之则不然。这充分说明，从提高秘书人员的素质入手，可以来解决秘书部门工作质量和效率，才能抓住问题的根本。长期以来，我们总是强调秘书要有勤勤恳恳的工作态度，认为办公室里常有“不灭的灯光”的秘书是好秘书。这种观念，从倡导和鼓励无私奉献方面来说是必要的。但是随着科学技术的发展和办公自动化水平的提高，靠牺牲个人的休息时间加班加点干工作的方式已远远不能适应工作的需要。要适应这种新变化、新情况，除了加强对秘书人员的培养，全面提高其素质外，没有捷径可走。

（三）高素质的要求是塑造秘书队伍良好形象的时代需要

秘书部门是公司上传下达、沟通各方的桥梁和纽带。这就要求秘书人员应有工作踏实、待人诚实、作风严谨、办事务实的作风。秘书工作的程序性要求很强，特别是在大量复杂的事务性工作中，更要保持清醒的头脑，分清主次、轻重缓急、不怕麻烦。一定坚持逐级汇报的原则，以明确责任，使每项工作都有章可循。

總之，具备较高的素质是从事秘书工作必要条件，有志于从事秘书工作的人员必须着力培养较高的秘书素质，否则将难以胜任秘书部门的职责和充分有效发挥秘书工作的桥梁作用。

二、秘书人员应具备的基本素质

当前，随着社会主义市场经济的不断发展以及国际化愈加明显，企业对秘书人员的素质提出了更高的要求。在新形势下，秘书人员应具备哪些方面的素质呢？

（一）优良的思想品德

秘书职业道德是做好秘书工作的思想基础。提高秘书职业道德水平有利于秘书人员树立正确的职业观，培养浓厚的职业兴趣，形成良好的工作习惯。其内容包括：

首先，忠于职守、态度认真。有自身的工作职责和工作规则。既要全面了解各方面工作情况，为公司各项工作的顺利开展创造条件；又要协调各方，处理好上下左右的关系，确保政令畅通。

其次，积极工作，任劳任怨。对于职责内的工作一定要抓紧抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，项项有落实。要义不容辞承担起来，做到公司工作不留空档，保证各项工作的全面推进。

最后，与人为善，团结友爱。善于增强整体合力，树立团队协作精神和服务理念，善于对上加强联系，对内加强管理，对外搞好协调，对下做好服务。这就要求秘书人员“做一个善于倾听的人，鼓励别人谈论他们自己”。

（二）扎实的业务素质

业务素质是工作能力的标志。其中，业务素质包括业务知识素质和业务能力素质。

1.业务知识素质。秘书的业务知识要根据秘书人员所从事的秘书工作而定。如从事行政工作的秘书，要侧重于掌握行政管理知识；从事外事工作的秘书，要侧重于了解外事接待工作的纪律、方式方法和技巧。从总体上来说，企业秘书所需要了解的业务知识有：

（1）本企业系统内相关业务知识。秘书必须通晓本企业的业务、熟悉本企业的经营活动和发展战略，及时收集、处理与本企业产、供、销、科技、资金、市场等方面信息。

（2）系统外相关业务知识。企业秘书必须了解国家宏观调控方面的信息；国际国内工艺水平、经济动向信息；掌握同行业竞争者的相关信息等。

同时，企业秘书必须通晓行政、财务、统计、管理、市场、营销等方面的知识，特别是随着市场经济体制的完善，必然会带来秘书工作行政弱化而商务型加强的新情况。中国已经融入国际经济大循环，参与国际经济竞争，这就要求企业秘书人员必须具有较高的外语水平，精通国际性法规。

2.业务能力素质。业务能力素质归结起来有以下几个方面的内容：

（1）认识事物的能力。认识事物的能力是指人们在实践经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。具体说来，需要培养以下几种能力：

第一，观察感知能力。形成合乎实际的理性认识思维。秘书人员要善于发现容易忽略的“死角”，捕捉经济生活中一切有价值的问题和倾向，及时提请上司注意。

第二，分析综合能力。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决于分析综合能力的强弱。因此，对秘书人员来说，必须自觉提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物的解决方法，善于广泛联想，从不同的方位去思考同一问题。尽量做到举一反三，触类旁通。

（2）语言文字运用能力。秘书部门是联系上下左右工作的枢纽，信息交汇的中心，秘书工作同语言文字结下了不解之缘，这就要求秘书人员具备熟练的语言文字应用能力，包括阅读能力、言谈能力、写作能力等几方面。

第一，秘书人员经常要处理大量的文字材料，因此，必须善于阅读。所谓善于阅读，一是会精读；二是要能够快读和泛读，如善于从大致浏览中，领会精神实质，从中摘出主要内容提炼浓缩，写出提纲摘要，或记下精辟论点。所以阅读概括能力也是一种综合技能。

第二，言谈能力。言谈能力是秘书人员的基本功之一。秘书人员言谈能力的基本要求是：鲜明准确，简练明确，口齿清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。

第三，写作能力。文字表达能力是文秘人员的基本功之一。秘书人员从事各种应用文体的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。

3.具有较强的组织协调和社交能力。具有较强的组织协调和社交能力是对秘书人员的必然要求。因为这是秘书部门一项经常性的工作。主要内容包括以下两个方面：

（1）对内组织协调的能力。秘书人员要为上司出主意、当参谋、搞好工作服务，这就要求必须具有较强的管理能力。秘书人员要充分利用自己接触全面、工作机会较多的有利条件，自觉锻炼自己立足全局、综合分析的能力。判断一个秘书人员管理能力的强弱，更多的还是看他是否熟悉情况，善于谋划以及满足上司工作的客观需要。作为秘书人员在协助上司进行管理的过程中，一定要善于吸收外部环境的资源，主要是信息资源。

搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。秘书人员的协调能力，是指在上司的交办下，积极主动沟通信息，调节关系，统一步调，促进企业的灵活运行，提高工作的效率。在协调过程中，要把原则性和灵活性结合起来，求大同，存小异，统筹兼顾，各展所长，充分发挥集中力量办大事的优势，促进各部门纵横相连，服务大局。

秘书部门的协调工作主要体现在为上司服务、联系内外、沟通左右的日常工作之中，带有辅助上司进行管理的性质。协调工作涉及方方面面，部门多，人员多，十分繁杂，因此要求秘书人员具有渊博的知识。秘书人员要尽量多掌握一些科学文化知识。只有将这些知识恰当得运用到实际工作中去，才能增强灵活性，发挥创造性，提高辨别是非的能力，做到在协调中得心应手。

（2）对外交际的能力。秘书人员不仅对内负责而且还负责对外宣传，因此，秘书具有公关的的职能。所谓公关，也就是是公共关系，即一个组织为了达到与它的公众之间相互了解的确定目标，而有计划地采用一切向内和向外的传播沟通方式的总和。 随着社会的进一步开放和向多元发展，秘书人员面临着日益开放的社会，对外接触面不断扩大，联系日益广泛。这就需要秘书人员具有良好的交际能力，发挥联系上下、沟通左右的桥梁作用。为此，他们必须具有较强的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节、善于待人接物，真正成為承上启下、协调左右、联系内外的行家。具备这种素质，需要秘书人员不断提高自己的社交能力，掌握公关的技能，谙熟人际交往的知识。

4.现代办公设备操作能力。随着科技日新月异的发展和办公自动化的普及，现在，我们已进入了办公自动化的时代。各种先进办公设备的运用，互联网技术的成熟与发展，大大提高了办公效率，把秘书人员从过去琐碎繁杂的工作方式中解脱出来，也给秘书人员提出了新的课题，作为秘书，必须努力掌握使用现代办公设备的能力，以适应新要求，协助领导顺利决策，灵活指挥。其中，主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、微缩技术等现代办公手段以熟练掌握现代办公设备的使用方法。从发展趋势看，秘书人员如果不掌握这些现代办公工具，就很难跟上形势发展的需要。

秘书是个传统职业，负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，如收发与回复日常邮件；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；采购、分发和控制办公用品等等。秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力。而一个不能熟练应用现代办公设备的秘书人员是难于及时、高效的完成工作任务的，为此作为一位现代秘书人员应该努力提高技能操作能力， 熟练应用现代办公设备。

三、秘书人员素质的培养

由于素质在秘书工作中具有如此重要的作用，那么秘书人员就必须高度重视素质的提高。

（一）勤奋学习

结合秘书工作，当前要突出抓好三个方面的学习：首先，经常和某些特定的部门打交道的秘书人员，还应熟悉这些部门工作的具体政策。其次，针对办公室工作的需要，学习好经济、科技、管理、法律等专业知识，还要学习与自己工作相关的秘书业务知识。此外，还必须了解文件的印刷、分发、传送等情况，否则就无法确定文件发送的缓急程度及提出某些具体要求，无法对文件复印后的运转情况进行督促。所以，一个合格的秘书人员，不仅要精通自己的工作业务，还要懂得与自己工作密切相关的业务知识。再次，学习使用现代化办公设备，逐步实现办公手段现代化，是一种必然的趋势。作为秘书人员，必须努力掌握使用现代化办公设备的能力，以适应新时期秘书工作的需要。

（二）实践锻炼

“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。实践是秘书人员提高素质的根本途径。只学不用，其效甚微；学以致用，事半功倍。对于秘书人员来讲，无论办文办事，都要严肃认真，一丝不苟地去办；上司交办的事情要落实，上司没有交办的也要在想在前，干在前。只有勤勤恳恳、任劳任怨、认真细致、实实在在地做好每一项工作，才可能在严格的实际锻炼中不断提高自己，显示自己的良好素质。

（三）监督管理

秘书人员要具有较高的素质，企业要加强监督管理。

1.领导重视。首先，领导应高度重视秘书工作和对秘书人员素质的培养。不能“只点灯，不加油”，同时应注意启动秘书人员的内在动力，激发他们自我提高。其次，领导关心支持秘书人员自我素质的提高，对他们为提高自己的素质而做的一切努力，应该鼓励。

2.秘书自我监督。实践表明，良好的管理环境对秘书人员的素质培养和提高有密切关系，然而秘书个人的自我监督仍然是秘书素质提高必不可缺的条件。放松自我管理和缺乏有力的自身监督，会使一些意志不坚定、思想不健康、作风不端正的秘书人员走入歧途。人毕竟不同于动物，不要做内在冲动的奴隶，要用远大的理想来控制自己的内在冲动。能律己，才能获得真正的自由，能律己，才能取得更大的成功，律己才是通向幸福的康庄大道。为培养和造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，就要加强自我管理和监督。

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