关于高校网络报销系统的应用与改进探讨

【摘要】高校收支规模不断增长，对应的财务报销业务量也随之攀升，伴随校园信息化建设的大环境，为了缓解日益突出的“报账难”问题，我校于2015年初引进高校网络报销系统，该系统运行至今已有一年多，虽然能一定程度上提高财务报销效率，但仍有亟待改进的地方。为了更好的为全校师生服务，进一步提高网络报销效率，本文结合我校网络报销系统使用过程中出现的问题，从制度宣传、预算控制、审批效率、数据共享四个方面进行分析并提出相应的改进措施。

【关键词】网络报销 高校 财务

随着高校财务信息化建设的不断推进，各高校已相继引进网络报销系统，网络报销系统作为新的报销形式，不仅减少了报销人员排队等待的时间，缓解报账难的问题，还有助于进一步提升财務人员服务效率和服务质量。

我校现行的网络报销系统分为网上报账和薪酬发放申报两大模块：网上报账模块主要适用于差旅费、设备和实验材料购置费等日常报销事项。薪酬发放申报模块主要适用于校内人员课时费、校外人员劳务费、学生助研津贴等项目的发放。

一、现行网络报销流程

（一）信息录入

针对网上报账模块，报销人登录网上报账系统，填写经费来源、关键字摘要、金额、报销单据数后，结算方式可在网银对私转账、网银对公转账、内部转账、冲借款中任意选择。针对薪酬发放申报模块，报销人员登录薪酬发放申报系统，将列标依次为工号（学号）、身份证号、银行卡号、金额的Excel表格导入系统，选择经费来源，注明发放项目关键字摘要。

（二）票据传递

报销人员将从网络报销系统打印出来的报销申报单和原始票据一并交予接单会计，接单会计初步审核票据合法合规、完整清晰，项目负责人签字齐全等事项确认无误后，即可扫描网报申报单上二维码并接收单据。

（三）账务处理

制单会计依据网络报销申报单上的预约单号检索票据信息，再次审核报销业务的合理性和合规性、审批手续是否齐全等事项，并对摘要做必要修改后，即可将记账凭证打印出来附于原始票据上，复核会计检查无误后，出纳会通过网银把报销款划转到指定账户上，随即报销人手机号就可收到关于报销关键字摘要及最终报销金额的信息。

二、现行网络报销系统存在的问题

（一）报销政策宣传不到位

高校财务工作具有专业性，无论是接单环节还是账务处理环节，会计人员都必须严格依据财务制度规范和业务流程，严把审核关。伴随近年来监管部门出台的一系列文件，如2015年2月的《教育部关于加强直属高等学校内部审计工作的意见》等，明确强调科研经费、招待费、会议费、劳务费、差旅费等支出项目都是被监管的重点领域。我校财务处为进一步规范各类经费支出的管理，也对报销业务出台了一些补充规定。对此，报销人甚至是项目负责人却知之甚少。报销人向接单会计提交网报申报单和原始发票时，接单会计会对发票、合同等票据的真实性，经费支出范围的合理性进行详细审核，只要有一个方面不合规，所有报销材料就要全部被退回，正是报销制度的信息不对称，有时报销人为了补充证明资料需要两次或多次往返财务处，影响报销效率。

（二）预算控制效果差

现行网络报销系统在接收网报信息时无法识别经费支出是否超出项目余额，特别是针对网上报账模块的差旅费报销项目，由于报销人填写的网报金额不含出差补助，接单会计审核票据时间有限，不易识别项目余额是否足以支出含补助的差旅费报销额，只有当制单会计做账时才能确定其是否超支，是否符合项目明细支出限额的要求。类似因某项明细科目支出限额超支而只能退单的情况还存在于薪酬发放申报模块的助研津贴报销项目和网上报账模块的招待费报销项目。报销人已经提交报销单据，却又被制单会计告知因为超支原因无法报销的情况，无疑降低了教职工对财务人员服务质量的满意度。因此，如何无缝对接经费预算明细，使得网络报销信息录入环节就能充分发挥预算的事前控制功能，也是网络报销系统需要改进的。

（三）审批面签效率低

为提升管理效率，高校一般将财务审批权限下放至二级学院负责人，部分超出审批权限的还需要分管校领导或职能部门负责人审批。虽然已实施网络报销很长时间，但现阶段票据审批仍沿用传统的纸质面签，每一项报账业务都需要相关负责人层层面签。分管校领导、二级学院负责人甚至是项目负责人大都是教学、科研和行政的“双肩挑”身份，公务外出较为频繁，上班时间找领导签字确实不易，增加了报账人大量时间和精力。

（四）财务数据缺乏共享

校内各职能部门信息系统虽然易于各部门内部管理，但与财务系统相互独立，没有形成信息资源共享机制，比如科技处的科研经费预算与财务处的科研经费支出核算。这种相对独立的信息系统在报账流程上主要体现在报销人需要到对应职能部门办妥手续后才能在财务处网站上预约报账。以科研经费上账为例，项目负责人需要先到财务处打印附有凭证号的科研到款单，再去科技处开具科研项目分配单，紧接着再返回财务处办理上账和开发票。由于我校科技处和财务处分布在两个不同校区且距离较远，尤其是科研项目多的项目负责人对因此而多次往返于两校区意见较大。再以科研经费后续管控为例，科研项目预算下达后，科技处没有进一步对预算执行情况进行有效管控，也没有及时将预算执行中出现的问题及时反馈给项目负责人。在支出核算环节，会计在账务处理环节也无法将实际支出与经费预算进行无缝对接。项目负责人难以及时了解各项经费预算控制情况和使用进度情况，容易导致项目预算执行情况差，甚至会因预算超支而无法报销，或为加快预算执行进度而某段时间集中报销。

三、现行网络报销系统的改进措施

（一）宣传渠道多样化

一方面，宣传渠道的创新性和多样化。随着智能手机、iPad等移动终端的普及，微信、手机银行、校内OA等各种App功能日益强大，办公环境不再拘泥于电脑前，为使工作更加高效，移动办公必将是大势所趋。建立财务处微信公众号或将财务查询模块引入到校内OA的App中，把财务制度、最新的报销补充规定等文件公布在此。对于项目负责人或被授权的教职工也可通过这些移动终端随时随地查询项目收支明细。另一方面，输出方式变被动为主动。报销人的每个报销进展，如：已完成网报信息录入、已完成网上签批、已生成记账凭证、已完成资金支付时，网络报销系统都会自动将每个节点的实时进展推送到报销人的移动终端。这种信息实时传递方式增加了报销流程的透明度，极大提升财务工作的服务质量和水平。

（二）强化预算控制

财务系统软件公司应实现科技处的科研项目管理系统的预算模块与财务处的网络报销系统甚至是整个财务系统无缝对接。第一个待优化的功能是网络报销系统可以对劳务费、招待费等明细科目进行限额预警控制。因为现行的科目限额控制只有在制单会计做账务处理时才能发现，科目限额录入也是由会计在辅助账系统里对明细科目手工设置。此功能若实现，报销人填写经费来源、明细科目和报销金额后，如果某明细科目支出金额超过项目负责人给科技处申报的预算限额，网络报销系统就自动弹出“预算超支，无法正常报销”的预警对话框。第二个待优化的功能是针对周期长的科研项目经费支出实现分段动态管理，以解决项目支出和项目实施进度脱节的问题。基于科技处掌握的项目预期进度信息，财务处根据项目进度对项目经费支出实行分段预算额度控制，每阶段的经费支出额都必须控制在预算限额内，当报销人填写經费来源和支出金额，一旦超出阶段性设置的限额，网络报销系统就会弹出预警提醒的对话框，便于科技处和财务处实时对经费支出有效管控。

（三）引入网上审批和电子票据

网上审批不但可以简化报账人找分管校领导、二级学院负责人甚至是项目负责人面对面审批的环节，也使负责人可以根据自己的时间表完成财务报销签字审批工作。但项目负责人网上审批功能的实现是基于电子票据存在的前提。以我校目前报销票据的情况来看，短期内还无法要求报销人必须且只能提供电子发票，所以采取纸质票据和电子扫描版共存的过渡形式。报销人将原始票据通过拍照或扫描方式转化为电子资料上传至网络报销系统，随后填写网络报销申报单，网络报销系统根据该项目预设的审批权限自动提交给下一节点的负责人签批。此时，负责人还可通过财务综合查询系统的项目收支明细模块，参照以往收支明细情况，在网报系统里用电子签名审批。实现网上审批和电子票据功能，不仅可以减少报销人找负责人审批的时间，还可以提高负责人签批对效率。

（四）构建信息共享

我校各职能部门正在使用的且涉及财务报销的系统包括：账务系统、网络报销系统、薪酬发放系统、学费收缴系统、科研项目管理系统、人事管理系统、图书管理系统、一卡通系统、网费收缴系统等（如下表所示），各子系统服务于各职能部门自己的业务，彼此形成信息孤岛。应借助信息化校园建设的大环境，充分调研各部门信息系统功能，积极搭建连接到财务系统的大平台，依托校园网为全校师生提供项目收支、个人收支和学费等各项财务信息的查询服务，进而实现财务信息共享。

参考文献

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[4]王涵，张永冀，朱曼亚.BL高校网络报销模式的建立与改进[J].财务与会计.2015（11）.

作者简介：何其恩（1986-），陕西西安人，学历：硕士研究生，职称：助理会计师。