村镇建设档案的规范管理与资源共享

贾建明（如皋市城建档案馆，江苏如皋，226500）

村镇建设档案的规范管理与资源共享

贾建明
（如皋市城建档案馆，江苏如皋，226500）

近年来，如皋市档案局坚持顶层设计、典型引路、强化培训、一线指导，将镇（区、街道）党委政府及各部门档案，实行规范整理、集中管理。全市14个镇（区、街道）档案中心建设提前一年全面完成，档案保管条件得到改善，档案规范化整理水平得到提升，档案资源得到有效整合。省档案局长谢波、市委书记姜永华专门作了批示，予以肯定。2015年6月，省档案局发专刊刊载做法和经验，在全省推广。市委、市政府先后两次拨专项经费70万元，对各“中心”进行奖补，极大地调动了各镇（区、街道）积极性，为全市基层档案工作规范化管理跃上新台阶提供强有力的保障。

作为城建档案主管部门，如皋市住建局非常重视城建档案的管理，指导如皋市城建档案馆做好基础设施配备，强化基础业务建设，促进档案规范化管理，推进档案信息化进程，档案管理工作水平全面提升。2014年如皋市城建档案馆被评为“省示范城建档案馆”，2015年顺利通过省4A级数字档案馆测评验收。早在上世纪80年代，如皋就出台了一系列加强村镇建设档案工作的文件，为村镇建设档案管理工作打下了较好的基础。2015年，根据省住建厅和南通市城乡建设局的统一部署，该局在全市推进了村镇建设档案室达标定级工作，与镇（区、街道）档案中心实行资源共享，建立了镇（区、街道）村镇建设档案室，年内参加创建的10个镇（区、街道）村镇建设档案室全部通过省特级考评验收。

笔者从事城建档案管理近20年，见证着如皋市城镇（村镇）建设档案工作的发展和变革。本文就规范村镇建设档案管理，与镇（区、街道）档案中心实行资源共享，谈一些个人认识。

一、建立村镇建设档案室的必要性

随着经济社会快速发展，村镇面貌日新月异，村镇基础设施不断完善，农民人居环境不断改善，村镇建设的相关资料也在逐渐增多。建设“强富美高”新如皋，离不开城市建设，也离不开村镇建设，村镇建设档案资料的作用越来越突出，村镇建设档案的规范、完整、科学化管理尤为重要。

从近年来城建档案馆接收情况来看，工业项目档案资料的接收比例逐年提升，而归档文件的质量越来越差。究其原因，主要是大部分的工业项目在建设时因为没有土地指标，不可能按照建设的流程办理各项手续，导致工程竣工以后因不满足城建档案的报送要求，而不能按时向城建档案馆报送工程资料。有些企业虽然办理了前期手续，但没有收集和报送档案资料的意识，直到办理相关事项如为融资而办理产权登记时，需要提供城建档案馆的接收证明，才知道要办理档案的报送手续，可工程建设过程中产生的施工资料和监理资料因时间长而无法提供，有些施工单位甚至已经撤离、解散，或其他原因不存在、找不到了，而这些资料很多又不可弥补，给企业的融资造成了很大的麻烦。

因此，建立村镇建设档案室，加大对工业企业建房的管理力度，协助企业做好档案资料的收集工

如皋市桃花园农民集中区作，督促企业在工程竣工验收后将所有资料向市城建档案馆移交；对暂不符合市城建档案馆接收条件的工程，在工程竣工时先将施工资料和监理资料接收到村镇建设档案室，避免日后手续齐备向市城建档案馆移交时找不到资料，这对各镇加强企业的建房管理、加快企业办证速度都起到非常重要的作用。

二、村镇建设档案室的接收范围

由于镇（区、街道）范围内建设工程的“一书三证”、房地产开发项目以及符合城建档案馆归档要求的工业项目的档案文件材料，由市城建档案馆统一收集、保管，因此村镇建设档案室主要收集范围为：居民个人建房、村庄规划、集镇规划、镇区市政基础设施工程、村庄环境整治、农民集中居房建设、农村危房改造等档案资料，以及因手续不齐全而无法向城建档案馆移交的工业项目档案资料。

三、村镇建设档案室建设过程中存在的问题

1.档案收集不全。通过调查，目前，大部分镇（区、街道）村建设档案全部由各镇（区、街道）建设服务中心保管，由于村镇建设工作与国土资源管理、财政所等部门的工作存在一定的关联性，对有些档案资料的收集出现交叉现象。同一类的档案，有的存放于建设服务中心，有的存放于国土资源所；同一个工程的档案，由于各个阶段（如招投标、工程管理、竣工决算等）分属于各个部门管理，资料也分别存放于多个部门；有的镇甚至有很多的档案资料分散在个人手中。由于分散存放，未能真正实现收集齐全、集中保管，档案资料的安全性得不到保证，同时也给档案的利用带来了极大的不便。

2.保管条件不佳。近年来，为改善办公条件，部分镇级机关拆除了老办公大楼，由于国家政策的影响，新的办公楼未能按期建设，造成镇区机关办公用房紧张，几个部门挤在一个小的办公楼内，有的甚至是借用其他部门的场所。有的镇因合并，由原来的两个镇两幢楼合并成一幢楼，办公场所难以保证，更不谈建设规范化的档案室了。因此，大部分镇建设服务中心只有两三间办公用房，档案室只能和办公室合用，档案存放在办公室内简易的铁皮柜、木质橱中，保密工作无从谈起，有的镇档案资料甚至出现了鼠咬虫蛀等现象，达不到“八防”的保管要求；有的镇虽然单独设有档案室，但往往因为办公用房紧张，有用的、没用的资料甚至于淘汰的机器设备都往档案室放，把档案室变成了杂物间、仓库。

3.管理手续不完善。镇级机关办公经费原本就不富足，在档案工作上的资金投入相对于其他工作更是少之又少。村镇档案室建设最基本的硬件，如电脑、打印机、扫描仪、档案柜等都不能配备齐全。硬件设施的缺乏，严重制约了档案管理工作的规范化和现代化。档案接收没有移交手续，也不规范整理，工程资料杂乱无章地堆放在一起，查档只能凭借工作人员的记忆一堆一堆地翻，忙了半天有时也找不到、甚至根本就没有接收到所需的档案资料，档案工作效率低下，不能真正实现服务中心、服务大局、服务民生的价值。

4.人员素质不高。村镇建设档案管理一般都没有专职人员，大部分是由镇建设服务中心工作人员兼任，由于基层的建设管理工作量大事杂，通过多轮次的区划调整，辖区范围不断扩大，根本腾不出专门的人员来从事这项他们看起来并不重要的工作，因此往往是一人身兼数职，档案工作也只能在工作空隙挤出时间来做。这些人员中多数未参加过任何形式的档案业务培训，更谈不上具有档案专业技术职称，加上工作人员调动频繁，部分档案工作人员对档案收集、整理、保管、利用等的基本要求，以及室藏档案概况都不熟悉，档案工作难以走上规范化的轨道。

开展村镇建设档案业务培训

四、实行资源共享的优越性

鉴于村镇建设档案的特殊性，笔者建议：条件较好的镇，单独设立村镇建设档案室，本着节约的原则，可与档案中心共享部分资源；办公条件较差的镇，与档案中心合署办公，实现资源共享的最大化。

1.实现档案用房共享。一是档案库房共享。档案库房是保管档案的场所，必须确保档案资料的安全保管，库房要配备相应的密集架或档案柜、温湿度控制、消防、监控等专业设备。相对于其他门类档案而言，一个工程所产生的档案量比其他门类档案一年的量都大，因此，办公条件较好的镇（区、街道）可以单独建立档案库房，办公用房较紧的由档案中心在档案库房内划出相对独立的区域作为村镇建设档案室的库房，实行档案资料的统一保管。二是阅档室共享。阅档室是提供档案利用的场所，必须有相应的设施、设备，如检索工具橱、空调、电脑、复印机、桌椅等，各镇（区、街道）档案中心都设置了专门阅档室，完全能够满足各类档案的查阅利用工作。档案管理用房的共享，大大缓解了镇（区、街道）办公用房紧张的情况，节约了村镇建设档案管理用房建设的成本。

2.实现硬件设备共享。档案信息化，需要使用电脑、打印机、扫描仪等设备，对纸质档案和其他载体的档案进行数字化处理，以有效地延长纸质档案的使用寿命，在实现档案异质备份提高安全性的同时，也大大提高了档案的利用效率。在档案保管中，需要的密集架、档案柜、空调、去湿机、消毒机、监控设备、温湿度记录设备、防光窗帘等，各镇（区、街道）档案中心基本都配备齐全，实行硬件设备共享，大大地节约了开支。

3.实现执法检查共享。为进一步提高各镇（区、街道）做好村镇建设档案工作的意识，市档案局切实履行监督指导和执法职能，将村镇建设档案管理工作列入对镇（区、街道）档案工作经常性检查和年度检查的重点内容，确保村镇建设档案收集齐全、规范整理、及时移交、有效利用。由于城建档案工作的特殊性和专业性，为确保档案整理的质量，在进行档案检查时，档案局可以吸纳市城建档案馆相关人员一起参加，共同将镇（区、街道）所有门类、所有载体档案工作做得更好，全面提升基层档案工作水平。

五、推进资源共享的几点措施

1.设定管理权限。档案资源共享、特别是档案库房共享之后，带来的主要问题就是档案的安全保密和有效利用。若档案中心只有一个库房，各部门档案集中保管于同一库房，如果采用档案柜还好，各使用部门对自己的档案可以单独加锁，一套钥匙由部门档案人员备用；如果是使用密集架的库房，由于密集架不同于档案柜，不可以单独用锁，这样档案的保密安全问题则凸显出来。因此，除了加强对档案人员的素质教育之外，还必须采取切实有效的措施加强对人员的管理，比如严禁无关人员进出库房、对档案人员进出库房进行严格登记、在库房内增加摄像头等，避免出现档案的泄密和缺失损毁情况。

2.坚持长效管理。定期做好档案资料的收集、整理，按时做好移交，完善移交手续，按要求做好目录电子化和全文数字化，做好安全保密、查阅利用等工作，对涉及民生和服务中心、服务大局的利用实例，要及时记录，向相关媒体报送，进一步提升档案的社会知晓度和美誉度，确保村镇建设档案管理常态化、规范化、科学化。

3.强化业务培训。提高档案人员的业务水平是做好村镇建设档案工作的关键。近年来，作为全市村镇建设档案室的业务主管部门，省、市、县各级建设行政主管部门都加强了对村镇建设档案管理人员的业务培训。在平时的业务工作中，作为基层的县（市）级建设档案馆是业务指导的主要力量，除正常的集中式业务培训外，还需组织专业人员定期到各档案室进行面对面、手把手的指导，时常检查档案整理等工作的开展情况，及时解决档案管理工作中存在的问题，避免出现大量错误后再返工，造成人力、物力的浪费，挫伤档案人员的积极性。同时，要指导各镇（区、街道）做好档案的收集工作。为确保档案资料的收集到位，各镇（区、街道）要由主要领导或分管领导牵头，成立专门的组织领导机构，制定相应的文件归档制度，协调产生城建档案的各个部门，最终将村镇建设档案交由村镇建设档案室统一管理。

村镇建设档案数量多、利用率高，规范村镇建设档案势在必行。规范化档案室建设只是一个手段，更重要的是要以创建为契机，不断拓展村镇建设档案室接收档案的门类，畅通收集渠道，加强对镇区范围内新建工程类项目档案资料的收集、整理、归档工作，对多年积存的数量巨大的历史档案按照统一标准重新规范整理到位，按照要求移交统一保管，着力提升科学化、规范化管理水平，努力使村镇建设档案工作水平全面提升。