新时期高职院校学生档案资料管理探讨

摘 要：本文探讨了高职院校档案资料管理出现的问题，提出了一些可行的改善建议，然后通过笔者自身的实践经验提出了管理档案资料的一些新方法、新思路，还探讨了学生档案资料的安全性问题。

关键词：高职院校；学生档案资料；管理

对于高职院校而言，学生档案资料管理作为学生管理后援和基础，是学生管理的重要组成部分，目前古旧的资料管理方式已经不适合新时期的需要。因此，本文提出学生学籍、档案的管理新思路，提高学生档案资料管理的新方法，并探讨了数据安全方面的问题。

一、学生档案管理的新思路

高职院校学生的档案分为原始档案和在校档案，原始档案为新生入学时由招办提供的，以及学生毕业时由学校寄发到有关部门的对学生终身有效的档案；在校档案是指学生在校期间临时建立的档案，包括学生各种表现情况的记录。高职院校对原始档案的管理主要是保存。学生入学后，原始档案基本上就处于封存保管状态。所以，档案的管理主要在于对在校档案的管理。

1.重视学生学籍、档案的管理工作。学生档案资料的管理出现这样那样的问题，主要是思想上不够重视。我们应该将学生档案管理作为学校的一项基础性的工作常抓不懈。同时，加强管理，在布置、检查和总结学生管理工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作。另外，学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题。对于人员问题，在有条件的情况下尽量安排专人进行档案管理，而不是兼职管理。对于经费和设备问题，学生管理部门最好能设置档案管理专项经费，在硬件上要做好准备。

2.规范学生档案资料的收集管理和整理流程。如文字材料书写要规范，表格格式要统一，字迹要工整，进入档案的材料一律使用黑色签字笔书写等；要用原件而不是复印件进行存档；学年操行评语要根据学生实际，尽量能表现出学生的特点；学生档案的管理应有一个指定的部门进行统一管理，并指定专人负责。在整理档案过程中，要将档案袋内有关材料名称按照时间顺序填写到档案袋封面的目录上，以便于查看；要及时收集、整理档案，将档案目录电子化保存，以便于查找、归类。

3.做好毕业班学生档案的管理、转递等工作。毕业班学生的档案转递工作是一项十分艰巨的任务，要求在较短时间内将毕业班的档案整理、密封，传递到用人单位、人才交流中心、人事局等，时间短而且工作量大，涉及面广，因此要设置合理的传递方式和周密的传递环节，严格传递手续，防止毕业生档案出现丢失的情况。

二、注重方法，提高效率

要克服上述学生资料管理的缺点，档案资料电子化势在必行。档案资料管理的电子化并不是指全部采用电子资料，纸质的档案资料在相当长的一段时期内还不会被淘汰，而是将一些关键信息进行电子化，方便保存、查阅和检索。

近年来，教育部实行了高等教育学历证书的电子注册制度，实现了在线查阅档案信息。这就给了我们学生档案资料管理人员灵感：学生档案资料管理也可以此为参照，实施网络化管理。学校可以利用网络技术将学生的档案资料制成电子版，建立档案信息数据库，实现档案信息存储的电子化和检索的网络化。这样既能够节省大量的人力资源，提高工作效率，又能够方便学生档案的查阅，提高档案的利用率。

三、注重资料的安全性

据调查，目前90%以上的高职院校使用普通办公电脑来管理学生电子档案资料，而这些电脑大多没有设置资料备份，而且除了保存学生档案资料，还承担了许多别的任务，有些电脑连接着互联网，却没有正确安装杀毒软件。也就是说，万一这些资料被误删或者由于病毒而数据丢失，将没有任何办法进行恢复。所以，笔者提出做好学生电子档案资料数据安全的一些建议。

1.重视资料的安全性，加大硬件投入。要让学校各部门知道数据安全的重要性，必要时加大资金投入。保存学生电子档案资料的计算机最好采用商用电脑，商用电脑采用优质硬件，使用寿命长、稳定性好、不易死机。

2.做好数据备份。将学生电子档案资料定期备份，最大限度地保证数据安全。

3.利用网络存储。建立学生信息网络管理系统，例如学生学籍网络管理系统、学生资助网络管理系统。这样，学生电子档案资料保存在网络服务器上，即云端，同时在本地也做好备份，安全性进一步得到了提高。

总之，随着时代以及信息技术的发展，管理学生档案的方法必定会推陈出新，我们需要跟上时代的步伐，与时俱进，关注新技术、新方法，更好地完成学生档案资料的管理。

作者简介：傅乔（1984— ）男，硕士研究生学历，西安铁路职业技术学院辅导员、助教，研究方向：学生管理、新时期高职院校学生档案资料管理。