打造高效可控的自动化办公平台

王艳琴

摘 要：企业管理的核心是数据，企业服务的核心是流程，尤其是在市场竞争日趋激烈的今天，流程的好坏关乎企业应对市场变化的能力，关乎企业内部管理的效率与效能。本文将结合企业内部管理的精细化分权和流程设计体系探讨打造高效、可控、自动、固化的协同办公平台的方式与方法。

关键词：流程；规范；管理；高效；可控；自动；授权

“好的流程可以固化制度，规范管理，监督过程，约束行为，降低风险，提高效率，并有助于公司制度的進一步优化。”这应当是我们判断流程优化和系统建设成功与否的关键标准。流程的正确与否，首先取决于是否有助于达成企业的战略目标，是否有助于规范管理、降本增效。

一、自动化办公流程体系

公司需要始终关注客户响应效率，始终关注投资效益，大力倡导精细化营销、精确化管理。

经过十几年的对流程管理系统建设的探索与积累，历经多次重建与优化，不断平衡风险控制和效率效益之间的矛盾，逐渐形成了现有高效、自动、授权、固化、可控及灵活的一套流程设计理念。

自动，指的是职岗自动流转，减少人为的干预；

固化，强调的是固化制度的执行，促进制度逐步完善；

高效，表现的是减少审批的节点，不断提高流程效率；

可控，体现的是符合内控的原则，实现责权回溯分析。

（一）流程设计思想

流程设计中，始终坚持以应用为导向、以内控为基准、以高效为目标，体现民主决策、分段管理、多级授权的设计思想。其核心是精细化分权管理和自动化流水作业。

以采购及合同流程为例，如图1所示，该流程设计中以事项类型为纵轴，事项过程为横轴，不同阶段侧重不同专业部门，并以各级审批人的授权额度为标准实现流程的分级终结，以实现企业运转的高效管理。

（二）精细化分权管理

精细化的分权管理是企业管理的精髓，也是流程设计和优化的重要基础。精细化分权管理就是全面梳理企业内部管理的关键事项，依据具体类别、具体事项，针对不同层级（岗位）设定不同的授权，从而形成企业精细化管理和授权的完全矩阵。分阶段分权管理并不意味着彼此制约和效率低下，流程建设始终要责权对等，明确的需求申请、规范的操作过程、严谨的决策审签是实现风险控制和效率效益协同发展的关键因素。

二、流程管理与优化的总结

（一）流程高效运行的前提

经过多年的实践与总结，我们认为要实现流程高效运行，必须满足以下三大前提：1、精简的组织架构。2、精确的人岗匹配。3、健全的决策体系

（二）流程优化的基本原则

流程优化是一个周而复始、持续前进的循环，企业要依靠自己内在的能力和机制来保证这个循环的持续运作。 流程的优化应当基于公司战略目标与管理要求，并遵循ESIA准则：

1、Eliminate-消除

2、Simplify-精简

3、Integrate-整合

4、Automate-自动

（三）建立健全精细化的分权管理体系

精细分权的管理是企业在管理与运营模式上的创新，目标是建立一套垂直及横向兼顾的管理体系，清晰地阐明企业之间的关系，包括管理目标、内容，管控手段、方式、界面；企业的共识应当建立在规范管理、提高效率之上。

精细分权的管理将赋予企业更多的升级和灵活性，企业不再亦步亦趋的响应市场，而是主动的根据快速变化的环境调整战略和运营以发掘新的机会。

综上所述，通过精细化分权的管理、端到端的流程优化和设计理念，并结合公司管理组织结构和模式，规范管理和监督过程。

三、如何打造高效可控的自动化办公平台

（一）端到端流程总体规划与设计

在现代企业管理中，各部门已经专业分工，并进一步趋向细化，流程建设必须要基于快捷、规范、低成本的目标，有效整合企业各管理要素，形成规范、自动和约束的工作流程，并通过固化的流程提高效率，消除或弱化部门利益，实现公司整体效率和效益的最大化。要实现高效、可控的自动化办公系统平台的建设，在流程设计方面要突破内部壁垒，基于端到端全流程、端到端数据流规划与设计。同时，搭建以下体系和制度。

1、建立需求响应及维护支撑体系。企业如何快速响应各分公司货部门的开发以及维护需求至关重要，需要建立与多级管理相适应的需求响应以及维护支撑体系。

2、流程的持续改进。流程优化是不断提升公司效率关键因素的共识。流程只是企业管理的一个方面，虽然重要但如果没有与之配套的部门和岗位职责、管理制度、操作规程等，流程就会缺乏监管和自我改进流程，就不能长期、稳定的运作，就不能程序的优化与完善；配套措施包括：一是对企业组织形式进行变革，尽量减少中间环节，使组织系统扁平化；二是实施流程管理制度，也就是说由专门的机构或者团队，负责整个流程监控、优化与分析；三是建立流程衡量的标准，最好是可以量化的标准，以检验流程的优化是否达到预期的效果。

综上所述，遵循总体流程规划和设计，将能实现高效可控的自动化办公系统的建设。

四、结语

流程管理系统的建设需要不断的实践与总结，并结合高可配置、高扩展性、可视化的流程引擎平台，建立了一套高效、可控、自动、固化及授权的流程管理体系。通过此流程体系，提高了工作效率，节省企业的资源，增强企业核心竞争力。

参考文献：

[1]赵卫东，俞东慧.流程管理[M].北京：知识产权出版社，2007.