人事档案信息化管理探讨

刘国英

摘 要：人事档案管理工作的信息化势在必行，本文首先分析了人事档案管理信息化建设存在的问题：基础设施差，软件硬件需要投入；信息数据库建设落后，信息数据共享率低；缺乏高素质的管理人员；人事档案信息安全性不强，然后分析了加强人事档案信息化管理的有效途径：加大软硬件的投入，建立高效人事档案信息化管理机制；完善数据库建设，提升档案信息的共享率；建构良好的人事档案管理信息化的人才培养机制；提升人事档案管理信息化的安全性。

关键词：人事档案；信息化；探讨

人事档案的形成是在人事管理活动之中形成的，人事档案主要记述和反映着一个人的德才、学历、经历和相关的工作表现以及奖励等。人事档案室人事管理工作的全面、详尽的记录，是考察以及选拔人才，开发人力资源的重要依据以及参考，是我国档案管理之中的重要部分。当前，人事档案信息化趋势不断加强，人事档案信息化是指运用现代计算机技术，构建完善的档案管理网络平台，实现对人事档案信息资源的合理、科学以及高效的应用与管理。 近些年来，计算机技术不断发展为我国档案管理事业的提升提供了良好的契机以及动力支撑。尤其是当前的数据库技术、计算机网络技术、数据存储技术以及信息传播技术，这些技术的不断更新一集发展，丰富了人事档案管理的手段、防范以及扩充了人事档案管理的范围。人事档案管理信息化实现了即时查询一集实时查阅，并且对人事档案进行了高效的保护。

一、人事档案管理信息化建设存在的问题

近些年来，我国人事档案管理信息化的速度不断加快，但是我国人事档案管理信息化仍然存在着些许不足。在发展过程之中这些不足以及问题阻碍了人事档案信息化的发展，主要表现在以下几个方面：

（一）基础设施差，软件硬件需要投入

当前，大部分的事业单位的人事档案管理模式仍然采用了手动为主的管理模式，计算机进行管理的信息化档案管理模式并没有得到普及。尤其是对于档案的鉴定、接收、保管、存储等日常行为主要以手工为主，应用计算机技术以及网络技术进行人事档案管理的事业单位在少数。这问题主要是人事档案的信息化需要投入硬件以及软件设施，文档的处理、文档的收集都需要适当的系统进行支持。因为事业单位对于人事档案管理信息化的认识不到位，导致了基础技术的缺位，使的人事档案管理的工作信息化进程比较迟缓。

（二）信息数据库建设落后，信息数据共享率低

人事档案信息数据库包含很多内容，其中主要包含收集、整理、存档、查询一集传递的这四种功能。但是在数据库建设的过程之中，存在着数据更新以及补充非常不及时，并且存在着很多的数据错误。因为人事档案数据库的建设落后，使得信息数据共享较低，信息数据共享较低造成了信息化水平较差。人事档案管理信息化过程之中，本身便面对着不可抗力以及很多的主观因素，安全性受到了极大的挑战，比如计算机病毒、黑客、信息保存的寿命。数据库建设比较落后的原因还有一点是因为人事档案信息和网络建设的形式缺乏规范性、统一性以及标准性，网络推广以及开发的共享率较差，档案信息资源建设与数据库建设不能同步，制约了人事档案信息化的发展。

（三）缺乏高素质的管理人员

当前的信息技术条件下，人事档案管理信息化对于管理人员的素质要求都比较高。管理人员不仅需要具备着专业的档案管理知识，而且需要具备一定的计算机知识。但是，从当前的人事档案管理队伍整体来看，我国的人事档案管理人员在专业素质方面水平低，计算机操作水平方面参差不齐。事业单位之中缺乏专业复合型人才培养计划以及培养的机制。

（四）人事档案信息安全性不强

客观上，因为网络技术的特点，造成了对档案进行复制以及传播更加快捷，所以人事档案信息的安全性不强；主观上，信息安全建设缺乏相关的重视，档案的安全意识和保密意识比较弱，使得档案的归档以及管理存在着一定的漏洞。档案的操作人员发现漏洞时间比较晚，操作不规范，发现也不作为。尤其重要的一点是，计算机病毒的广泛传播，电子存储设备的技术存在着一定的缺陷，严重威胁到了人事档案电子信息的安全以及保密。

二、加强人事档案信息化管理的有效途径

人事档案管理信息化建设是当前的档案管理工作的必由之路，针对当前的人事档案管理信息化工作存在的诸多不足，提出以下针对性的意见：

（一）加大软硬件的投入，建立高效人事档案信息化管理机制

人事档案的管理工作的机制与流程需要不断进行改进以及优化，只有进行改进以及优化工作的机制与管理流程才能够使得人事档案管理信息化与日常的人事档案相互适应。完善的人事档案管理的内部控制制度以及问题追责制度，能够及时以及迅速发现档案信息化管理的漏洞，在发现管理漏洞之后进行快速的补救工作。就各个人事档案管理的环节实行问责制度，确保人事档案管理的规范性以及有序性。

（二）完善数据库建设，提升档案信息的共享率

加强人事档案全文数据库的建设，构建人事档案管理的信息平台，给予人事档案管理的信息中心为管理中枢，运用安全高效并且精准的计算机、缩微、扫描等多媒体技术进行档案信息的处理，充分运用现代网络技术的优势，实现人事档案的信息化。构建技术先进、功能全 面、高效快捷的人事档案信息服务网络，深化人事档 案信息资源的开发利用，以满足不同层次、不同部门 的信息使用者的查询、统计等需求，提高档案工作效率，真正实现人事档案信息资源的良性循环与共享， 使人事档案资源信息的使用价值达到最大。

（三）建构良好的人事档案管理信息化的人才培养机制

实践档案管理的信息化，相关的人员才是关键。人事档案管理的信息化是一个动态的曲折并且科学的管理过程，高素质的档案管理人员需要运用专业的知识进行档案的信息化管理。在档案管理信息化的建设过程之中，一方面培养人才的档案管理的钻野知识，另一方面加强人才的计算机知识的理论素养。并且，需要使得档案管理人员能够全面了解并且不断自动贯彻相关的档案管理的法律以及法规。在日常的人事档案管理实践之中，能够科学管理好、维护 好本部门的局域网、网络设备、数据库、网站、软件系 统，推动应用好系统的各项功能， 提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。不断加强培养人事档案管理人才，加强现有档 案人员的全面而系统的继续教育与再教育，以适应 人事档案管理信息化的发展的新需要。

（四）提升人事档案管理信息化的安全性

首先，人事档案管理的安全性的保证或者说基础是安全法规。严格并且规范的安全法规能够为人事档案管理的信息化建设较好的信息化管理的安全和制度的标准，精益求精完善人事档案管理信息化的法规，设定完善的安全保障体系；其次，选用操作具有规范性、科学性、安全性的操作系统，购买正版可靠的系统杀毒软件，定期对人事档案的管理信息系统进行杀毒，对杀毒软件进行定期的更新；最后，加强对人事档案管理人员的安全意识的培养以及安全规范行为的培训，增强档案的安全意识与档案的保密意识。

三、结束语

实现互联网技术至上的互相共享资源，规范化档案的使用以及信息化。建构合理的人事档案行政管理人才培养机制，对人才进行全面并且系统的教育以及深化相关的学习工作，以适应人事档案管理信息化的发展的新需要。相关学者需要发挥开拓创新的精神，提升行政的效率，加强信息化程度。

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