工程建设企业技术档案信息化管理问题与对策

亓怡然

（中国石化工程建设有限公司，北京　100101）

工程建设企业技术档案信息化管理问题与对策

亓怡然

（中国石化工程建设有限公司，北京100101）

本文阐述了国有工程建设企业技术档案信息化管理发展趋势，分析了当前工程技术档案信息化管理中存在的一些问题，有针对性地提出了四项进一步提升工程技术档案信息化管理水平的对策与措施。

工程建设；技术档案；信息化；管理

工程建设企业技术档案信息化，是指企业以法律法规为依据，以市场需求为发展方向，通过科学管理流程和数字信息技术，对企业技术档案信息获取、管理和利用的新模式。技术档案信息化的目的在于提高技术档案的信息管理和利用效率，进而提高各相关部门的工作效率，为企业发展提供更加有效的技术档案服务保障。

1　档案信息化建设是时代发展的必然

1.1满足技术档案管理发展的需要

早在2000年底，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》中，就把“加快现有档案的数字化进程”及“加快档案信息化建设”列为重点发展方向。从传统的档案管理方式过渡到档案信息化管理是一个循序渐进的过程。随着信息化时代的技术普及，国家逐渐提高了对档案信息化管理的认识，并加大了研究和实施力度。政府通过《文献档案资料数字化工作导则》、《纸质档案数字化技术规范》以及《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规的颁布和实施，从国家层面对档案信息化建设提出了明确要求，指明了发展方向，从而促进了我国档案信息化管理技术的迅速发展。

就当前的工程建设企业而言，项目建设过程中涉及的单位和部门众多，产生的技术档案种类和内容繁多，致使技术档案的完整性、一致性和保存性难度加大，传统的手工管理纸质技术档案的工作流程变得十分繁琐复杂，已经不能适应工程建设企业信息化发展的需求。如何通过信息化管理简化工作，显著提高工作效率，已成为技术档案管理部门当前的一项重点工作。

1.2满足档案保护及降低成本的要求

以往纸质技术档案的归档、管理和利用，需要人工收集、查找和搬运原始技术档案，费时费力，效率较低。随着计算机技术的发展，通过图纸扫描、OCR文字识别、文件转换、数据库储存等技术，可以把各种纸质技术档案转化为电子文件。通过归档、管理和利用电子技术档案，可以实现远程浏览、打印和下载，提高了工作效率，降低了人工和纸张成本，保护了原始技术档案的安全，同时也符合绿色低碳和节能环保的要求。

2　工程技术档案信息化管理存在的问题

2.1档案信息化管理水平发展不均衡

随着信息化时代的到来，国内的工程建设企业也都陆续建立了档案信息化管理模式，但进展程度极不均衡。优秀的企业由于领导重视、员工培训力度大、软硬件资金投入多、档案信息化管理基础建设好、档案管理转型快等原因，其档案信息化管理能力在行业内已达到先进水平。而大多数企业才刚刚起步，需要仔细研究国内外先进企业的档案信息化管理模式，吸取成功经验，迎头赶上，以适应日益激烈的市场竞争。

2.2技术档案管理流程需要改进完善

各企业虽已开展了技术档案信息化工作，但在档案管理流程、技术规范、制度创新等方面均有不足之处，致使技术档案信息化的优势并未得到有效发挥。在传统观念和使用习惯的影响下，档案设计、归档和利用等环节依旧以纸质档案为主，扫描和管理电子档案仅作为档案管理人员的一项内部工作。既不能满足企业技术档案数据库建设要求，也不能满足广大企业员工查阅利用技术档案的需求，反而增加了档案管理人员的工作强度。另外，员工借阅技术档案时，在对所需档案信息不太了解的情况下，还需向档案室人员求助或到档案库房翻找查询相应信息，再通过填写档案借阅表，经相关各部门领导签字后才能借阅成功。不仅手续繁琐，且费时费力。这些问题正说明建立便捷、有效的技术档案信息化管理系统十分必要。

2.3电子技术档案的生成不够规范

目前，由设计人员提交的可编辑的原始电子技术档案文件(如Word、Excel、CAD格式），因其内容易被复制、修改或删除，只能保存起来作为备份文件。通过人工扫描设备生成的数字化电子技术档案文件，由于可能多设备水平局限，其直观性、合法性和可靠性远不如原始纸质档案。另外，一些企业电子文件的签署还采用粘贴签字图片的方式，也无法保证电子文件的合法性和有效性。这就需要企业制定有效的管理措施，确保电子技术档案符合规范要求。

2.4员工的归档意识与安全意识有待提高

工程建设企业技术档案的设计、校对及审核人员往往更加重视档案内容是否准确，而对归档流程和要求并不十分了解，在归档环节经常出现细节上的问题。比如文件目录中的项目号、档案号以及各文件名称与纸质文件不一致，文件图框的格式和内容不完整等，解决后才能重新归档。这些问题增加了设计人员的返工量，拖延了技术档案的归档时间，耽误了出版发图等后续环节的正常进行，明显降低了工作效率。

此外，现在电子文件的应用越来越广泛、操作越来越便利，企业员工也急需加强安全意识和保密意识。如果企业对技术档案安全不够重视，一旦发生档案被篡改、被泄露等问题，将会给企业带来不可估量的重大损失。

3　提升技术档案信息化管理水平的对策

3.1依法规范生成电子技术档案

以往因为技术原因，电子技术档案的签署大多为贴图形式，造成电子文件的法律效力无法与手写签署的纸质文件相提并论。随着计算机技术的迅速发展，加密软件已经能够保证电子签名的唯一性、有效性。要根据《中华人民共和国电子签名法（修正版）》的要求，确保电子签名的法律效力，维护企业的合法权益。因此，各企业必须严格依法规范电子签名的管理方式。其中，使用电子签名密钥U盘即为当下使用较方便、技术较成熟的一种办法。应用步骤如下：

首先，完成相关人员电子签名采集工作，制作发放对应本人电子签名的专用密钥U盘，做到“一人一钥”。其次，当设计人员完成原始电子文件后，将文件转换为PDF格式，确保文件内容不能被修改。最后，设计、校对、审核人员通过密钥U盘依次进行电子签署，保证电子签名真实有效。这种拥有合法电子签名、不能被修改的电子技术档案，能够完全替代手写签署的纸质技术档案，充分发挥电子技术档案管理便捷、高效的优势，显著降低人力和物力成本，提高档案的生成、归档和利用效率。

3.2进一步完善电子技术档案应用管理流程

2015年，笔者作为公司档案室信息化推进小组成员，开展了电子技术档案应用管理流程的探索与尝试，取得了一些经验与成果。

首先，针对配管专业管段图纸繁多、员工打印签名费时费力等问题进行专项试点优化。尝试由设计人员将管段图整合并转化为一份带签名的PDF电子文件，进行归档验收和发图。在出图环节，管段图部分直接用归档的电子文件印晒发图。这样就避免打印大量的纸质图纸，节省了纸张成本和员工打印图纸的时间，得到了配管室员工的一致认可和好评。其次，在此基础上，在不同项目的不同专业进行专业级试点，然后，在某项目装置中进行全专业的项目级试点。通过试点应用，不断修改和完善归档管理流程，制定了《项目电子技术档案归档与发图信息化管理流程（试行）》文件。同时加强组织培训、积极沟通，使设计人员能够准确理解和掌握电子技术档案归档工作的流程和要点，提高了项目工作效率。最后，邀请公司各部门的专家对电子技术档案信息化应用进行评审。通过与手工签署归档工作流程的对比（如图1所示），可以看出采用电子技术档案的优势非常明显，得到了公司专家们的一致肯定与赞扬。

图1　手工签署与电子签署的归档工作流程对比图

通过总结项目试点的应用成果，归纳出技术档案信息化管理流程的工作要点及优势如下：一是在图纸设计环节，设计人员将3D模型抽图、CAD制图和文字表格等可编辑文件转换为PDF格式，替代打印出大量纸质文件，省时省力。二是在校审签字环节，设计、校对及审核人员使用专用密钥在合格的PDF文件中进行逐级电子签署。通过邮件发送电子文件，相关人员外出时也可以通过电脑及时查看、校审并签署文件，不耽误项目进度。三是在归档验收环节，档案管理人员通过邮箱接收电子文件，检查合格后签署电子归档章，完成电子文件的归档。员工无需搬运大量纸质文件，提高了工作效率。四是在出版发图环节，出版室人员通过共享平台接收相应电子文件，检查无误后直接使用电子文件印晒发图提供给现场。不用对纸质文件进行人工扫描晒图，大大提高了晒图的效率和准确率。五是在管理利用环节,由档案管理人员将电子文件分门别类存入管理系统，借阅人员可使用电子技术档案借阅平台完成搜索和借阅操作，在线审批通过后，档案室员工通过邮件将相关电子文件发送给借阅人员。通过管理和利用电子文件，在提高工作效率的同时，还保护了原始技术档案，一举多得。

3.3强化宣传与安全管控措施

企业领导层在推进档案信息化管理进程中要积极转变观念，认真向先进企业学习，不仅要加大档案信息化管理升级的人财物方面投入，还要加强宣传力度和安全管控两个部分。

在强化宣传、形成合力方面。企业要依据现有基础和条件，认真做好档案信息化管理顶层设计，明确档案信息化管理的发展目标和路径以及相关岗位的职责和要求。企业可以利用各类宣传媒介资源（宣传材料、报纸杂志、电子屏幕、微信群等）强化宣传报道，使员工全面系统地了解技术档案信息化管理的优势所在，并通过教育引导、检查督促和激励考核等措施，进一步调动广大员工的积极性，为技术档案信息化管理的发展出谋献策。

在强化档案安全管控方面。企业需要加大档案安全管控方面的软硬件投入，并制定保障档案安全的详细规定、预案和措施，严格管控档案信息化管理系统权限。同时，还要强化档案安全意识和保密意识的宣传和教育引导，通过典型案例进行教育示范和警示，进一步提升全体员工对档案安全重要性的认识。从而有效防止技术档案出现被泄露、篡改或破坏等问题，确保档案信息化管理工作安全畅通运行。

3.4加强档案信息化管理人才队伍建设

企业为了满足档案信息化管理升级对人才的需求，除了采用外部招聘、内部调配、返聘专家等方式外，还需采取组织相关员工培训和学习、提高薪酬福利待遇、拓展人才成长通道、加强考核与激励等具体措施，留住档案信息化管理人才。档案管理人员不仅要带头转变观念，提高对技术档案信息化管理重要性的认识，严格遵守和规范执行相关管理规定，还要熟练掌握相关软硬件的操作和使用，积极推进档案信息化管理的升级发展，为公司员工提供更加优质的服务。

4　小结与展望

工程技术档案的电子化、管理信息化是科技发展、时代变化的必然选择。因此，工程建设企业必须不断完善技术档案信息化管理流程，通过详细具体的规范和措施，显著提升员工素质能力和信息化管理水平，进而提升企业的核心竞争力，在激烈的市场竞争中脱颖而出。

随着科技进步，未来的技术档案信息化管理方式也将会更加智能和便捷，电子技术档案从生成、管理到利用都将在企业技术档案管理系统的相应模块下完成。在项目管理模块，项目管理与档案管理人员可设置项目各装置各专业的存档管理模式，之后通过系统随时查看项目文件存档和发图进度；在档案生成模块，设计人员将文件内容上传后，系统读取内容信息后会自动套用合适的文字表格和图纸图框，并按照设定分类整合文件及生成相应目录；在校审验收模块，校审人员及档案管理人员可通过系统依次完成电子技术档案的校审和验收；在出版发图模块，项目管理人员可在文件目录中选择所需文件生成电子发图单，系统自动配齐所需文件后打包发送至出版室印晒发图；在借阅利用模块，借阅人员可以快速检索所需文件，并根据权限不同选择在线查阅、打印或下载文件。

通过先进的信息化管理系统，将极大提高项目的完成效率，提升企业竞争力。这就是我们要努力达到的目标，相信随着科学技术水平的飞速发展，这些设想很快就会得以实现。

[1]中华人民共和国电子签名法[J]. 中华人民共和国国务院公报, 2004, 31: 15-19.

[2]电子档案移交与接收办法[J]. 科技档案, 2015, 03:36-40.

[3]中华人民共和国国家标准 《电子文件归档与管理规范》[J]. 中国档案, 2003, 11: 28-30.

[4]文献档案资料数字化工作导则[Z]. GB/T20530.

[5]纸质档案数字化技术规范[Z]. DA/T31.

[6]电子档案移交与接收办法 [Z]. 国家档案局档发[2012]7号.

[7]中国石化档案管理办法[Z]. 中国石化办[2010]449号.

[8]中国石化管理类文件材料归档管理规定[Z]. 中国石化办[2016]186号.

[9]谭晓霞. 建筑设计单位档案管理信息化建设研究[J].大众科技, 2012, 06: 282-284.

[10]徐茹民,吴联成. 建筑施工企业档案信息化管理中的问题及解决思路[J]. 城建档案, 2012, 12: 36-38.

[11]张永明. 工程技术档案数字化、网络化信息服务研究[J]. 城建档案, 2009, 01: 16-17.

[12]袁虹,方卉. 档案信息化管理浅议[J]. 机电兵船档案, 2009, 03: 65-67.

[13]马春慧. 我国建筑企业档案信息化建设[J]. 黑龙江科技信息, 2011, 18:150.

[14]刘敏. 工程项目档案信息数字化管理应用分析[J]. 办公室业务, 2015, 13:34-35.

Problems with IT-based Management of
Technical Documents in Engineering Enterprises and Solutions

Qi Yiran
(SINOPEC Engineering Incorporation, Beijing 100101, China)

The paper introduces the inevitable trend for technical documents management in state-owned enterprises to develop toward the IT-based mode, analyzes the problems with current practices of IT-based management of technical documents, and proposes four specifi c measures for further improving work in this regard.

engineering, technical documents, IT-based, management

2016-8-4。

亓怡然（1984—），男。毕业于中央财经大学工商管理专业，硕士研究生。工程师，现就职于中国石化工程建设公司。电子邮箱：qiyiraneva@163.com。