浅谈住房公积金档案的特点及档案管理

刘建菲

摘 要：随着人民生活水平的提高和社会发展的加快，人们对于住房的需求也越来越高无论是刚性需求房还是改善型住房都受到了人民的热捧。在这样的条件下住房公积金贷款买房自然是许多人的首选，其贷款利率低、贷款手续简单且贷款金额也可以满足大部分人的需求因此公积金贷款成为了许多购房者的不二选择。由于住房公积金贷款量的不断增加，贷款人数的不断上升使得公积金工作变得十分繁忙，而在公积金工作中公积金档案工作的任务量十分庞大其档案管理的难度也可想而知。

关键词：住房公积金；档案；特点；档案管理

住房公积金贷款是国家的一种福利性贷款，是为了机关及企事业单位的员工可以以优惠的利率进行贷款买房或房屋装修。由于其具有一定的福利性质所以其每日申请公积金贷款的人数和办理公积金贷款的人数都一直在不断攀升。在这样的情况下住房公积金管理部门需要做许多不同的工作其中对于住房公积金申请资质的审核工作是十分繁重的，并且如果想要做好住房公积金申请资质的审核就必须具有相关的一定申请人的资料及申请人的档案信息。在这样的前提下住房公积金档案的建立及管理就显得十分必要。可以说住房公积金档案能够在最大程度上展现出住房公积金申请人的各项资料使得对于住房公积金的审核可以具有更高的准确性和真实性。当然如果想要管理好住房公积金档案就必须先了解住房公积金档案的相关特点。本文将通过分析住房公积金档案的特点来提出可以完善住房公积金档案管理的方法。

1 住房公积金档案的管理现状

住房公积金贷款可以说是我国独有的一种具有福利性的贷款，而只要是贷款就必须对其申请人的各种资质进行审核，在审核过程中住房公积金档案就显示出了其特有的重要性。我国目前的住房公积金档案管理的现状并不尽如人意，这一方面是因为我国的档案管理工作本身还处在从纸质档案向电子档案转化的过渡时期，在这样的情况下其对于住房公积金档案管理的方式和方法都是相对混乱的并且无法利用统一载体进行档案管理。另一方面则是因为全国的住房公积金档案的管理工作并不是联网模式的这直接导致住房公积金档案信息的不对称现象从而导致了许多住房公积金贷款申请人可以在多个城市分别贷款，导致住房公积金的安全性受到了很大的威胁。

2 住房公积金档案的特点

住房公积金档案与其他的人事档案、文书档案等都有着许多相同之处，但不同的地方却更多一些。住房公积金档案具有的这些特点直接导致其管理工作要比其他档案管理工作有着许多不同的地方，下面笔者就先为大家来分析一下住房公积金档案的特点。

2.1 形成档案的机构和人员众多

住房公积金的管理机构和相关部门以及缴纳职工公积金的各类企事业和机关单位还有缴纳公积金的职工都属于住房公积金档案建立的范围。为住房公积金的管理机构包括了公积金管理部门、经办部门以及银行部门和担保公司等。如此众多的住房公积金档案信息汇集到住房公积金管理机构其管理难度可想而知，并且由于其档案信息的内容也相对复杂所以公积金档案管理人员对于这些档案的整理和建立索引是一个十分庞杂的工作。

2.2 住房公积金档案的内容十分丰富

住房公积金档案的内容大概分为归集、提取和贷款三个类型。这些档案都属于業务档案而这些业务档案本身也分为许多更加细腻的层次，例如楼盘信息档案、贷款申请人档案和抵押房产或资产类的档案。

2.3 住房公积金档案的内容大致相同

住房公积金档案虽然内容丰富且数量巨大但是其业务档案的大体内容却基本是相同的都是在一定规范程序内所记录的贷款申请人信息、购买房屋信息及缴存公积金单位的各类信息，当然也包括贷款在审批过程中的一系列手续资料。

2.4 公积金档案的保存时间长且内容也在不断变化

公积金档案除了贷款档案外企保存期限在15年以上，而贷款档案由于其贷款期限的不同其保存的时间更是可能在30年以上，如此长时间的资料保存期本身的难度可想而知，并且由于公积金贷款的还款年限虽然被规定但是却可以提前还款因此其公积金档案的内容也会随之变化。档案人员必须根据实际情况对于档案的内容进行补充和修改。

3 加强住房公积金档案管理

住房公积金档案管理起步较晚却发展迅速，特别是近年来，随着住房公积金制度的日趋完善和住房公积金资金量、业务量的快速增长，其档案数量呈现出飞速增加的趋势。如何建立安全、规范、高效的住房公积金档案管理体系，逐步实现档案管理的规范化、科学化和系统化，成为住房公积金事业发展的一个重要课题。

3.1 提高档案管理认识并落实相关责任归属

住房公积金中心管理层要改变传统的档案管理思想，应充分认识到档案管理的重要性，须知档案是住房公积金日常事务中的有效记录，档案管理不仅是一个单位规范化管理的基本要求，也是建立健全住房保障体系、化解防范公积金贷款风险、构建信用社会和谐社会的重要保证，因此做好档案管理工作有助于更好的开展住房公积金工作，而只有提高了人的主观认识，才有利于发挥人的主观能动性，真正将提高档案管理工作上升到应有的高度。另外，住房公积金档案管理包括住房公积金缴存、提取，个人住房公积金贷款，财务会计和公文管理等几个方面，因此，要建立以住房公积金管理中心档案室为首，使形成各种档案的管理部门能充分相互协调的管理体系，落实责任人，加强日常工作的监督力度，建立科学的考核、奖惩和激励机制，一方面对档案管理工作做出规范，使每个人都能切实负起责任，另一方面充分调动档案管理人员的工作积极性，鼓励提出创造性建议，使档案管理工作不断向着科学化的方向发展。

3.2 建立健全住房公积金档案管理规范

国家应当制定一套切实可行的住房公积金档案管理规范，出台指导性文件，使各级住房公积金管理机构能够在上级部门制定的管理规范下结合自身实际情况，制定出既符合上级宏观协调需要，又符合自身工作实际的管理规范制度，这样的制度更具科学性和合理性，是实现档案管理工作规范化、标准化的有效举措。

3.3 加强档案管理软硬件设施的建设

针对当前住房公积金档案管理基础设施落后的情况，国家机关和地方政府应当加强对档案管理软硬件设施的建设工作。首先，要加大在这方面的资金投入，按照《档案法》的“十一防”的要求建设档案室，通过增加各种设施来改善档案室的环境，同时为了建设现代化的档案管理体系必须配备足够的计算机、网络、服务器、防盗系统等一系列的硬件设施。其次，要加快档案管理配套的软件建设，如先进的档案检索系统、档案管理系统平台、档案监测系统等等；再次，为顺应信息时代发展的需要，加强数字档案管理建设，实现档案的无纸化管理，并对特别重要的档案采取纸质和数字双保险的存档方式，推进档案管理更好地为住房公积金管理服务。

3.4 提高档案管理人员专业素质

档案管理人员是档案管理工作的主体，因此要加强住房公积金档案管理工作就要配备具备专业档案知识技能的人才。在实际工作中，首先要加强现有档案管理人员的培训工作，使之可以逐渐适应档案管理工作的各项业务，并与时俱进，不断学习现代化的管理技能，适应档案管理现代化的进程。其次，要加强档案管理方面人才的培养工作，在高校内增设相关专业，并可以采用定向培养的模式，为住房公积金档案管理输送人才。

4 结束语

房公积金档案管理对于住房公积金事务来说具有非常重要的作用，虽然当前的住房公积金档案管理工作还存在若干问题，但是相信随着各级相关部门对此项工作的重视程度加大，档案管理工作也会得到不断的完善，为住房公积金事务的开展提供更好的支持。

参考文献

[1]林权辉.浅谈住房公积金档案管理.《办公室业务》，2011.

[2]张迪.住房公积金档案管理工作存在的问题与对策.《山东档案》，2010.

[3]田卉春.住房公积金档案管理存在的问题及其对策探讨.《科技创新导报》，2013.