胡靖宇,田 晓,王淑玲,韩光明
(1.承德石油高等专科学校 科技发展与校企合作处,河北 承德 067000;2.河北旅游职业学院 学院办公室,河北 承德 067000;3.承德石油高等专科学校 外语与旅游系,河北 承德 067000)
学术期刊在线采编系统的建设
——以《承德石油高等专科学校学报》为例
胡靖宇1,田晓2,王淑玲3,韩光明1
(1.承德石油高等专科学校 科技发展与校企合作处,河北承德067000;2.河北旅游职业学院 学院办公室,河北承德067000;3.承德石油高等专科学校 外语与旅游系,河北承德067000)
学术期刊的数字化转型依然成为出版行业的一种必然趋势,其中在线处理稿件是学术期刊数字化转型中的一个重要环节。为了提高办公效率,更好地适应期刊数字出版的需要,以《承德石油高等专科学校学报》编辑部启用的“腾云”期刊协同采编系统(知网版)为例对其建设情况进行了分析,介绍其中的组成模式、流程、运行效果及注意事项,并就如何优化在线系统给出了几点建议。
科技期刊;稿件;在线采编系统
期刊采编系统是综合作者、编辑、审稿专家、读者的网络化处理平台,随着计算机和网络信息技术的兴起与发展,大数据时代的来临、新媒体技术不断发展壮大,在线采编系统日益普及,成为编辑部工作发展的一个趋势,实现了从投稿、审稿、编辑之间的网络化管理和流程控制,减少了编辑的工作量、缩短出版时滞、提高办公效率。目前比较成熟的采编系统主要有同方知网(北京)技术有限公司开发的“腾云”期刊协同采编系统、北京勤云科技科技发展有限公司开发的远程稿件处理系统、北京玛格泰克软件技术有限公司开发的期刊稿件远程处理系统、西安三才科技实业有限公司开发的三才期刊采编系统、北京方州爱普科技公司开发推出的“网刊通 V3106期刊采编系统”、博科思网络技术(北京)公司开发的“期刊采编 OA 平台”等。2015年5月,承德石油高等专科学校学报编辑部结合自身发展的情况正式启用同方知网(北京)技术有限公司开发的“腾云”期刊协同采编系统平台,本文以承德石油高等专科学校学报编辑部在线采编系统为例,介绍了网络环境下科技期刊稿件在线处理系统的运行模式,经过半年的使用,极大方便了作者投稿、专家审稿和编辑加工,取得了比较好的效果[1-3],并分析了其使用中的一些情况,以期为其他期刊在线处理系统建设提供参考。
1.1管理员模块
管理员(admin)模块主要包括用户中心和参数中心两部分的设置。编辑部在用户中心中可以统一对作者、责编、专家、主编的账号和权限进行添加、修改、删除和分配。参数设置中心中,编辑部可以添加杂志信息、页面及提示内容设置、投稿流程设置、稿件分配设置、权限设置、界面设置、单据设置、导航设置和其他参数设置,这些参数一般都是一次性设置好以后就不再变动。
1.2作者模块
此模块用于作者投稿,新用户点击注册后,会出现提示信息,根据提示信息填写必要的信息。用新注册的用户名密码登录投稿系统,上传稿件。通过此模块,作者可实时查看稿件处理进展,还可与编辑部发送站内信件保持经常性的快捷联系。
1.3编辑模块
编辑用户只能由管理员分配,自己不能注册。这个模块是采编系统的核心,负责稿件初审、稿件送审、稿件终审,并向作者反馈评审意见等信息,是联系作者、评审专家和主编的桥梁。编辑部也可通过此模块自行修改系统中的各类邮件(注册激活、成功邮件,外审邀请邮件等)、发布各种通知和管理系统中产生的费用情况。其整个工作流程为:责编初审→评审专家审稿→退修→终审→编辑加工→通知缴费→安排刊期。
1.4专家模块
审稿专家的权限由管理员(admin)分配,编辑部先筛选审稿专家,之后统一在采编系统中进行注册,并分配审稿专家权限,最后通过审稿专家的邮箱发送链接及用户名、密码等,审稿专家就可以按用户名和密码登陆进行在线审稿。审稿专家的权限也可以自己申请,但须编辑部分配权限才可能成为正式审稿专家。
1.5主编模块
编辑部通过管理员(admin)身份分配给用户主编权限,主编用户登录采编系统就可以对通过专家评审的稿件进行终审。
《承德石油高等专科学校学报》编辑部依据原来的处理稿件的习惯,结合“腾云”期刊协同采编系统(知网版)采编系统,建成了适合本学报编辑部使用的稿件管理流程(见图1)。
作者首先在采编系统中注册用户名和密码,之后登录采编系统,将稿件信息上传至编辑部。编辑收到新稿件,对稿件进行初审,包括对稿件内容、格式、要素、学术不端检测等方面进行审阅,不合规范的可以直接进行退修,此处的退修稿可以重复操作,直到符合规范为止,或者根据稿件情况直接退稿处理。通过初审的稿件将发送到审稿专家处,进行稿件的评审。编辑部根据稿件的评审意见对稿件进行退修、终审或者是退稿操作。通过终审的稿件就可以进行编辑加工,定稿后安排刊期,最后排版校对印刷。
3.1稿件处理流程化
在线采编系统在缩短审稿时滞方面发挥着极大的优势,编辑部可以根据稿件审稿周期的要求[7],设定各个投稿流程的完成时间,如初审、退修、专家评审、终审等各项流程可设定具体的预警时间(天数),如果流程超期,系统就会自动警示该流程的执行人,缩短稿件处理时间。
3.2及时发布期刊信息
编辑部通常在当期期刊印刷出版后将纸质的期刊送至 CNKI、万方、维普等网站全文上网,这就导致了各个网络平台上全文普遍滞后于印刷版,未能充分体现科技期刊传播科技信息的时效性。使用稿件在线采编系统以后可以实现期刊及时发布,甚至网络版先于印刷版出版,显著提高科技论文发表的时效性。
3.3提高期刊的知名度
期刊的在线采编系统一般都依托着期刊网站使用,网站及时更新期刊信息,利用好网站这个宣传窗口,能够不断的提升期刊的知名度、吸引更多的稿源,提高期刊的影响力。
3.4服务人性化
在线采编系统中提供了各种模板,包括收稿回执、稿件退修通知、稿件退稿通知、稿件收录通知、缴纳费用通知、专家评审通知等,编辑部能够根据实际情况直接使用或重新修改这类通知模板。
3.5数据统计分析功能增强
稿件采编系统中有统计中心栏目,具体包括:稿件统计分析、人员统计分析、编审工作统计分析。以稿件统计分析为例,其中有稿件录用/退稿对比、稿件类型统计、稿件按年统计、按地区统计风分类,以前编辑部统计这些数据一次要几天的时间,现在通过稿件统计分析功能可以一次性将信息导出,既省时又省力,准确性还提高了,这些数据随着不断投稿而处于一种动态变动中,可以随时随地调取最新的统计信息。
1)编辑部将专家评审意见发给作者进行稿件退修,如果专家上传了电子版的修改意见,编辑需要将修改意见下载到电脑上,在通过上传附件的形式转给作者;同时编辑需要将专家的评审意见填写在给作者的回执中,采编系统最好能够增加作者直接查看专家评审意见的权限[8]。
2)主编终审后,只能选择“安排刊期”和“退稿”,稿件不能再进行修改或者其他操作,如退修、重审等;当一篇稿件需要多位主编终审时,编辑部需要综合考虑终审意见对稿件进行处理,因此,采编系统应该更精细化、人性化、功能化,满足不同的要求。
3)国内学术期刊虽然采用了在线采编系统进行收稿、建立期刊网站,但是出版流程仍然是半数字半传统模式,即利用采编系统收稿、审稿、编辑,传统方式校对、出版。而学术期刊数字化转型中的重要环节就是出版流程的改造,可以使稿件处理过程更加规范化、透明化,还可以最大限度地缩短期刊出版时滞,使编辑部日常管理走向精细化、定量化,并提高作者满意度。
大数据时代的到来为编辑部提出了更高的要求,特别是在媒体融合背景下,实现学术期刊的数字化转型,编校手段也需要不断的更新,因此加强学术期刊在线采编系统的建设就显得尤为必要。本刊以在线采编系统为工作平台,实现了从投稿、专家审稿、编辑加工的计算机网络流程控制,明显提高了工作效率,缩短了各个环节的时滞。作为学术期刊管理者,在系统的使用中也应注意观察与思考,推进期刊管理的信息化进程,为打造期刊品牌与发展新思路提供有利空间。
[1]李启正.国内外期刊采编系统的特点与现状[J].新闻研究导刊,2015,6(10):175.
[2]李丹,潘淑君,李无双.期刊采编系统在编辑实践中的作用[J].天津科技,2014,41(7):72-73.
[3]柳莎丽.学术期刊在线采编系统的应用分析[J].黄冈师范学院学报,2015,35(6):134-136.
[4]杨继涛.科技期刊稿件在线处理系统的建设分析[J].今传媒,2015(6):117-119.
[5]范永德,薛爱华,张晓进,等.采用稿件网络采编系统对期刊论文出版时滞的影响[J].中国科技期刊研究,2013,24(3):491.
[6]杨琦,刘晓莉.国内外期刊稿件采编系统功能特点[J].长安大学学报(社会科学版),2015,17(2):99-103.
[7]胡靖宇,田晓.媒体融合背景下高校科技期刊的数字化转型[J].承德石油高等专科学校学报,2016,18(2):87-91.
[8]申轶男,曹兵,佟建国,等.腾云科技期刊协同采编系统在使用中存在的问题及解决建议[J].中国科技期刊研究,2014,25(2):311-314.
Construction of Online Editing System of Manuscripts of Academic Periodicals—Chengde Petroleum College
HU Jing-yu1, TIAN Xiao2, WANG Shu-ling3,HAN Guang-ming1
(1.Journal Editorial Office,Chengde Petroleum College,Chengde 067000,Hebei,China; 2.School Office of Hebei Tourism Vocational College, Chengde 067000,Hebei,China; 3.Department of Foreign Languages and Tourism, Chengde Petroleum College, Chengde 067000, Hebei, China)
The digital transformation of academic periodicals is still an inevitable trend in the publishing industry, and the online processing is an important link in the transformation of academic periodicals. In order to improve work efficiency and adapt to the need of digital publishing journals,Journal of Chengde Petroleum College uses “Tengyun” journal collaborative editing system to contribute, review and edit. This paper introduces the composition of the model, the process, the operation effect and the points of attention, and some suggestions on how to optimize the online system are given.
academic periodicals; manuscript; online manuscript editing system
河北省教育厅人文社会科学项目(媒体融合背景下学术期刊数字化转型发展研究):SZ16199;2016年度承德市社会科学发展研究课题(新媒体视角下学术期刊的数字化发展战略研究):T20161006
2016-01-09
胡靖宇(1985-),女,河北承德人,承德石油高等专科学校科技发展与校企合作处学报编辑部编辑,主要从事学报编辑工作。
G237
A
1008-9446(2016)04-0091-04