岗位轮换制在文秘专业课程实训教学中的应用

曾雪晴

文秘专业课程实训教学中遇到了一些新的问题：实训时间不够、实训岗位少、工作量分配不均等问题，亟待解决。为解决实训教学中的实际问题，我们借鉴了企业管理上的制度——岗位轮换制。本文从岗位轮换制、岗位轮换制在实训教学中的应用以及注意事项等方面来探讨文秘专业课程实训教学的发展。

在教育部大力发展职业教育，特别是注重学生职业能力培养的精神指导下，我校文秘教研室在文秘专业课程实训教学方面开展了大量的探索及实践研究工作。通过团队成员的精诚协作，我们与校外周边企业建立了合作关系，为文秘专业实训教学提供了校内外实训基地；校内外的实训教学活动，大大促进了文秘专业课程实践教学的发展，调动了学生学习的积极性，锻炼了学生解决实际问题的能力。但我们也遇到了一些新的诸如实训时间不够、工作量分配不均等问题，亟待解决。

一、实训教学中的问题

1、实训学生人数与岗位职数不相称

文秘专业一个年级两个班共60多人，最少时也有50多人。但秘书专业所对应的实训岗位却是有限的。校外实训通常每个企业只能安排1到2名学生；校内能安排的人数稍微多一些，但也很难一次性安排下五六十名学生。根据统计我校院系两级综合性“办公室”为7个，再加上职能处室甚至包括图书馆的采购部、流通部、实训中心等，能提供的校内实训岗位勉强达到40个，平均每个岗位得安排1.5人。要是遇上有的部门有事不接纳，则有的岗位可能要安排3人以上，这样必定造成人浮于事，学生无心实训。为使每个学生都能得到实践练习的机会，往往只能将一些“非办公室”性质的部门考虑进来，但效果差强人意。

2、实训时间有限且岗位工作量不均衡

实训时间不够，学生体验有限。根据我院文秘专业人才培养计划及学院课程的整体安排，文秘专业校内外实训时长分别为一、二周。根据实训后调查反馈，很多实训岗位都表示实训时间太短，学生刚对岗位了解了个大概，还没来得及给学生进行具体的指导，实训就结束了；学生也表示时间太短，接触的事情少，谈不出什么深刻的体会。校外实训时间稍长一些，但因为学生对企业不熟悉，且企业岗位的专业性都比较强，学生很难在短时间内较全面地把握企业岗位的性质及功能，更不用说整个岗位的工作流程了。

另外，实训岗位因其性质及工作时间段不同，各个岗位工作任务的分布是不均衡的。比如，有些行政部门工作量较小，学生在实训时较清闲，基本上接触不到具体的事务性工作；有些部门的工作量呈现阶段性，即某一阶段工作量特别大，下一阶段工作量又特别少，且每个部门工作节奏都不一致，不方便统一安排学生实训。

3、学生素质莨莠不齐，指导管理程度难以统一

学生素质有差异，首先体现在工作态度上，其次是工作能力上。实训教学活动要面向所有学生，必须统一安排。针对这种情况，我们采取“两头搭配，中间平分”。其目的是希望在优秀学生的带动下，促进后进生的工作与学习。但实际情况是有的学生并不理解老师的良苦用心，两人是井水不犯河水，交流很少；大部分学生都是中等水平，其工作态度易受环境影响，工作缺乏主动性，需要老师鼓励推动，这显然不在岗位老师工作范围之列，且因为自身工作繁重也分身乏术，通常的状况是老师布置什么就做什么，积极性不高。

以上问题大大降低了校内外实训教学的效果，甚至还在一定程度上影响了校内外实训基地的稳定性。为解决实训教学中的实际问题，我们借鉴了企业管理上的制度——岗位轮换制。

二、什么是岗位轮换制

岗位轮换制，是让员工轮换担任若干种基层岗位不同工作的做法，从而达到考察员工的适应性和开发员工多种能力的双重目的。（杨剑）岗位轮换制是企业内部职员流动的一种方式，也是人力资源开发和培训的重要手段。

岗位轮换的优点是：①有助于职员树立全局观念。职员在企业内部流动，经历不同的工作岗位，可以认清自己目前所任职务在全局中所处的地位，加深体会其他职务的特点和难处。这对职员自觉处理好部门间、工序间以及工种间的关系很有好处。②有助于形成合理的人员结构。企业内部各基层组织的人员结构合理化，仅靠人事部门一次性安排是不够的。因为即使最初的人员配置是最佳的，随着时间的推移，原结构也可能变得不合理了。岗位轮换有利于企业不断调整各单位人员结构，并使之产生“杂交”优势。③有助于激发职员的上进心和创新精神。岗位轮换制度可以满足个人求知欲，扩大知识储备；变换职务给职工提供新的工作环境，使他们树立起新的目标，激发起新的动力。

三、岗位轮换制在文秘专业实训教学中的应用

1、利用集中与平时相结合方式，解决实训时间不够体验不深问题

集中实训能统一安排学生实训也方便管理，但时间短，不利于学生深入了解办公室这一工作岗位的职能与作用，且短时间内也很难培养出学生解决实际工作问题的能力。通过集中与平时相结合的方式，就能在不影响正常教学秩序的情况下延长实训时间。具体的操作是：根据文秘专业课程教学计划选择适当的时间集中安排一周实训，这一周实训主要是让学生了解岗位的基本情况，熟悉岗位老师，为后续的平时实训做好准备。集中实训结束后，学生在与岗位老师建立良好沟通的基础上，利用课余时间继续进行专业技能的实训。

2、利用岗位轮换制解决岗位少、工作量不均衡问题

根据调查，校内外实训岗位基本上可以分为综合性办公室（行政办公室）、职能部门（如人事处、科研处、教务处、学生处等）、技术型部门（如文印室、实训中心、采购部）。综合性办公室功能最齐全，能为学生提供办文、办会、办事等全方位的实训机会，是安排文秘专业实训最理想的岗位；职能部门专业性及工作连续性相对较强，需要较长的实训时间才能完整地把握部门的工作流程，也只有时间长才能接触到适合于分配给学生的具体事务，这类岗位对学生信息整理与分析能力有较好的锻炼；技术型部门则能为学生的办公室设备及软件操作技能训练提供很好的条件。以上三种类型的实训岗位对文秘专业技能培训所产生的作用各有侧重。在综合性办公室少、职能部门工作量不均衡的情况下，为使学生能全方位了解办公室职能及其具体工作内容，真正培养学生的办公室事务处理能力，岗位轮换制可以较好地解决这些问题。通过在不同岗位轮换实训，既可解决僧多粥少的问题，让学生体验不同岗位的职责与作用，还能最大限度地满足学生的求知欲，扩大学生的知识与经验储备。

3、利用岗位轮换形成晋升机制解决学生素质差异的管理问题

实训效果与学生本身的素质也有着紧密的联系。谦恭有礼、勤奋好学、善于沟通的学生在实训过程中能有更多的收获：首先是体会做人的道理；其次专业技能能得到岗位老师更多的指导；还能获得更多被推荐工作的机会。相反表现平平、做事被动的学生其实训收获显然不如主动的学生。采用岗位轮换制或可激发更多学生的主动性，让学生有更多的收获。通过岗位轮换，给学生创造新的工作环境，促使学生树立更新更高的目标，激发学生的学习动力。

校内外实训岗位可分成三个级别：校内职能部门、技术型岗位为初级，校内综合性办公室为第二个级别，企业行政办公室（或人力资源部）为最高级别。通过在初级岗位上的实训，学生具备了初级专业技能如办公设备操作、办公室基础事务的处理等，只要通过了老师的评定就可以轮换到第二级实训岗位即校内综合办公室实训，以此类推最终晋升至最高级别，成绩优异的学生可以被推荐或安排至企业的行政办公室实习。利用岗位轮换形成晋升机制，既可以解决因学生素质有差异不方便统一安排的问题，又能确保所有学生有更多更高级别的锻炼机会。

四、岗位轮换制应用的注意事项

1、教研室应事先要与校内外实训基地尤其是校内各实训岗位进行深入的沟通，以确保集中实训与平时实训能顺利开展。

2、实施岗位轮换制，要有科学合理的监管措施，以确保实训的实际效果。可以采取“实训手册”管理的方法，规定每个学生实训的时间、实训的岗位、实训的内容；要求学生进行详细的工作记录，指导学生的实训工作；每个岗位上的实训结束后，老师都要给学生写考评评语，以作为岗位轮换与上升的依据。

3、实施全程管理，跟进沟通。学生实训的整个过程，专业指导老师对学生的实训情况进行全程跟踪管理，积极与学生交流，要求实训小组负责人及时向专业老师反馈学生实训中出现的问题，针对实际问题及时作出调整和解决方案。在实训过程中，专业老师到各实训部门与相关办公室指导老师交流，了解学生前阶段的工作状态，咨询相关老师意见和建议，及时将意见反馈给学生，以促进工作方式的改进和效率的提高。对学生接到的有一定难度的实训任务，专业老师应该给予足够关注和指导，能够对任务的完成提供一定的解决思路和方法。实践表明，只有和学生之间不断的沟通了解，才能针对其问题提出参考性的建议。学生在不断的沟通和顺利解决问题中也会进一步提高自己的人际交流技巧。

4、定期开展实训经验交流暨表彰会。表彰先进并组织一批优秀的学生来交流实训经验，尤其是被安排至企业实训的同学将其在企业工作的情况及收获与大家分享。实践证明，表彰会尤其是有领导参与的情形下，往往能让学生产生被关注被重视的心理，进而提高学生对实训的重视程度。以这种正式的活动来肯定学生的成绩，推广实训中先进的做法，更能激发学生实训的动力，激励学生积极思考专业问题，探索解决问题的方法与措施。

参考文献：

[1]杨剑，黄英编著.优秀班组长人员管理 第3版[M]中国纺织出版社，2012.09，第131页

[2]梁贝妮.浅析文秘“校内顶岗"实训模式——关于《办公室事务管理》课程的一点思考[J].湖北成人教育学院学报，2009.05，（第15卷，第3期）

（作者单位：湖南大众传媒职业技术学院）