外出务工人员档案管理信息化建设初探

刘庆华

摘 要：当前，我国正处于社会转型时期，也随之涌现出了一系列的社会问题和社会现象。因而，加强对务工人员的档案管理，提高其信息化和数字化程度，也是社会转型和时代发展的要求。

关键词：流动人员；档案管理；信息化

1 引言

随着经济全球化的持续发展和我国经济体制改革的逐渐深入，我国的社会转型也在同时进行，社会人口流动的速度也在不断加快，“劳动力和人才的社会化、市场化的趋势也更加明显。”社会上的流动人员不断增加，流动速度也在日渐提高，这也直接给流动人员档案管理带来了更大的挑战。同时，社会人员的流动，也呈现出了很多新的现象和问题，要求流动人员档案管理要提高其数字化和信息化程度，顺应信息化时代和大数据时代社会发展的趋势，因而流动人员人事档案信息化建设作为解决这些问题最有效的手段也更加为人们所关注。然而在流动人员人事档案的信息化建设方面仍然存在着各种问题，就目前的流动人员档案管理水平来说，还不能很好地解决，需要进一步提高流动人员档案管理信息化建设，以此来更好地推动其流动人员档案管理的整体建设。

2 务工人员档案管理信息化建设中存在的问题

1.管理体制较为落后，管理方式不合理

我国目前的务工人员档案管是一种“多头管理”的模式，这与国外和我国流动人员档案管理目标的要求来看，显得较为落后。虽然我国明文规定要统一流动人员档案管理的权力，由“党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动中心等部门和机构”来统一管理，但在实际的工作过程中，其管理权力却没有进行严格合理的规范，有很多的机构如职业介绍中心、外企人才机构等规定之外的部门和机构都参与了进来，使得管理权力混乱，管理体制也不能够很好地统一和完善。

此外，管理方式也较为不合理。我国以前社会经济发展水平不高，流动人员也远远不及现在，因而管理方式是比较传统的，然而，由于我国的发展速度十分快，社会流动人员的流动速度也随之提高的很快，但是其档案管理方式也没有得到及时的得到改变和完善，使得档案管理呈现出无序的现状，不能跟上社会经济发展的速度，也不能满足于流动人员对档案管理的需要。

2.档案管理人员的综合素质低，队伍结构不合理

当前，我国流动人员档案管理部门的管理人员素质还有待提高。流动人员档案管理工作，要求管理人员具有较高的档案管理水平，还要求能够熟练掌握各种业务和网络化技术，具备综合素质。但是从我国目前的人才培养的现状来看还很难达到，这也就使得我国的流动人员档案管理显得十分不合理、不科学。

流动人员档案管理队伍结构不合理，也是我国信息化建设中必须要解决的问题之一。“除了知识结构和学历结构不合理以外，值得一提的是性别结构不合理。”众所周知，女性更注重细节，在处理问题上更细心，因而我国流动人员档案管理队伍中主要以女性为主，但随着信息化建设的发展，也就要求更多的男性也应当参与到流动人员档案管理信息化建设的过程之中去。

3 促进档案信息化建设的几点建议

档案信息化就是以原纸质的档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息化，在企业内部，实现档案资源共享，方便企业人力资源部和各个层次的领导及时的查阅动态的本企业人才的档案信息。

1.档案信息化建设的涵义

“档案是资料本身的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。

2.促进档案信息化建设的几点建议

2.1档案工作人员要树立档案信息意识

档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”，档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作。

2.2提高档案信息化水平技术

①配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

②每个员工的档案全文的数字化。对各职能部门每年提交的档案资料，需要全部的输入，并作备注，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

③对上网的员工档案信息进行密级界定。首先制订密级标准，对内部档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2.3全面提高档案信息的管理水平

信息技术的广泛采用，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

①随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。因此，选用适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

②档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，就可以使企业的档案达到高效的管理。

③信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

④从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

3.全面推行档案信息化管理，确立档案信息化工程发展的新方向

信息化工程建设的过程就是档案的形成过程，从档案纸质资料的收集-整理-整理成电子版-上传，这些过程都是需要仔细再仔细的，容不得出一点点差错，否则就会导致档案出错，所以，信息化的有效管理会在各方面提高档案管理效率与效益。

①加强内部档案信息化建设，选用适合的企业档案管理软件，制定适合本企业实际工作的档案信息化管理的规章制度，及时改革不适应档案信息化要求的管理体制，提高内部信息交换及共享的水平，创造更多有利于内部利用的条件。

②建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，全面的提高相关岗位人员工作的素质和工作能力。

③档案管理的工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使内部档案的信息系统运行保持在良好状态之中。

④档案的数据质量是计算机管理系统成败的关键，所以必须要严把档案的资料数据关，保证所输入的资料是全面的、准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立资料的审核制度，在档案资料输入之前对档案资料进行审核，在档案资料输入之后还要进行认真的校对。

参考文献

[1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，（03）.

[2]赵鹏，李光.档案工作落实科学发展观的关键——实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].2012（01）