财务档案管理中信息失真的预防及控制分析

摘 要：财务档案作为单位档案的重要组成部分，能记录和反映一个单位的经济活动，可以检查一个单位在遵守财经纪律方面是否存在违法乱纪、弄虚作假的情况。另外财务档案还可以为单位管理者提供详尽的经济资料，很大程度上可以影响决策者能否做出科学有效的决策。但是目前我国单位中存在着管理者为了最大程度追寻单位利益而导致财务档案管理信息失真的情况，虚假的财务信息会做出失败的决策，给单位的经济生活造成极大的损失。因此为了避免这一情况，本文探讨了避免和控制财务档案管理中信息失真的可行性。

关键词：财务档案管理；信息失真；预防及控制

财务档案反映了单位调节使用和筹集分配资金的情况，其重要性体现在以下几个方面：（1）财务档案作为过去经济活动的资料，可以帮助单位预测相关的经济前景，编制未来计划。（2）财务档案可以借助以往经济事故总结经验教训，避免单位做出相同的错误决策。（3）利用财务档案资料，可以为解决经济纠纷，处理遗留问题提供确切依据。在具体的档案管理方面，不仅有文字、图表等相关的纸面资料，还有通过计算机相关电子设备形成的电子版财务档案，不可避免的会出现财务档案失真的现象。因此需要管理者采取一系列措施，来帮助单位提高管理财务档案的水平，减少档案失真的现象。

1 造成档案失真的原因

1.1 会计工作人员的专业素养不强

近年来由于会计行业前景良好，会计从业人员极大增长，导致会计行业人员素质良莠不齐。在进入会计行业后，缺乏继续学习精神，停止了相关知识技能的学习，有的甚至不具备完整的相关会计知识，因此在进行会计工作时，专业能力不强，对会计工作敷衍了事，不求精进。在思想道德方面，对相关法律法规不予以重视，甚至为了一时的利益，弃职业操守和法律法规于不顾，制作虚假的会计报表，影响了财务档案的真实性，以及可能给决策者造成恶劣的影响。另外由于信息世界的日新月异，相关的档案管理方法也在不断进步，如果会计从业者没有相关的继续教育意识，对新兴的管理方法置若罔闻，也会对档案的完善保存产生一定的影响。

1.2 单位管理者过于忽视财务工作

部分单位管理者对财务工作的认识还停留在记录帐目和计算营收的基础上，认为财务的职能就是反映和监督资金的运作过程。因此对财务工作不加重视，忽视了财务工作和会计信息的重要价值和作用，在这个基础上，对财务工作人员的不重视，使相关人员得不到及时的培训，耽误了财务工作者对紧跟时代的专业知识的接收。

1.3 利益造假引起的信息失真

企业在运作的过程中，不管有没有盈利都需要缴税。而缴税的依据是财务档案，因此出现了为避税而营造虚假财务档案的情况，导致了财务档案的失真。在某些情况下，单位内部为了达到某一目的对财务档案进行胡乱篡改，极大影响了档案的真实完整性。或者出于私心设立“小金库”，做出账外有账等不法行为。

1.4 缺乏对财务工作的有效监管

在一些单位内部，同样由于单位管理者对于财务工作的忽视导致的后果之一就不设立财务监管部门，财会工作人员得不到有力的监管，自然会工作不规范，不按规定完成工作。或者设立了监管部门，但却只是一个摆设，对财务工作不敢干涉，监管制度无法确切落实。以上种种皆导致了财会工作人员处于一个没人监管，无人干涉的境地，因此在日常工作中无法保证财务信息的真实可靠性，同样在财务档案管理时易导致信息失真。

2 针对财务档案管理失真的应对方案

2.1 提高财务人员的专业素质

提高财务人员的专业素质可从两个方面入手。第一，在单位选拔财会人员时，需要人事严格遵循相关人员选拔标准，不可借权徇私，从根本上保证财会人员的整体素质。第二，对于内部财会人员，首先要引起单位管理者足够的重视，积极开展相关专业技能和法律意识的培训活动，努力提高财会工作人员的专业素质和加强法律意识的构建，使财会工作人员能紧跟时代，使用先进的财务管理方法，帮助单位收获更大的工作效益。另外，加强道德建设，宣扬正派的工作思想，努力提高财会工作的道德感，使其在没有外力的监督的情况下，也能洁身自好，保证单位财会工作的顺利进行，提高档案管理工作的整体水平。

2.2 建立有效的管理制度

一个合理的管理制度可以帮助单位预防和控制信息失真的情况发生。首先，建立完善的人事管理制度，规范财会工作人员的出勤，使其有一个好的精神面貌出现在工作中。同时，杜绝单位内部权力过于集中的情况，减少因管理者独断专行随意操作财务档案的行为，保持工作环境的清廉风气。最后建立内部控制机制，使会计业务人员和档案管理人员互相配合，合理分工，达到互帮互助、相互制约、相互监督的作用。内控机制可有效保护财务档案的真实性、有效性和完整性，使财务档案具备真正意义上的借鉴意义。

2.3 完善法律法规

在如今的法制社会，任何公民都需要遵纪守法。同样在财务工作中，法律法规可以发挥一部分的监管作用，但是现今相关的法律法规还不是很完善，给不怀好意的个人和单位留下了钻空子的空间，间接造成档案失真的发生。因此，首先需要积极完善相关法律法规，一旦证实单位或个人真实存在违法乱纪的行为，坚决给予严惩，给行业工作者敲响一顶警钟，时时刻刻发挥警示的作用。

2.4 利用现代技术，科学预防信息失真

现今财务管理工作大多已经实现了智能化、电子化，利用计算机数据处理能力处理档案和归档得到不错的应用。在这个基础上，提高计算机财务管理系统软件的效用是不错的预防档案失真的方式。积极关注国内外计算机财务管理方面的新兴技术，加强管理软件的安全性，合理分配软件使用权限，防止人为修改档案造成信息失真的问题。如果有条件，可以建立云储存服务器，在单位内部工作中，一旦档案纳入计算机，云端服务器会自动备份和储存，此举可有效保证档案的一手性，无论财会人员如何进行修改和添加，云端服务器都会一一记录，通过查阅云端服务器，可及时发现档案信息失真的情况，并采取合适的处理措施。

3 结语

综上所述，本文首先分析了财务档案管理的现状，以及造成信息失真的原因，具体有会计工作人员的专业素养不强；单位管理者过于忽视财务工作；内部利益造假；缺乏对财务工作的有效监管等。然后根据原因讨论了不同的应对方案，从提高财务人员的专业素质开始，建立有效的管理制度和完善相关法律法规，最后利用现代计算机技术对预防信息失真做出最后一道保障。可以發现，预防和控制财务信息失真需要多方面、多人员的努力，但是努力的结果，即保障了财务信息的真实有效性，对单位和国家都有着良好的正面效用。

参考文献

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[3]丁怡清，张巍.财务档案信息失真的原因及对策分析[J].兰台世界，2015，14：105-106.

作者简介

周全，本科，麻城市财政局中驿镇财政所。