Excel电子表格在财务日常工作中的应用

刘颖

摘要：信息化进代谁能掌握更先进的工作方法谁就能轻松面对挑战和竞争。对财务人员来说除了掌握财务专用软件外能够熟练的使用Excel表格辅助工作，将事半功倍，大提高工作效率，提升管理水平，突显个人能力，它是解决工作中实际问题的最佳工具。

关键词：竞争；Excel表格；数据分析

中图分类号：F275 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）019-000-01

随着信息化时代的到来，企业和个人普遍都面临着来自方方面面的挑战和竞争压力，这也暗示着谁能掌握更多的本领、更高的效率，谁就是真正的赢家。对财务人员来说Excel表格无疑是进行各种数据处理、分析和处理表单，解决工作中所遇到的实际问题的最佳工具。

Excel是一种通俗易懂的计算机软件， 它操作简单，功能强大，适用范围广，应用普遍，还能进行图表制作。财务软件的普及大大减轻了会计人员的负担，提高工作效率，节约了财务成本。但实务工作者也发现，财务软件更偏重于会计账务的处理，缺少财务数据分析，而固定资产模块管理，库存模块管理，工资模块管理等是需要另外付费购买之后才能使用的，而掌握Excel我们就可以节约这些花费。

一、Excel在会计工作应用中的优缺点

1.优点

（1）成本低廉。Excel对软硬件配置要求很低，便于企业实现会计信息化。（2）使用方便，掌握容易。Excel账务处理系统的基本功能就能满足企业的日常需要，一般都是日常电子表格应用，由于门槛很低，初学计算机的人也能很快掌握，界面美观易懂、用户轻松使用；（3） 运用函数计算。Excel的函数丰富多样，善于使用函数，不仅可以提高工作效率，还能保证数字的准确。

2.缺点

由于Excel是一款可基础应用和自行开发于一身的软件，可以通俗易懂也可以高端应用，Excel的高级函数命令，需要有计算机专业的人员来完成，显然对于财务人员来说，运用这些函数难度非常大。

二、Excel在会计工作中的应用

1.数据的保护

在会计工作中，为了数据保密，我们可以应用EXCEL的数据保护功能设置工作簿的打开权限对数据或工作薄加密保护， 我们还可以在这个功能里设置“修改文件时的密码”，当文件需要修改时就会有提示，以免误操作而破坏整张表的公式影响数据的准确性。点击“文件”菜单中的“保存”命令-点击“工具”菜单上的”选项”-点击“安全性”在“打开文件时的密码”编辑框中，输入密码-点击“确定”按钮-点击“保存”按钮。

2.账簿的处理

以银行存款日记账为例来加以说明。银行存款日记账是根据经济业务发生的时间先后顺序逐笔进行登记的，用EXCEL按业务发生的先后顺序将记账凭证中相对应的内容记录到银行存款日记账中即可 ，启动Excel，生成一个工作簿，命名为“XX账簿”，把工作表sheet1、sheet2、sheet3重命名为“资产负债表”、“银行存款日记账”、“试算平衡表”等。这样，一个账簿及该账簿的相关内容就一目了然了。

3.数据的共享

会计工作都有严格的岗位分工，每个财务岗位都有自己的岗位职责，有时我们想要得到的汇总数据需要把每个岗位的独立数据进行合并，汇总到一个工作薄上，查询数据是由何人在何时编辑填制的。首先建立一个工作薄，里面设计好各个会计岗位所需的相关工作表框架；然后将该工作薄设置为共享工作薄；点击“工具”菜单—“共享工作簿”命令—“编辑”选项卡—允许多用户同时编辑—允许“工作簿合并”—点击”确定”—保存。

三、Excel在会计工作中的应用实例

1.决策分析

某医药公司需要某种原材料，该材料可通过外购和自制两种方式取得。包括以下因素：单价、数量、追加的自制成本、单位材料费用、单位变动费用。打开Excel，在B1：B9分别输入“数量、单价、外购成本总计、追加的固定资产、单位材料、单位人工、间接费用、自制成本总计”作标题，C3=C1-kC2，C8=C6+（C7+C8+C91-kC1），C9=IF（C4>C10）。接下来我们可以利用数据透视表绘制出适当的图形，就可以很轻松的得到相关的决策信息了。

2.会计数据计算

某房地产公司要进行对外投资，以人民币为计量单位，估计建设期投资7万元，预计今后连续5年的净收益分别为1.2、1.5、1.8、2.1、2.6万元，那么该项投资的IRR（投资回报率）是多少呢？在Excel中，将B1-B6单元格中依次输入-7、1.2、1.5、1.8、2.1、2.6，将光标移到B7单元格中，点击工具栏中的“fx”函数按钮，选择函数IRR，点击确定，弹出内部收益率（IRR）对话框，在对话框中输入B1：B6 后，我们要的内部收益率（IRR）就可显示出来，其最后结果为9%。如果IRR的值大于贷款利率，则此投资计划有值得投资的可能。

总之，在日常的财务工作中，各企业的财务部门都需要各种各样的统计数据并制作成报表，Excel具有排列、筛选、自动填充、数据有效性等简单实用的功能，能够帮助企业财务人员统计整理所需的数据，制作成简洁清晰的报表，可以利用SLN函数进行固定资产折旧的管理，还可以利用COUNTA函数和VBA编程进行库存的自动化管理。财务人员在实际工作中应多学多用，巧妙的利用的各种功能来提升自己的价值空间，让它成为我们的一种工作习惯。Excel的应用使会计工作从原本的核算上升到财务管理与分析。相信随着越来越多的会计人掌握了越来越丰富的Excel知识，将大大提高财务人员的管理水平，提升财务人员的社会地位和重要性，推动国家的会计事业从核算到管理的飞跃。

参考文献：

[1]杰诚文化：Excel在财务管理中的应用.中国青年出版社，2005（2）.

[2]钟爱军.Excel在会计电算化应用中如何实现工作表之间数据的动态更新[J].中国会计电算化，2002（7）.

[3]（美）基恩-泽拉兹尼.用图表说话.清华大学出版社，2008（5）.

[4]Excel2003 公司办公从入门到精通.

[5]科学实践管理会计打造会计工作的升级版.

[6]Excel 函数与图表分析范例应用.

[7]解析电算化对企业会计工作的影响.