基于科研管理需求的跨部门财务信息化研究——以S大学财务信息化建设为例

林学延

（华南师范大学财务处，广州510631）

基于科研管理需求的跨部门财务信息化研究
——以S大学财务信息化建设为例

林学延

（华南师范大学财务处，广州510631）

当前高校的财务信息化主要是财务部门的信息化，但缺乏与校内其他职能部门的信息化建设协同发展。本文以S大学为例，从科研管理需求的角度，翔实地剖析和研究了高校科研经费跨部门财务信息化建设中的一些难点问题，并提出了对策，有助于提高高校财务信息化水平。

高校；财务信息化；跨部门；协同发展

1　前言

自20世纪90年代开始，在国家财政和教育部门的指导和推动下，许多高校财务部门开始安装和运用会计电算化软件。在随后的二十多年里，高校财务部门在财务信息化方面又做了大量的工作，付出了不懈的努力，大大提高了管理效率，向上级部门和学校管理者提供了大量的财务信息辅助决策。但是我们也要看到，目前很多高校的财务信息化主要还是财务部门的信息化，缺乏与学校其他职能部门的信息化建设相互协同发展，因此还远远无法满足学校教学科研事业快速发展的管理需要。协同性不足近年来在科研经费管理方面尤显突出。随着高校承担科研项目数和科研经费总量急剧增长，而且经费来源复杂，项目管理与财务管理脱节问题日益严重，跨部门信息化需求越来越大，各部门也都有协同发展的主动意愿。因此财务信息化可以由此入手，推动跨部门信息化建设的相互协同发展。在此，本文以S大学为例，力求翔实地剖析和研究高校科研经费跨部门管理信息化建设中的一些难点问题，为高校财务信息化的规划和实施提供参考依据。

2　 S大学科研经费管理体制及财务信息化需求

2.1S大学科研经费管理体制

高校科研经费管理体制决定了科研经费管理信息化建设的方式，科研经费管理信息化既是整个财务信息化建设中重要的一部分又涉及跨部门信息化建设协调，因此财务信息化建设应考虑高校科研经费管理体制的特点，满足其信息化需求。S大学实行的是“统一领导、分级管理、责任到人”的科研经费管理体制，即全校统一科研经费财经政策、财务制度和财务收支管理。项目负责人对科研经费使用承担直接责任，校长对学校科研经费管理承担领导责任，并通过分级授权管理，由科研、财务、人事、资产、审计监察等管理部门承担相应的管理权限和责任，由实施科研活动的校内研究机构对本单位科研经费使用承担监管责任。责任落实到人，构建多层次经济责任管理体系。

2.2财务信息化需求

根据S大学“统一领导、分级管理、责任到人”的科研经费管理体制的特点，对科研经费管理的财务信息化需求分析主要从两个角度来考虑，一个是科研经费信息综合查询和跨部门科研经费管理流程优化，一个涉及科研经费使用和管理的项目负责人、职能部门和院系等。

2.2.1科研经费信息多元化需求

在“统一领导、分级管理、责任到人”的科研经费管理体制下，有关科研经济活动所产生的大量原始数据会流向各个职能部门。因此，从校领导到中层的科研、资产、审计监察等管理部门，乃至院系，学校各个管理层支持科研决策所需的许多数据也必然来自于不同职能部门，比如科研项目数量和层级、科研合同、学校资产设备存量和使用状况、科研人员信息、科研经费总量、不同渠道获取的科研经费数量、人均科研经费、不同院系的科研经费总量和比重、预算执行进度、经费使用情况等等。信息需求多元化，不管是哪个职能部门都没办法单独提供。

2.2.2科研经费信息查询效率要求

从数据支持决策的角度来看，学校不同管理层和项目组对科研经费相关数据的获取往往要求全面、准确，而且要快速、便捷。如果在学校的财务信息化建设中不能积极响应这种实时、网络化、分层级的信息综合查询需求，提供综合查询平台，那么这些数据的获得必然需要进行大量的人工归集和整理，从而会给财务、科研等职能部门带来长期的、繁重的工作负担，大大降低科研经费管理效率。

2.2.3跨部门科研经费管理流程优化需求

S大学科研经费使用和管理的全部业务流程包括科研经费立项和合同管理、经费到账和预算管理、经费使用过程控制、项目结项、经费结余管理等几个阶段。在分级管理体制下，科研业务流程中的不同阶段往往会涉及不同的职能部门，形成一个个局部流程。例如，在科研经费立项和合同管理、经费到账和预算管理这两个阶段主要涉及科研部门和财务部门，同一批立项材料及合同既要交科研部门又要交财务部门备案，分别用于办理科研经费立项及经费入账手续。

因此，为了最大程度地改善科研经费管理水平、提高工作效率，必须使一个个局部流程连贯起来，消除业务流程中一切无效作业与重复作业，实现全流程信息化管理。

3　目前S大学财务信息化建设面临的基本问题

3.1财务管理信息系统日益庞大、复杂

随着S大学教学科研规模的快速增长，财务管理职能不断丰富，财务管理信息系统日益庞大、复杂。目前S大学已实现了在财务专用的局域网内运行财务管理系统的信息化管理，而且依托数字化校园网建成了网上财务管理平台。

S大学使用的是天财高校财务软件和网上财务管理平台。天财高校财务软件包括账务管理、科研财务、学生收费管理、工资管理、预算管理、报表分析等系统模块。网上财务管理平台包括个人收入申报系统、银校互联系统、网上财务查询系统、网上预约报账系统、网上科研申报系统等模块。个人收入申报系统和银校互联系统实现无现金报账，网上预约报账系统实现不等候报账，网上财务查询系统面向项目负责人提供科研经费项目信息的网上查询功能，网上科研申报系统提供了收入拨款管理、项目立项、预算管理、发票管理、费用管理、项目执行、项目决算、专项立项等多个功能，覆盖了从来款到决算的科研经费财务管理全过程。

3.2财务部门独立建设、自主管理模式遭遇瓶颈

出于管理的需要和信息安全的考虑，S大学财务部门拥有独立的机房，配备多个专用服务器分别用于存放财务管理系统、财务软件数据库与网上管理平台数据库等，而且内部还设立了专门机构、配备专门人员来保障财务管理信息系统和网上管理平台的安稳运行。但是，面对日益庞大、复杂的财务信息化建设任务，财务部门这种独立建设、自主管理的模式却面临经费投入不足、复合型人才储备不够的困境。

一般在信息化建设初期或新增系统模块时，信息化建设资金投入会比较大，在系统使用期间投入会比较小。但是，从实际工作情况来看，系统使用期间往往也需大量的分析维护经费。因为S大学使用的是外购的财务管理信息系统，存在因学校财务个性化需求而功能扩展、二次开发的需求，所以需要持续追加经费投入以获得软件供应商的后续服务，或者通过自已的人才队伍解决二次开发问题。但是目前S大学中既懂财务管理知识又对系统应用和开发比较精通的复合型人才储备非常缺乏，而复合型人才储备其实主要还是归结为人才引进和人才培养问题，这也需要经费投入和学校在人员编制上的支持。

3.3财务管理系统与其他职能部门应用系统不对接

按照S大学“统一领导、分级管理、责任到人”的财务管理体制，学校信息化建设应反映这种体制要求。但是在实际运作中，由于财务、科研、资产、人事、审计纪检等部门分属不同校领导，因此分级管理有之，而统一领导却难以做得到。这一点在学校科研经费管理跨部门信息化建设中显得尤其突出。

从S大学的财务信息化建设情况来看，财务部门的硬件、软件、技术人员配备和信息安全维护都自成体系，形成一个独立建设、自主管理的信息化闭环，但是未能与其他职能部门的信息管理系统实现跨系统交互对接。例如，财务部门与资产管理部门的设备实物数据传递以及与科研部门的科研项目信息的传递，主要还是依靠纸质凭证和人工录入，结果既重复存储了这些职能部门信息系统已经存储过的数据，而且还可能因手工重复录入导致数据不一致。同理，其他职能部门的信息化建设也是如此。因此，分级管理实际上变成了管理分散，财务、科研、资产、人事、审计纪检等信息管理系统建设各自为政，缺乏统一领导，缺乏必要的协同和集中管理，从而更谈不上信息化建设规划和数据标准的统一。由此，各部门的不同信息系统之间数据也就难以实现跨部门交互和共享，“信息孤岛”也成必然。

4　基于科研管理需求实现跨部门财务信息化的对策

4.1建立统一领导的财务信息化建设协同机制

由于科研经费管理涉及财务部门、科研管理部门、资产部门和项目组等多方关系，而且科研经费管理信息化需求又不断变化和发展，因此，首先，财务部门就要改变独立建设、自主管理的信息化建设观念，以科研经费管理为切入口，以积极、开放的心态推动学校财务信息化建设跨部门协同机制的建立。其次，由于学校层面的财务信息化会涉及业务流程和部门权责的重新分配，因此财务信息化建设跨部门协同机制必须获得高校领导层的重视和支持，并在校级层面建立由校领导主持、各职能部门负责人参与的统一领导机构。为了提高领导机构的工作效率，可在领导机构下设专门的信息化办公室具体负责牵头协调各部门信息管理系统的对接与整合，财务、科研管理等其他职能部门积极参与、配合。在此基础上，信息化办公室为领导机构统筹规划财务信息化建设提供建议。

4.2构建财务信息化建设协同管理团队

在跨部门财务信息化建设中，财务部门要直接参与规划、设计，便需要既懂财务业务又懂信息技术的复合型人才，而且这种人才还要有较强的协调能力、学习能力和执行力，可以说这种复合型人才是决定财务信息化建设效果的关键因素。同时，由于科研经费管理工作比较具体、涉及的信息系统和业务流程比较多，而且科研经费管理信息化需求又不断变化和发展，因此，财务部门还要有意识地增加复合型人才储备，构建一支财务信息化建设协同管理团队。人才储备可以通过人才引进和内部培养来完成，主要靠内部人才培养。

4.3优化科研经费全过程管理流程

科研经费全过程管理流程既包括财务部门与其他职能部门之间的跨部门业务流程，也包括财务部门内部的业务流程。从学校跨部门财务信息化的的角度看，必须将学校各种分散于各职能部门之间及各部门内部不同岗位的、与科研业务相关的管理活动看作一个整体，实现科研经费全过程管理流程的一体化。科研经费全过程管理流程的一体化将促使各职能部门内部结构甚至学校层面职能部门结构的扁平化，减少传统的业务岗位和资料的重复提交，提高岗位分工的信息技术含量，达到业务流程优化的目的。科研经费全过程管理流程如图1所示。

图1　科研经费全过程管理流程

4.4整合各部门应用系统和信息资源，规划信息化平台总体功能框架

跨部门财务信息化的基本要求就是要实现各部门信息管理系统的互联互通。只有制定统一、规范的信息化建设标准，才能顺利实现各部门信息管理系统的互联互通，从而实现各部门信息资源的交互与共享。在此基础上，从科研经费全过程管理一体化的高度，以业务流程为主线，整合各部门应用系统和信息资源，建设科研经费管理信息化平台。通过信息化平台对科研经费的申报、合同签订、校内科研立项、预算审核、经费到账认领、经费使用、结题及结余经费实行全过程管理，防止各部门重复建设信息管理系统、不同岗位重复录入数据，确保科研经费数据获取的实时性和准确性。信息化平台总体功能架构示意图如图2所示。

图2　科研经费管理信息化平台总体功能架构示意图

主要参考文献

［1］李真.基于协同管理的高校财务信息化——以天津某高校为例［J］.信息系统工程，2014（7）：50-52.

［2］高勇.高校大部制改革下的财务资产数字化平台建设——以中国矿业大学为例［J］.财会月刊，2015（1）：22-24.

［3］陈启申.ERP——从内部集成起步［M］.第3版.北京：电子工业出版社，2012.

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