规范管理 促进信息化落地

文｜本刊编辑部

在我国建筑业不断变化和发展的今天，企业的产业升级、结构调整、管理优化等工作趋于常态化，信息化系统也应随时、随需根据企业业务变化和管理升级进行持续改进和提升。为此，建立有章可循，有法可依，有手段可用的信息化应变的机制与配套治理体系，保证施工企业信息化建设的可持续性是十分重要的。

实际上，企业信息化建设是一项长期工作。通常企业在信息化建设过程中会对信息化需求的分析、系统选型及实施上线给予足够的关注，然而企业信息化建设并不以系统的上线为止，相反更多和更重要的工作是如何保证系统在上线后，能够随着企业业务变化而持续的推广、维护和优化升级。

随着企业对信息化应用的不断深入，企业对系统的依赖性也越来越强，信息化在帮助企业提高管理效率的同时，治理体系缺乏所隐藏的风险也将越来越突出，如信息安全的隐患、无形资产流失的风险、系统故障给业务运行带来的影响等。

当然，信息化在使用过程中会存在众多风险，例如数据风险、硬件风险等。这些风险的规避都依赖于业务部门与信息化部门在信息化建设过程中的协调与配合，依赖于适合的信息化组织结构和流程体系的构建以及信息化人才队伍的建设。可以说，企业信息化的成功是“三分靠技术，七分靠管理”。

企业信息化治理是指为保证信息系统上线及后期的持续改进，对其运行过程中涉及的人员、硬件、软件、数据、规程、评价体系等进行管理的一系列活动。

信息化建设不可能一蹴而就，信息化管理同样是企业管理的一项重要内容。所以，信息化推进同样需要制度保障，应建立各种信息化应用的运行制度、企业信息安全制度、信息化监督考核制度、信息化应用的岗位责任制度，以制度建设保障企业信息化建设稳步推进。

组织机构保障信息化建设

为了保证信息化的运行维护正常进行，施工企业有必要建立专门的信息化管理机构，承担信息化运维工作，包括建立多层级的组织机构保障体系。首先，信息化系统建设是企业一项长期而艰巨的任务，不是一个信息化部门就可以完成的，还需要整个企业内部各主管领导、各职能部门、各子分公司和各项目部参与，共同推动信息系统的进步。因此，信息化运维的组织机构应该是建立以信息部门为主导的多层级、多业务参与的组织保障体系。其次，应保证信息部门能够有自己完整的组织架构、独立的预算和独立的业务管理流程等。这些独立性使得信息化部门在进行信息化建设时能够更好地考虑和平衡企业长期、中期和短期的业务需求，制定合理的信息化发展规划。客观的平衡各个部门的信息化需求，更好地管理信息系统。最后，要积极推动CIO机制建设，国外大型工程承包商通常会设置专门的CIO。CIO(Chief Information Officer）是首席信息官、信息主管。主要负责组织信息化建设、实施和运行的管理者。CIO参与企业的业务战略讨论和决策，并对企业的长期发展负有重要的责任。CIO可以从信息化的角度给企业的业务运营和发展战略提供信息化的支持。通过企业的信息部门、协同内部各业务部门的资源和整合外部资源，满足企业业务运营的信息化需求。更好的推进信息化运行和管理工作。

为了完成信息化组织机构的职能，还必须配备相应的专业人员和岗位，以完成其职能要求。例如设置系统设计员、数据库管理员、网络架构人员等岗位。除传统的信息化管理人员之外，施工企业应积极培养企业内部的管理咨询人员，信息咨询人员大多“出身”于业务部门，对企业各部门的业务运作非常熟悉，能够高效地帮助业务部门解决信息系统使用过程中的问题，并能够从信息化的角度更好地提供业务管理优化的建议，通过信息化的手段实现，或通过不断优化信息化系统满足业务的需求。

以长春建工集团有限公司（以下简称“长春建工”）为例，长春建工成立以董事长为组长的领导小组，负责公司信息化集成系统规划方案的审定、投入资源的确定、全公司信息化工作的推进等。为保障全公司信息化工作顺利开展，公司成立了信息中心纳入公司总部机构编制，设立了信息主管、系统管理及网络管理三个岗位，随着系统的建设将增设四至五个岗位的编制。同时，各二级单位设立一个以上专职的信息化管理岗位。为加快信息化工作公司设立管理信息化集成系统项目部，下设协调与IT技术、财务、人力资源、协同办公和综合项目管理等五个工作组，分别配合软件公司完成管理咨询、管理流程设计、管理目标设计、管理数据库建立及数据模型分析，做好技术储备，保证资源投入和系统硬件配套。不断完善公司信息化建设的管理制度。

相关调查显示， 41.5%的建筑施工企业未设置信息化工作部门；38.8%的企业设置了专门的信息化工作部门；19.7%的企业暂由其他部门代理其职能。这表明，越来越的企业加强对信息化的认识，并设立专职机构开展信息化工作。一些没有设立信息化专职部门的企业也正在加强信息化工作，并由其他部门暂时代理其职能。

具体而言，大部分建筑施工企业信息化工作部门职能包括信息系统的日常维护，信息化项目管理，信息化规划（计划），软件采购，组织落实信息化资金以及硬件采购和其他职能。可见，信息系统的日常维护工作占信息部门的大部分工作，并有超过半数的信息化管理部门承担了企业信息化规划（计划）制定工作，表明企业信息化部门的权责在逐渐加大，信息化正在与企业战略接轨。

人才是信息化建设的“核心武器”

此外，企业信息化培训工作也是非常重要的。信息化系统能否为企业管理效益提升起到作用，最重要的不是系统本身，而是对于企业各业务部门、分公司和项目部等不同层级的人员对信息系统应用水平。如何更好的应用系统，基础性的培训显得尤为重要。只有不断提高企业各层人员的计算机知识和信息系统熟练程度，才能更好的理解系统，并将系统中各功能熟练的应用到工作当中去。因此，企业如果没有较为完善的培训体系支撑，信息化工作可能会失败。培训体系除了要保证员工对具体的信息系统的操作熟练之外，还要不断的提高企业员工整体信息技术水平，只有这样，员工才能对信息化工作充分理解和支持，能够从信息化角度出发思考业务问题，信息化工作才能更好的与业务结合，并深入人心。

施工企业在信息化培训需要建立较为完善的培训体系和培训机制。培训体系应保证全面性，信息化培训应该保证人员的全面性。培训工作要实现不同管理层级的人员全覆盖，并根据人员不同的知识结构和业务范围区别培训，制定不同的培训方案。从培训对象上可分为决策层、管理层、执行层三层，对不同层级人员采用不同的培训方式和方法，例如对于决策层可以采用专人面对面培训，管理层可采用分业务职能分别集中培训等。

培训要保证知识的全面性。信息化知识全面要求培训不仅是系统本身的操作培训，还要包括对人员基本的计算机技能和系统实现方式等进行培训，培训内容上可分为信息化基础知识、业务系统操作、信息化服务流程等。在使人员充分理解系统的基础上，更好的结合业务提高系统的使用水平。

培训也要保证过程全面性。过程全面是指信息化培训工作的持续性。培训不是一次性的；很多企业仅仅将培训工作聚焦在信息系统上线阶段，培训内容一般是由软件公司或项目实施方确定和主导，没有后续的培训。持续性是指培训不仅仅在系统上线阶段进行，随着企业业务和流程的调整、组织人员的调整、业务管理的各种变化，系统功能也随之不断地更新变化，相应的也需要保证培训工作的持续性和连续性。

培训还要保证方式的全面性和多样性。为保证信息化工作不影响企业业务的正常进行，特别是项目部具有数量多、工作紧、较分散等特点，如何提高培训效率和效果显得尤为重要。可以开发多种培训方式提高培训效率，通常分为集中培训、远程视频培训、集中答疑式培训、网络在线问答等；同时针对培训要建立签到、考试、考核机制。

实际上，在信息化建设中，信息化方面的复合型人才匮乏现象严重，尤其是复合型人才，懂技术、重规范、思路清晰、沟通能力强、事业心和责任心突出的人才比较缺乏。大部分企业针对信息化人才缺乏问题也在展开人才培养。相关调查统计，大多数企业有计划地对员工进行信息化培训，占68.9%，其中85.7%的企业采用内部培训的方式，其余14.3%企业采用外部培训方式。可见，随着信息化的普及，企业也逐渐意识到人员培训的重要性，大多数企业通过内部培训的方式普及信息化知识，有部分企业甚至聘请外部人员进行培训，这与信息化在企业中地位的不断提高是分不开的。

通过调研发现，63.7%的企业信息化人员来自高校；50.0%的企业对信息化人员自行培训；13.7%的企业信息化人员来自中专，21.0%的企业信息化人员由其他单位引进。其中，特级资质企业的专职在岗人数最多，硕士学历职工占比，本科学历职工占比，配置信息化专职人员的项目占比均为最高。可见，企业实施信息系统对信息部门人员专业知识及能力具备一定要求。特级企业信息化进程较快，开展信息化时间较早，因此，人员配备情况也在企业中表现最好。

企业的信息化系统不是一成不变的，需要根据一些外部因素的变化而不断调整和优化，这些外部因素主要来自组织管理方式变化、业务过程的改变、具体业务需求的增减、硬软件平台的变化与升级以及原有系统设计中存在的问题修改等。目前，建筑施工企业信息化普遍采用被动式维护管理，系统维护工作一般是在问题发生的时候才进行必要的维护，临时去制定维护方案，例如，在功能完善性维护中，总是等到业务已经发生变化之后，部门提出需求后才会组织修改。没有形成从发生问题到处理结束的一整套维护管理流程。