浅析文书工作与档案管理的关系

摘 要：文书工作与档案管理具有内在同一性，文书是档案的前身和基础，档案是文书的归宿和精华；文书工作是档案管理的前处理阶段，档案管理是文书工作的延续和深入。文书档案记录着企事业单位发展的优秀成果，因此，做好文书与档案工作，明晰文书工作与档案管理的关系，尽快实现文档一体化，对企事业单位的健康发展有着至关重要的意义和作用。

关键词：文书工作；档案管理；关系

1 文书工作与档案管理的含义

（一）文书工作的含义

文书工作是以文书写作、办理、立卷为业务内容，服务于机关、企事业单位领导和智能活动的行政辅助性工作，并通过相互衔接的一系列程序和手续，完成拟制处理和管理文件材料的工作。具体来说，文书工作的内容包括：文件的撰写与处理；立卷归档和销毁；整理记录和参考资料等工作。

（二）档案管理的含义

档案管理也称为档案工作，宏观上指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传和出版等工作；狭义来讲，档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，这些通常被称为档案工作的八个业务环节。

2 文书工作与档案管理的关系

文书工作与档案管理既有区别又有联系，文书工作是档案管理的前提和基础，档案管理是文书工作的延续和深入，二者联系紧密，相辅相成。但是要理清文书工作与档案管理的关系，必须首先清楚文书与档案的区别与联系。

（一）文书与档案的区别与联系

1.文书与档案的区别

（1）性质不同

文书是具有现行效用的信息，在处理公务时具有针对性、指导性和可执行性；档案是具有原始记录性的信息，在工作和科研方面具有凭证性和借鉴性作用。

（2）形式不同

文书是为了处理现行的事物而产生的，是单份的、零散的；而档案是具有查考利用价值的文书，是按照一定规律和方法组合起来的众多文书的综合体，是多份的，整体的。

（3）目的和作用不同

文书的目的在于发布政令、转达指示、汇报情况、商洽工作等，它是信息交流的工具，也是各级各类机关执行政务的依据，具有法定的权威和效力；档案的目的在于将处理完毕的文书有规律的组合起来，具有现实和历史的价值，是历史的见证者。

2.文书与档案的联系

（1）办理完毕的文书才能作为档案

正在承办中的文书具有现行效用，不是档案；档案一般是完成了现行使命而备留查考的历史文书。所谓的办理完毕，指的是文书处理程序上告一段落，而不能理解为把公文中所说的事情全部处理完毕。

（2）具有存档价值的文书才能成为档案

档案是由文书转化而来的，但是只有那些经过人们鉴别、挑选而留存下来的，对日后實际工作和科学研究活动具有一定查考、利用价值的文书，才能成为档案。

（3）具有内在联系的文书体系才能成为档案

文书是逐年、逐份产生的，只有按照其内在的规律性，将文书经过立卷归档集中保存后，才能全面反映各种活动和事件的原貌，才能形成档案。

（二）文书工作与档案管理的区别与联系

1.文书工作与档案管理的区别

（1）任务不同

文书工作的任务是组织好机关往来的文书，并及时做好处理工作，使文书能安全、有条理的运转，从而正确发挥文书的作用，有效的推进机关的工作；档案管理的任务则是坚持集中统一管理档案的原则，建立健全全国档案工作制度，科学的管理档案，积极开发档案信息资源，逐步实现档案管理现代化，使档案工作能更好的为建设社会主义服务。

（2）工作内容不同

文书工作的主要内容是文书处理、发文处理和文件的管理，是机关中心机构工作内容的一部分，是领导工作的助手；档案管理的主要业务是档案的收集、整理、鉴定、保管、提供利用等，前者处理的是单份的文件，而后者的处理对象是若干份按规律组合起来的案卷。

（3）具体作用不同

文书工作主要为领导履行职责起到重要的辅助作用，为各部门的工作联系起到纽带作用，是记录社会真实活动的重要依据；而档案管理的主要作用是整理和保存有利用价值和查考意义的材料，为社会各方面的工作提供档案资料的查询、参考和利用，满足社会对档案的需要。

2.文书工作与档案工作的联系

（1）文书工作是档案管理的基础

文书处理与档案管理是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。文书工作的立卷环节目的就是为了档案工作的实际需要。文书工作的最后一个归档的程序，与档案工作的第一个收集环节是一致的。归档和收集是文书工作与档案工作的临界线和交界点。

（2）文书工作与档案管理的工作对象相同

文书工作和档案管理的工作对象相同，都是文字材料。文书工作是进行文字材料的前处理，完成拟制处理和管理文件材料的工作，以实现其现行效用；档案工作是对文字材料进行后处理，完成对文字材料的收集、整理、鉴定、保管等工作，以实现其考查利用价值。

（3）文书工作与档案管理工作相互影响与促进

文书工作与档案管理工作相互影响、相互促进。文书工作的质量会直接影响档案的质量，文书工作没有做好，档案工作就失去了良好的基础；文书资料的不完整，也必然导致档案资源的缺失。反过来，文书工作做的好，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础，对保证档案的完整性和可利用性提供了良好的前提条件。当然，档案管理工作的完备与齐全与又能促使文书工作更加的规范和系统，从侧面推动了文书工作的完善和发展。

3 加强文书工作与档案管理的联系，尽快实现文档一体化

（一）文档一体化的趋势及其意义

文书工作和档案管理在传统的管理方式中，是两项独立的工作，分工明确。随着社会的发展和信息管理的科学化，社会对于档案工作已经从学术研究、历史研究的需要转向社会管理活动的需要。而文档一体化就是从文书和档案工作的全局出发，实现文件从制发到归档管理全过程控制。“文档一体化是包括文件、档案生成一体化、管理一体化和利用一体化在内的从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理，其中贯穿着系统思维。”文档一体化不仅可以简化工作程序，减轻文书和档案工作的劳动强度，而且有利于工作质量和效率的提高，是今后文书工作和档案管理的必然发展趋势。

（二）实现文档一体化的要求

实现文档一体化，首先要求把具有密切联系、相互渗透、相互制约的文书工作与档案管理作为一个有机的整体来进行综合管理。其实在实际工作中，已经有一些规模较小的单位已经在实行着文档一体化。比如，在一些规模不大的机关单位和公司里，文书处理和档案管理的两项工作通常是由一个办公室文员去承担的。在这个过程中，不仅文书从生成、处理归纳的全过程形成了一体化，还从管理体制、组织机构和人员配备等方面也实现了文档信息利用的一体化模式。其次，实现文档一体化还需要现代信息技术的不断发展和利用，从而解决手工模式下档案收集和公文归档中出存在的问题，保证文书处理的结果能快速便捷的应用于档案工作上。

参考文献

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作者简介

郭俊梅（1971-），女，汉，河南武陟县人，本科，研究方向：档案管理。