信息时代高校档案管理新方略

曾援

摘 要：随着计算机网络技术的快速发展和自媒体时代的到来，高校师生对档案服务的职能提出了更高的要求。传统档案服务缺少共享与互动，已经难以适应和满足当下师生用户的体验需求，且档案信息的保存与传递风险也阻碍了其长期发展，借助信息建设来完善档案管理，已经成为时下档案事业发展的必然趋势。本文以高校档案管理现状为切入点，分析了信息时代下高校档案管理新方向和新措施，以期为档案管理事业发展提供有益参考。

关键词：信息化；高校；档案管理；措施

1 高校档案管理现状概述

从字面定义上看，“档案管理”是指对实体档案或信息档案进行管理，并提供与之相关的各类型服务的工作总称；而从其具体工作流程来看，主要指收集、整理、保管、编目和归档、检索与研究等工作；对广大管理者而言，每天工作的重心，即围绕混乱无序的档案资料展开，将分散质杂的内容进行统一整合，按照统一的管理要求进行排序和归档，便于使用者查询和借用。当前社会科技发展呈现出一种必然趋势——信息化、数字化、智能化，这些趋势在各行各业明显可见，凭借其快捷性、系统性和科学化的管理模式及服务特点，深受使用者重视。档案管理工作与高校教研事业的长远发展之间存在直接关联，在社会经济不断发展，师生生活方式和服务需求不断变更的当下，高校档案管理人员更应该加快档案创新与改革的步伐，不断提高档案使用效能、使其成为助推高校发展的核心力量。

2 高校档案管理存在的不足

第一，资源投入有所不足。此处所谓“资源”并不限于各种计算机、网络、服务器等硬件设施，还涵盖了与档案工作相关的各工作人员。正由于上述资源匮乏，所以部分高校档案管理工作在质量、效率以及专业性方面都出现了不同程度的缺陷，不仅影响了档案的正常使用，还对高校教研活动的有序开展造成了负面影响。

第二，档案利用率普遍较低。相关调查数据显示，目前我国大多数高校对于档案管理的认知，仅是重视其中的调查、收集、归档等，对于档案资源的开发与利用则鲜有关注。针对这一现状，从侧面解读，档案只有被利用才能真正凸显其价值所在，否则，即是毫无用处的展品，难以真正实现资源价值。

第三，管理制度不完善。部分高校在档案管理实践中，经常出现档案借阅不归还、重要资料丢失、电子信息泄露等现象，制度执行率低，不仅对档案管理工作本身造成了恶劣影响，同时连累了档案所有人、资料项目利益人，甚至导致高校整体承受损失。

3 信息时代高校档案管理新方向

自2012年开始，“大数据”一词被越来越频繁地提及，通常被用作描述海量的信息和数据。立足于大数据时代，海量的数据为高校档案馆提供了更为丰富的信息资源和馆藏资源，冲破了传统档案管理中信息资源缺乏、服务范围有限、服务能力有限的瓶颈。不仅如此，大数据技术还使高校档案馆的馆藏信息和资源具有了广泛的外延，能够吸收互联网中的数据的同时，还可以吸收用户在查询利用档案信息资源中产生的数据。多个途径的信息来源，丰富多样的信息，加快了高校档案馆馆藏信息的更新速度，也为档案管理帯来了丰富信息资源的良好机遇，为广大师生用户享受更加全面的档案信息服务创造了条件。

通过档案信息的开发，满足用户对档案信息的需求，是实现档案服务职能的重要内容。在以往的高校档案服务模式中，用户的信息需求内容和需求目的比较单一，而随着社会的发展和网络的普及，信息需求者与信息提供者的交互性逐渐提高，越来越多的师生用户对档案信息的需求数量和需求目的逐渐走向多元化、个性化，不再局限于档案信息的单项获取。以用户体验为例，作为被服务者对服务者的客观反映，用户体验强调信息使用者在接受档案信息的过程中对服务水平的主观感受，这就要求高校档案信息提供者要以客户为中心来提供档案信息服务，完善信息平台，借助于各类新媒体技术的优势加快信息平台建设。

4 信息时代高校档案管理新措施

从工作内容看，高校档案管理的具体工作范围涵盖了对档案文件的归档、整理、保管、建立全宗以及检索服务等；从工作性质看，高校档案管理工作强度较大、任务较为繁杂。随着信息技术时代的到来，高校档案管理工作将迎来全新的挑战与发展机遇。

（一）统一备份，实现档案资源整合的标准化。信息时代所带来的大数据技术能够实现对海量数据的存储与高速处理，因此，对于当前高校档案管理工作而言，应对既有的档案资源进行系统化整合与备份处理，还应充分考虑到档案的安全问题。通常，档案资源的备份模式是对纸质档案进行电子化处理，但大数据技术得到广泛应用之后，单独的电子档案的使用效度过低，因此，应推动校际合作，创设大规模数据库，以实现地域抑或是区域覆盖；同时，统一技术标准，实现档案信息资源标识、描述、存储、传输、查询、管理、使用、检索等各个方面标准与规范的统一，进而为高校档案信息资源的开发、使用和管理提供可遵循的依据。

（二）重视人才，实现档案管理的专业化。对于高校档案管理工作而言，人才就是工作发展的基础，缺乏人才支撑便将丧失发展的动力。相较于其他领域，档案管理工作过于枯燥、繁琐，缺乏发展空间，因而对优秀人才缺乏吸引力，“招人难、留人难、用人难”已经成为档案人才队伍建设必须面对的现实问题。档案管理人员不仅需要具备扎实的业务能力，较好的语言文字能力、历史文化知识和外语知识，还要更新观念，能够及时适应档案管理模式的转变，熟练掌握网络信息操作技术，具备运用数字化手段进行档案管理软件开发、设计维护网站以及建设数字档案馆等方面的能力。对此，高校应加大档案管理队伍的建设力度，将其作为一项战略性工作，力求打造一支高素质、高标准的档案工作队伍，为高校档案管理工作的优质、高效开展提供强有力的支持。

（三）完善制度，增强档案信息管理安保力度。高校档案信息管理制度通常分为档案审核、档案借阅、档案存储以及档案级别调整等多个方面在不同的档案管理阶段发挥着不同的作用，是档案管理工作不可缺少的组成部分。在档案审核环节，管理人员需要对高校档案的各项内容进行仔细查看，确保档案信息的完整性；在档案借阅环节，需要根据管理制度确定的权限，有序开展借阅活动，并对档案进行跟踪，以确保档案的完整性和内容的保密性；而在档案存储环节，则需要做到分类摆放，定期查看，避免档案出现毁损，失去保存价值。可见档案日常安全维护十分复杂与艰难。为此，高校必须提高对安全内涵、安全意识的重视度，并结合实践操作，加强对档案管理人员基本业务技能以及计算机技术、云端处理、大数据操作等能力的培训，以切实提高档案管理人员专业技能水平。

5 总结

信息数据浪潮已席卷各行业领域，在新模式的冲击下，传统的档案管理方式已逐渐凸显出对档案开发利用不适应的迹象。因此，高校档案管理人员应积极运用信息数据，抓住其中发展机遇，学习和应用新的预测工具和方法，以积极应对社会发展和用户需求变化，将高校档案承载的历史“信息化”，深入研究收集信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，促进信息化档案管理建设发展，以更好地发挥高校档案信息的功能和作用。

参考文献

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