试述如何加强档案服务工作

孙秀艳

摘 要：档案服务即档案的提供利用，是档案管理工作的根本目的，档案服务工作是档案工作的中心环节，优质高效的档案服务会产生间接或直接的社会效益和经济效益。档案工作者应积极向社会各界提供利用，切实做好档案服务工作，充分发挥档案的作用，满足多方面的需求，扩大档案工作的社会影响。那么如何加强档案服务工作，将其提到一个新的水平上，现就此试述己见。

关键词：档案服务；思想；服务质量

一、转变服务观念是加强档案服务工作的思想保证

为了要更好地利用档案，必须转化三种观念：一是转化服务观念。新世纪随着社会经济的发展，我们要把对档案的认识转移到提高经济效益的中心上来，使人们认识到档案是自己的、有效的、经常的信息来源，认识到迅速获得档案信息的重要性。二是转化服务对象观念。由于我国曾是一个自给自足的小经济生产方式占主导地位的封建农业国家，个体的封闭的生活方式造成了人们内向的认识，长期以来认为档案仅仅是为政府部门和官员服务的，给档案工作抹上了浓厚的政治色彩。新时期我们要将档案服务于机关内部扩大到与业务工作有关的社会多方面服务。三是转化服务态度观念。新形势下，档案管理人员要树立主动服务意识，主动了解领导决策和市场经济发展的需求，根据社会各方面特别是领导决策工作的需要，积极开展档案资源信息，努力做好提供利用，采取先进的方法和手段，积极主动地挖掘馆藏档案的信息资源，深化为社会服务的功能。

二、强化规范化管理是加强档案服务工作的夯基之本

为了要更好地利用档案，必须保证档案内容齐全。一是要做到大力丰富馆室收藏。收齐收全档案资料，做好业务基础工作，是档案建设的根本，也是搞好档案服务的基础，是满足社会各方面利用的前提条件。没有馆藏或馆藏不丰富，档案工作便会造成“无源之水、无本之木”。因此，必须按规定抓紧抓好档案的接收工作，特别是经济信息和科学技术等方面的档案接收工作。根据地方特色，把一些流失于社会和个人手中的具有保存价值和使用价值的珍贵档案资料收集补充，完善馆藏，力求新世纪档案利用趋势。二是要加强档案检索工具体系的建立。首先要完善档案检索体系，逐步建立起以管理型检索工具为基础、以检索型工具为主导、以报导型检索工具为媒介的档案检索系统，促进全社会对档案信息资源的开发，最大限度地实现档案资源效益的发挥。其次要提高档案检索工具的質量，降低漏检率和误检率。三是要适时地对有关业务文件资料按类别进整理成册，加强对档案资料的研究分析，尽可能地从各行业、各项目围绕经济建设这个中心任务来编写参考资料，找出某一事物内在的运动变化和发展规律，从而使档案利用者能够更好地利用规律为经济建设服务。

三、提高人员素质是档案服务质量的根本保证

人在任何工作都起着主导作用，因此人的素质将关系到工作完成情况的好坏。同样，档案服务质量的好坏与档案工作人员的素质高低有极大的关系。只有高素质的档案工作人员，才会有一流的服务态度和服务水平。首先，高效优质的档案服务依赖于档案人员的职业道德，档案人员良好的职业道德能使档案利用者产生对档案部门的亲和力。所以加强档案人中的职业道德教育，使其牢牢树立服务观念是提高档案服务质量的重要措施之一。其次高效优质的档案服务依赖于档案人员的专业能力。要有较强的专业能力，就必须不断加强业务学习。档案服务是一项业务性很强的工作，档案工作者必须不断加强业务学习，扩大知识面，具备较强的业务能力，熟悉馆藏档案，了解需求，掌握服务的方式方法，更好地适应新形势的发展和需要。第三，要提高档案工作人员的经济意识，在深化改革、扩大开放的新形势下，只有具备了较强的经济基础意识，才能根据经济发展的动向，了解和掌握当前的需要，以便能及时提供利用。

四、利用现代化手段是提高档案服务效率的关键

我们要应用现代化手段管理档案，以有限的资金使档案服务的技术手段实现现代化。一是实现档案检索计算机化，利用计算机高效快速处理信息的功能对档案进行单项检索、多项检索和准确检索、模糊检索。此外，应用电子计算机进行借阅管理等工作，也都能大大提高档案工作的效率。二是建立档案信息传递网络系统。为实现档案信息的全面、系统、快速、准确的服务，满足社会不断增长对档案信息资源的需求，在计算机网络检索系统中要逐步实现现代化通讯技术，将检索系统由成批检索、联机检索发展成联网检索，实行联网检索的主要优势是有利于开发计算机资源和档案信息资源，实现计算机资源和档案信息资源的共享。

五、加强档案宣传是提高档案服务质量的有效途径

大力加强档案工作宣传力度，一是加大对《档案法》的宣传力度，与新闻部门、宣传部门进行配合，以灵活多样的形式和内容组织宣传，增强社会档案意识。二是扩大档案服务范围。通过档案宣传不仅能够教育、动员、鼓励广大档案工作者，而且还能够扩大档案工作的社会影响，扩大档案服务工作的范围。只有扩大档案信息服务的范围，提高档案信息服务的质量，才能使档案工作产生良好的社会效益和经济效益，档案工作也因此具有存在价值和不断发展的强大动力。三是开展对档案利用者的培训、辅导。由于档案部门长期处于封闭状态，造成社会对档案、档案工作了解甚少，在利用档案的过程中，利用者必然会遇到许多疑难问题。正是由于这些疑难问题与其它因素相互作用，造成了档案系统易用性差，因此对利用者进行培训、辅导，向他们介绍检索工具、介绍检索方法是十分必要的，这也是使档案系统易用性逐步变好的措施之一。