基于Outlook的现代共享

张娜娜　聂静

引言

当前，协同工作极大地满足了现代办公和团队协作的高需求。然而，协同的前提是共享，只有共享才能打破空间和时间的限制，满足用户随时随地享受协同，那么如何实现共享呢？Outlook 2016及其附件SharePoint、OneDrive和OneDrive for Business为我们解决了难题，同时，用户还可以根据需求设置“编辑”和“仅查看”访问权限。

Outlook 2016

1.Outlook 2016

Outlook 2016作为Office 2016的新成员之一，用户通常用来管理和收发邮件、管理邮箱账户和个人日程，在第一次运行Outlook 2016时，会出现设置向导，但新用户在使用的过程中，往往在设置向导时会遇到错误，正确的操作如下：①鼠标左键单击“下一步”，选择“是”，出现自动设置账户窗口；②自动设置账户容易出错，如果出错，选择“手动设置或其他服务器类型（M）”；③鼠标左键单击“下一步”，选择“POP或IMAP（P）”，鼠标左键单击“下一步”；④依次输入信息，如果使用QQ邮箱，在“接收邮件服务器（I）”输入“pop.qq.com”，在“发送邮件服务器（SMTP）”输入“smtp.qq.com”；类似地，如果使用163邮箱，则“接收邮件服务器（I）”输入“pop.163.com”，在“发送邮件服务器（SMTP）”输入“smtp.163.com”；⑤鼠标左键单击“下一步”，出现“测试成功”，即可“完成”。

2.共享日历

张小美被同桌静静授权访问日历，静静邀请她在Outlook 2016中打开（两人都有Microsoft Exchange账户）日历，具体操作如下：①单击导航栏底部“日历”；②选择“组织”选项卡，点击“打开共享日历”；③在“搜索”框中输入“静静”，按下“Enter”，选择静静，单击“打开”按钮。在左侧导航窗格中上方显示“共享日历”，下方显示“共享文件夹”，其标题下显示所共享的姓名；④如果想把新创建的项目保存到共享日历，则在导航窗格选中该日历；⑤如果想删除共享日历，则右键单击文件夹，选中“从视图中删除”的图标。

3.解除锁定

事实上，通过Outlook传送和共享的邮件和文档，有时会遇到下载后无法打开的问题，困扰了不少用户，现可以通过以下方法来解决此问题。以“基于Bing的智能查找”为例：①在Office 2016和Windows 10操作系统环境中，如果系统提示“未成功打开”对话框，可点击“确定”；②返回存放“基于Bing的智能查找”的位置，找到“基于Bing的智能查找”；③选中文档，单击鼠标右键“属性”，然后打开；④在文档上点击右键，最下侧找到“属性”并点击打开；⑤在最下方出现“安全”提示“此文件来自其他计算机，可能被阻止以帮助保护该计算机”；⑥在右下角有一个“解除锁定”复选框，勾选复选框并单击“确定”。此时，“基于Bing的智能查找”文档就成功打开了。

4.共享附件

①运行Outlook，单击“新建电子邮件”；②左键单击“附加文件”（最近使用的项目都会按照时间顺序显示），这里选择云存储文件，把“协同编辑”文档添加为附件作为共享内容，可以辅助Ctrl键添加多个共享内容；③云存储会将文件上传并转换为可共享链接。

SharePoint

1.Microsoft SharePoint Server与Microsoft SharePoint Workspace

Microsoft SharePoint Server（简称SPS）作为微软的具有强大功能的企业协同工作平台，具备可靠、安全、可伸缩性，可以满足用户创建站点，创建搜搜中心，管理企业文档，管理企业职工等需求，同时也支持企业或团队访问微软云计算产品。为了丰富SPS的强大功能，微软开发了配套使用工具，Microsoft SharePoint Workspace就是其中之一，这里简称为SPW。

SPW可以允许用户离线操作，一旦接入互联网，便可以同步到SPS。实验中学张老师临时接到学校通知去广东某高校培训，恰好与自己负责的学校办公文件产生了冲突，张老师决定带着笔记本在飞机上完成文档，到培训地点后接入互联网同步到SPS，即可实现共享，培训和工作都按照计划进行。

2.新增功能

Microsoft SharePoint Server 2016在功能上进行了改良，目的是使用户能更直观、更熟悉、更适应，其中比较突出的有移动和触摸、导航和命令、站点共享、文档库等。

（1）移动和触摸

对不同的设备和屏幕站点，SPS 2016提供了一致的体验，用户可以使用移动设备访问站点，可以通过触摸视图浏览站点和内容。如果在PC机上，则可以切换到完整的Web视图查看站点页面。

（2）导航和命令

SPS 2016具备更简单的导航和命令。应用启动器可以协助用户从SharePoint中的任何位置对应用进行访问，并可以快速浏览站点、启动应用程序及访问个人文档。通过点击应用启动器图标，用户可以看到磁贴中的菜单和应用。此外，还有OneDrive for Business可供用户创建新的Office文档、上传和共享文档，新的站点库可以固定页面，用户可以随时固定站点上的页面，并显示在所关注的站点列表顶部。

（3）站点共享

SPS 2016增强了共享功能，用户在所访问的页面右上角点击“共享”按钮，然后输入共享人的信息，按下“Enter”键，共享人就会收到电子邮件邀请（包含站点链接）。点击页面的右上角“设置”菜单，点击“共享的人员”，可以查看访问站点的用户姓名和照片。站点所有者之外的用户也可以授权共享。

（4）文档库功能

为了简化文档库的工作，可利用快捷方式代替功能区，对用户而言，既快捷又方便。

OneDrive for Business与OneDrive

OneDrive for Business是企业联机存储空间，是由企业进行组织管理，用户授权与同事共享和协同办公，由指定管理员控制执行操作。在云端提供用来共享、存储和同步文档的位置，方便用户随时随地创建文档、上传文档、共享和更新文档，以便协助用户实现协同办公和协同编辑。而OneDrive与OneDrive for Business不同，它是个人联机存储空间，用户可以通过“Outlook.com”或者“Microsoft账户”获得，OneDrive可以方便用户自己在云中存储文档和图片，并可授权给好友共享和协同。

如果想实现OneDrive for Business和个人OneDrive之间的文件复制和移动，需遵循以下步骤：①将OneDrive for Business和个人OneDrive同步到用户的本地PC；②在PC上同时打开两个文件夹，将其中一个文件夹复制或者拖动到另外一个文件夹；③重新把这两个文件夹与OneDrive同步。实际上，在使用过程中，OneDrive for Business用来存储办公或同事的文档，OneDrive存储个人专用文档或者与朋友、亲人共享的文档，如果日常工作、学习和生活文档全都在同一台PC机，也可以存储到PC机的文件夹中。

在高速发展的信息时代，用户不再局限于传统的办公和个人日程的管理，只需要打开Outlook，便可以管理和收发邮件、管理邮箱账户和个人日程，最主要的是可以通过共享，随时随地完成团队协同工作，实现朋友和亲人间信息共享以及个人生活、工作和学习的共享。